Processing emails

Emails bearbeiten – mit Spaß!

Meistens nerven sie einfach nur, die ganzen emails.
Hier zeige ich meine Wege, wie das Abarbeiten der email-INBOX Spaß machen kann!
Ein wichtiges Tool dafür ist für mich NOZBE.
Folgende Bearbeitung von emails sind möglich:

Beim Lesen der email füge ich per short-cuts Aufgaben zu meinen Nozbe-Projektlisten hinzu

  • Email-Art: Es handelt sich um eine email, die mit einem meiner laufenden Projekten zu tun hat und von mir mindestens eine Handlung erfordert. Vielleicht hat mich die E-Mail aber auch nur an etwas erinnert, das streng genommen aber gar nichts mit dem Inhalt der Mail zu tun hat.
  • Vorgehen: Mit dem Shortcut “ctrl + cmd + t” öffnet sich das Schnelleingabefenster. Hier trage ich meine neue Aufgabe(n) ein, füge per hashtag “#” bestehende Projekte, Kontexte und Bearbeitungszeit ein – fertig!
  • Die email kommt – falls eine Antwort nötig sein sollte – in den email-Ordner, der den Namen der “Area of Responsibility” trägt.

email wird zur neuen Aufgabe in Nozbe

  • Email-Art: Es handelt sich um EINE Handlung, die sich aus der email ergibt; die mail enthält dazu wichtige Informationen und/ oder Anhänge; – vielleicht sitze ich auch gerade am iPad, wo es keine short-cuts gibt.
  • Ich schicke die mail an meine NOZBE-email-Adresse; in der Betreffzeile formuliere ich meine Aufgabe und per hashtag adressiere ich die mail an ein Projekt incl. Kontext etc.
  • Erfordert die mail eine Antwort, s.o.

email wird zu meheren Aufgaben in Nozbe

  • Email-Art: Die mail enthält mehrere Handlungsaufforderungen an mich – das macht richtig Spaß!
  • Wieder adressiere ich die mail an meine NOZBE-email-Adresse; in die Betreffzeile kommt “#” mit dem Namen eines bereits bestehenden Projektes – ich kann so aber auch ein neues Projekt in Nozbe anlegen; innerhalb der mail formuliere ich die sich aus der jeweiligen Passage ergebenen Aufgaben mit “. ” Der Text darunter wird in Nozbe als Referenzmaterial zur Aufgabe mit abgelegt; es lassen sich auch weitere Daten, wie Bilder und Dateien anfügen – reine Magie!
  • Die E-Mail dann, damit ich sie später beantworten kann, im entsprechenden Archiv-Ordner abgelegt werden.

email wird zum Referenzmaterial eines Nozbe-Projektes

  • Email-Art: Sie enthält Informationen, die ich zur Erledigung eines Nozbe-Task benötige.
  • Ich schicke die mail an mein Nozbe-email-Konto; die Betreffszeile beginne ich mit “#task:” + “Name der zugehörigen Aufgabe in Nozbe”
  • die mail erscheint incl. evtl. Anhänge im Referenzmaterial der entsprechenden Nozbe-Aufgabe!

email wird zum Referenzmaterial eines Nozbe-Projektes durch Evernote

  • Email-Art: es ist keine direkte Handlung von mir gefordert – könnte aber noch einmal wichtig sein; die Informationen in der mail gehören zu einem laufenden oder zukünfigem Projekt.
  • Ich leite die mail mit Hilfe meiner evernote-email-Adresse an Evernote weiter; vorher füge ich in der Betreffzeile mit “@” das Notizbuch und mit “#” das zugehörige Schlagwort hinzu; das evernote-Schlagwort ist namensgleich mit dem zugehörigen Nozbe-Projekt;
  • Ergebnis: wie durch Geisterhand erscheint die Information im Nozbe-Projekt!
  • Die mail kann in den Papierkorb …

eine evernote-note wird Basis einer neuen Aufgabe in NOZBE

  • Situation: Die email im evernote-Referenzmaterial erweist sich später als wichtig und handlungserfordernd!
  • Da das Referenzmaterial durch den evernote-tag in Nozbe unter dem gleichnamigen Projekt erscheint, kann ich nun mit der Auswahl dieser Information in Nozbe beliebig viele Aufgaben erstellen, die dadurch automatisch mit der Evernote-Information verlinkt sind.

evernote-notes zu Aufgaben in Nozbe umwandeln

  • Situation: Die email, die ich als Referenzmaterial nach evernote mailte, erfordert doch eine Handlung, und zwar genau eine.
  • Deshalb habe ich die Betreffszeile mit “!” + Datum als Erinnerung angelegt (oder ich mache das nachträglich in Evernote), die dadurch automatisch in der Nozbe-INBOX erscheint.
  • In der Nozbe-INBOX muss ich sie nur noch mit dem entsprechenden Projekt in Verbindung bringen – die Verbindung zur Evernote-Referenz bleibt erhalten!

E-Mails, die sofort beantwortet werden müssen

  • die Antwort erfolgt spätestens innerhalb der nächsten 24 Stunden.
  • Danach wandert sie als Referenzmaterial nach Evernote mit dem entsprechenden hashtag des dazugehörigen Nozbe-Projektes.
  • Alternative: Da es praktisch ist, eine mail direkt aus derselben zu beantworten, lege ich sie in einem email-Archiv-Ordner ab, der den Namen der entsprechenden “Area of Responsibility” trägt.

Alle anderen E-Mails: Weg damit!