Sitzungsvorbereitung

Das Pfarramt und seine Pflichten

Gottesdienste, Seelsorge – sogar der Konfirmandenunterricht: Alles, was im Vikariat gelernt wird, gehört zur Kür dieses schönen Berufes.
Von der Pflicht hat der angehende Pfarrer noch nie etwas gelernt: Sitzungen.
Tatsächlich bestimmen sie – natürlich je nach Gemeindegröße – den Alltag des Pfarrberufs.
Ich bin Pfarrer in einer sogenannten Großgemeinde. Es gibt nicht nur das Presbyterium, sondern auch noch ständige presbyteriale Fachausschüsse und temporäre Arbeitskreise.
So sind meine Abende ausgefüllt – nicht mit Bibeldiskussionskreisen, sondern mit Sitzungen.
Denn das Leiten der Gemeinde gehört mit zum Beruf dazu – und genau dieselbe Sorgfalt und Zuverlässigkeit, mit der Gottesdienste und Unterricht geplant werden, gilt es auch den Sitzungen zukommen zu lassen.
Im Folgenden werde ich mein System erklären, das es mir ermöglicht, sowohl den Überblick zu behalten als auch zuverlässig mitzugestalten.
Als Beispiel dient mir v.a. die Vorbereitung einer Presbyteriumssitzung.
Das ist insofern direkt der Härtetest, weil diese Sitzungen monatlich statt finden und bezüglich der Dignität in der Königsklasse spielen!
Zunächst ein paar Basics:

Grundregel: nach der Sitzung ist vor der Sitzung

Das ist vielleicht selbstverständlich, muss aber doch am Anfang stehen – oder eben am Ende: Es gibt kein Ausruhen!
Aber ich will nicht enden wie Sisyphus. Deshalb organisiere ich mich nach dem (c)gtd-System und verwende NOZBE.

Grundeinstellungen von NOZBE

Sitzungsvorlagen erstellen

Nach der Sitzung ist vor der Sitzung! Deshalb ist es sinnvoll, eine Projektvorlage anzulegen, da es im Prinzip immer dasselbe ist.
So eine Sitzungsvorlage enthält nur Punkte, die die formale Vorbereitung betreffen. Inhalte werden getrennt davon durch die Vergabe von Kontexten gesammelt, dazu unten mehr. Meine Vorlage enthält die gängigen formalen Schritte, die im Vorfeld, während und nach einer Presbyteriumssitzung ablaufen sollten. Bei der folgenden Beschreibung beschränke ich mich auf die Punkte, die für Sitzungen aller Art zutreffen:

Sie enthält alle für die nächste Sitzung zu besprechenden Themen. Wie das geht, beschreibe ich weiter unten!

Einladen

Das muss pünktlich erfolgen incl. aller Materialien, die nötig sind, damit die PresbyterInnen sich ein eigenes Urteil über den jeweiligen TOP bilden können; Tischvorlagen sind suboptimal, da Zeit mit Lesen verloren geht, die PresbyterInnen sich als Stimmvieh fühlen und dadurch eine schlechte Atmosphäre erzeugt wird.
Deshalb: Fristen einhalten und den Postweg (3 Tage) mit einrechnen – der task “Einladung verschicken” wird also + 3 Tage terminiert.

Protokoll erstellen

Die wesentlichen Fakten werden während der Sitzung festgehalten. So kurz wie möglich im Sitzungsanschluss sollte vom Protokollanten die Endfassung erstellt werden. Dazu mehr in einem anderen Artikel.

Protokoll-Review

Aus der Sitzung resultierende Aufgaben müssen einpflegt werden
Das Protokoll ist sowohl Kondensat einer Sitzung sowie Ausgangspunkt weiterer Aktionen – siehe Grundregel!
Es ist unbedingt zeitnah zu erstellen und allen zugänglich zu machen – sonst wird es ein Dokument für den Ordner! Ein Protokoll soll aber die Grundlage für die weitere Arbeit darstellen – deshalb trifft man sich ja, um sich abzustimmen. Meine Zeit ist zu teuer bezahlt, als das Sitzungen nur das Produzieren von Papier bedeuten könnten – und die Freizeit (!) der ehrenamtlichen Presbyterinnen und Presbyter auch.

Vorlage neu starten + Datumsstempel für vergangene Sitzung

Denn: Nach der Sitzung ist vor der Sitzung!
Die vergangene Sitzung bekommt – sofern nicht vorher schon geschehen – ihr Datum im Namen vorangestellt im Format “Jahr-Monat-Tag”. In diesem Projekt verbleiben alle Aufgaben, die durch die Beratung in der Sitzung noch nicht abgeschlossen werden konnten, sondern im Anschluss an diese erst erledigt werden können. Das können Aufgaben sein, die an einen Ausschuss deligiert wurden, aber auch sich durch die Sitzungsdiskussion neu ergebende Aufgaben: So behält man den Überblick! Diese nicht erledigte Aufgaben bekommen zusätzlich zum bereits vergebenen Schlagwort “Sitzungsname” den tag “warten auf” sowie den Namen der Person/ Gremiums, an den die Aufgabe deligiert wurde, evtl. noch das Datum, zu dem die Aufgabe erledigt werden muss. Zum Thema “tags” nun mehr:

Kontext erstellen = Sitzungsnamen

Hier geht es nun um die Inhalte der Sitzung, den sogenannten Tagesordnungspunkten, kurz TOPs genannt.
– Nach D. Allen ist ein Kontext der- oder dasjenige, das ich zur Durchführung einer Aufgabe brauche.
– Demnach bekommen alle Aufgaben aus anderen Zusammenhängen/ Sitzungen den Kontext der Sitzung, in der sie behandelt werden müssen.
– Themen aus anderen Zusammenhängen finden als Einzelpunkte im Ordner “Verschiedenes” ein zu Hause, bleiben aber mit dem Kontext “Sitzungsname” sofort auffindbar:

Labels sind in Nozbe eine Art Büroklammer, mit der Projekte, die zusammengehören, zusammen gefasst werden. Ich verwende zwei Arten:
Area of Focus: diese Klammern sind besonders für den Wochenrückblick nützlich oder um einen Überblick über einen bestimmten Arbeitsbereich zu bekommen; ich unterscheide sie mit einem vorgestellten hashtag (“#”) von anderen Lables.

= Klammern, die als eine Art “Oberprojekte” fungieren.
Der Fachausschuss, für den ich verantwortlich bin, besitzt ein entsprechendes Lable mit hashtag – er ist eine Area of Focus. Die Sitzungen und Projekte, die dazu gehören, tragen neben der Label-Zugehörigkeit alle dieselbe Farbe, so bleibt alles schön übersichtlich. Darunter können auch Projekte zusammen gehören – sie haben ein gemeinsames Label – ohne “#”.

Sammeln

Wie kommt es zu einer Tagesordnung, wie zu einer vorausschauenden Sitzungsplanung? Durch die Durchsicht aller relevanten Informationen, die bis zur Sitzungsvorbereitung eingegangen sind durch:
– das Protokoll der vorhergehenden Sitzung desselben Typs (haben Sie alles richtig gemacht, haben diese Aufgaben den tag “Sitzungsname” und ist mit einem Klick zu finden – denn Grundregel!
– die Leiter der Fachausschüsse und Arbeitskreise
– weitere Anträge
– sonstiges

Alles das wird in Nozbe gesammelt und bekommt als Nozbe-Kategorie den Namen der Sitzung, in der dieses Thema geklärt werden muss – die Nozbe-Kategorie wird so zum Kontext!

  • emails, scans … alles wird entweder direkt nach Nozbe weiter geleitet und landet, versehen mit dem Sitzungskontext, im Ordner “Verschiedenes”

EN-tags
– oder wird zunächst in Evernote mit dem tag des Sitzungsnamens in dem Notizbuch gespeichert, das nach dem Nozbe-Label benennt ist;

Evernote-Notebooks

 
– zur Sitzungsvorbereitung erstelle ich aus den so gelabelten Notizen jeweils einen Nozbe-Task, indem ich die Evernote-Notes mit einer Erinnerung ohne konkrete Datumsangabe versehe; aus der Nozbe-Inbox verschiebe ich diesen task nach der üblichen Kontextvergabe in den Ordner “Verschiedenes”.

Nun habe ich alle Themen incl. Referenzmaterial in Nozbe gesammelt – und der Spaß kann losgehen!

Vorbereitung: Erstellung einer TO

Nun brauche ich nur alle Nozbe-tags „Sitzung“ durchsehen und durcharbeiten.
Was sind Sortierungskriterien, was muss auf die nächste Tagesordnung?
Hierbei sind die von D. Allen aufgestellten Kriterien hilfreich (Kontext-verfügbare Zeit-verfügbare Energie-Priorität), aber auch die Eisenhower-Matrix!.
Alle für die nächste Sitzung vorgesehen TOPs werden nun in den terminierten Projektordner verschoben, der nach der Sitzung benannt ist.
Alle übrigen TOPs verbleiben dort, wo sie waren – unter “Verschiedenes” oder im Nozbe-Projektordner der Sitzung, in deren Verlauf sie entstanden sind.
Ist bereits klar, für welche der kommenden Sitzungen diese TOPs in Frage kommen, können sie mit dem entsprechenden Zeitstempel versehen werden bzw. in den mit entsprechender Datumsangabe vorangestellten Sitzungsprojektordner.

Fazit

Habe ich diszipliniert alles richtig gemacht, dann habe ich
– die richtigen Notizen für die Sitzungen zusammen gestellt und im Vorfeld per Sitzungseinladung verschickt
– die richtigen TOPs für die kommende Sitzung in einer Tagesordnung zusammengefasst
– weitere Anliegen für die nächsten Sitzungen bereits in den Startlöchern stehen (Jahresplanung)
– den Überblick über alle Aufgaben aller Sitzungen in der Vergangenheit
– die Sitzung durch Zuordnung zu einem meiner Lebensaspekte (Area of Focus) zu meinen Zielen in Beziehung gesetzt

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