Digital or paper-based system (or both): what does work for you?

How many folders and papers are produced daily? How many emails with information are flooding us?
To be honest: Who always has all the necessary documents at hand?
I-and I mean that in all modesty. This is nothing special. I only changed years ago from paper to paperless. Because

„Sheets of paper don’t synchronize with anything.“ #10stepsbook

An example: Meetings – or: What had we decided?

How often have I experienced it? In a meeting e discuss a topic – and then someone asks: What is the Decision framework Decision framework on this issue we have already?
No one can answer, because nobody was prepared for this surprising question.
No one – only me. Because I have saved all the logs. It only costs me to enter a few keywords – and we know and can bring the topic to a fruitful end.

As much cloud storage as necessary – as little as possible

Of course, there is also the risk of confusion with cloud storage. It is important to be limited to a few services and to know exactly which service is right for what kind of data.
Here ist my solution and guiding principles:

My backbone: Nozbe

My main tool is my GTD tool nozbe. Nozbe integrates many cloud services. So I prefer these services.

File Storage: Evernote

I use Evernote as file storage: All finished files, e.g. Logs land here. The possibilities to create folders, to assign keywords and not to the last the phantastic full-text search are for me the decisive arguments for Evernote.

Cooperation with others: dropbox, google drive and OneDrive

If I work with others to share presentations, documents, etc., it is crucial which platforms my employees are familiar with. That is why I have accounts for dropbox, Googledrive and Onedrive.

data security

The greatest data security is required for sensitive data. For these documents, I strictly use only two services: iCloud from Apple and Nozbe.

Thinking and doing: Living in the priority list

My name is Michael Kamutzki. I work as an protestant pastor – so in a profession that involves a great variety of tasks with a high degree of reliability that is expected from me. One of my main pillars for the daily focus on what is really important is Nozbe. In the following, I describe how Nozbe helps me to keep track of the chaos of the workplace and to do the right thing at the right place and at the right time.

Doing stuff, not managing stuff!

As  Michael Sliwinski , the inventor of Nozbe, emphasized again and again: Nozbe is there for accomplishing tasks and projects – not for managing them. This is the nozbe app the jumping point – and has led me back again and again from Omnifocus.  Robby Miles  aptly summarized the 10 most notable advantages of Nozbe – his  point 2  I will here in my way execute:

Goal: Priority List

 The Priority list is the backbone of Nozbe.  It is not least the practical  filters  in the „Priority List“ view that led me back from the Omnifocus back to Nozbe And as the filters dynamically adapt to the contents of the list, an intelligent help is created, which leads to the  DO.  Because that’s all I want during a working week:  Do my tasks!

David Allen: weekly Review

For this the week ahead of me has to be planned well.  David Allen  has invented the weekly review – on the one hand, a retrospective on the maintenance of the „trusted system“, on the other hand also a  „weekly think ahead“ . Because in it is thought and planned, so that I can do this during the week, in the chaos of everyday life, hardly any more.
 The interplay between weekly review and the Nozbe priority list is the heart of my workflow: 

(A) Think ahead: Weekly Review

The weekly review is a complex process. I limit myself here to  the prevision of the coming week .

Calendar: next week

Like all GTD supporters, I go through all my projects once a week. What comes on the Priority list in Nozbe?
– In principle, of course, each task can be provided with a „star“, on which I like. All tasks with which a project takes the next step – the famous „next actions“ – belong here. Important: Do not forget your own goals!
– However, the projects or the substeps of projects are coming to my list for the coming week, which have to do with  meetings and other deadlines :
While I am going through my calendar for the coming weeks, I will also check all the projects due in this period in Nozbe.

Structural assistance: Project label „!Next week“

So that I can go through the projects at a glance, which have relevance in the coming week, I go into the project overview and assign the label „!next week“ to all these projects:
– The „!“ at the beginning of the label causes me to see this label in Nozbe at the most prominent place on the labelliste – at the top.
– Projects related to my  goals of the current year  will keep this label until I reach the goal. So I make sure I work on my annual goals every week.
– Projects that have no  due dates  in the coming week, but in the  next week  – so should be prepared in the coming week – I keep so in view.
– projects to be completed in the next week **.
* If it gets tight, this procedure is enough instead of a complete Weekly review! * 

Go Through projects with label „!Next week“: Star, if no due date

For me as a priest, e.g. the weekly Sunday worship service is a project of this kind which must be done every week. All tasks from the project with the name of the relevant Sunday, which do not have a due date, are given a „star“ and end up on the priority list. 1

Goal: List for the next week

This creates a next-action list, which will focus on next week. I can be sure that when I go through the priority list, I will be able to cope with the next week successfully.

„Remember that not all the tasks on our list of priorities are really the most important.“ #10stepsbook
 By using the filters clever, the next action list becomes the priority list. 

(B) Structuring: morning routines

On the Priority list, this is about 20-30 tasks. Every day there are also my  daily routines  with it, as well as other  tasks that are due on this day . This number sounds overwhelming, but it is easy to overlook with the filters. 2
Every morning I see the Priority list – in this list I „live“ until the next weekly review. This morning routine is part of my  day routines . I make sure that I have the tasks and goals of the current week, which will help me focus on what is decisive on this day.

basic concepts

My workflow is based on
– the practical filters in the Nozbe priority list
– the concept „Eat that frog“ / „Most important tasks“
– and the possibility of manual sorting
And this goes like this:

Filter: without duration?

So that I can plan my day, I now filter out the tasks to which I have not assigned any time and estimate the duration of these tasks.

Filter: without context?

Have I forgotten contexts? I can also check that by displaying all tasks without context and assigning them to the tasks.

Filter: due – really?

I set the filter „Today“ to see all tasks scheduled for today.

Focus on „!Next week“ / „!Goals 1-2 years“

Now I filter the tasks that are up this week by setting the filter 3 for the „next week“ / „goals 1-2 years“ label in the priority list.

wrongly estimated? – Startdate!

If I wrongly estimated in my previous planning and a task today is not necessarily to complete, I remove the due date, but leave it marked with „star“ –  so a due date becomes a start date . 4

Waiting for?

If I wait for the answer to a question or have a task deligated, I remind the person again by email and delete the star – the task will be presented to me the following day as „overdue“ again.

Duty: Frogs

Now, I define 1-3 tasks as those that make my day successful – even if I do not get anything else on the line. Since I can assign more than one context tag in Nozbe, why „contexts“ are now „categories“, I add to these tasks a „ frog “ as a category, a „ MIT  = Most Important Task „. These tasks I try to do as early as possible. The conversion from the next action list to the priority list is finished! 5

My timetable for today: Manual sorting – freestyle for the Apple watch

Finally, I remove all filters and manually sort the tasks I want to do today, within the framework of my daily course: the beginning of my morning routine (which I can now close soon), the end of the day is the emptying of my Inboxes and the Daily closing reflexion, dedicated to my diary. All other tasks for today I arrange as in between, as I estimate the sequence:  Nozbe is thus to the timetable of my day and is so also on the Nozbe Watch app mappable.  6
In addition to „frogs“ and the tasks scheduled for today, I also try to push 1-3 other tasks of the Priority list in this process, so that on Friday, when I plane my next week, my list has been completely worked out 7.

(C) Rest of the day: Finish

The rest of the day I do my tasks. I switch between the following filters, depending on the situation:
I can filter according to the usual GTD categories and so easily find the tasks that are right now:
 Context  – Category (tools, places, persons, meetings)
– available time
 energy  (if I have defined this for tasks)
 Priority  (the frogs first)

Goal: To Friday „!Next week“ -list empty

By using the different filters it is possible that I do today also tasks, which I had not planned for today, but which still are on the priority list:
– Perhaps my way leads me surprisingly to the  office of the parish  – and my  place filter „office“  shows me the tasks, which I can do here.
– Or I just have a spontaneous  time window  of 15 minutes – which task lasts so long? The  time filter  shows it to me quickly.
– If I sit in the  car , it is e.g. the  Context filter „Calls“ , which takes me a step further to my goal: To do all the tasks of the current week!

If it gets tricky

There is Monday morning, 8.23 ​​am: A undertaker is calling – it is about a mourning celebration for Thursday in the current week. 

Example: Mourning

In my profession, a call from the undertaker can easily swirl about one week: mourning cases always have the highest priority.

template for funeral service

Here is my  Nozbe template  for funeral: Here I have pre-defined all necessary steps.

Date with relatives: Date + Frog

So that the urgent and next step does not miss, the call with the relatives is automatically as overdue and as „ Frog “ on my list displayed – my template does automatically.

Conclusion: The Nozbe pedagogy teaches me to do things

  • Nozbe is more structured and rigid than, e.g. Omnifocus. In fact, Nozbe is very flexible and adaptable to different needs.
  • The GTD principles can be consistently implemented – perhaps even more consistently than for example in Omnifocus. Thanks to the excellent filter functions.  If „energy“ is implemented as a filter, the filters would be perfect! 
    For the implementation of my workflow the education of the Nozbe app is enough. As a summary, I’ve created a nozbe-how template – so far only in German.

  1. There is a lot of dates due to a divine service, because I have to make the liturgy available on time (Sunday) to the organist (Wednesday) and the church elder (Friday). The sermon does not get a date, as the writing lasts all week. 
  2. Robby Miles makes a better overview for a „Next Action List“ – in my opinion this is unnecessary, since the filter possibilities are enough to keep the overview. So I can live from the priority list and do not have to jump to other lists. 
  3. The advantage to the system of Michael Hyatt: All context filters remain so selectable – and I can choose according to GTD my tasks! 
  4. Does Nozbe need a so-called „start date“ for projects? I thought this as a Omnifocus user a long time – the solution is so simple: projects that are not yet active, just do not get a „next-action-star“. 
  5. Alternative: today-tag
    An alternative that I have tried is the one from Michael Hyatt: Finally, he marks all tasks for today with the additional category „today“: If I filter after this category, I get a timeline for all the tasks to-day. But this is too schematic for me and I use additional filter functions. Above all, it is more GTD-like to do the tasks without a due date then when just time is for them – and that tells me the time filter. 
  6. But this is a question of taste. Basically, my system works without this step thanks to the filter functions (see under (c)). Since I use an Apple Watch, but I often sort manually, because the watch this arrangement plays. But it would be fantastic if the Nozbe Watch app could also reflect the filter sorting I just set on my other devices! 
  7. But I do not necessarily have to plan this in this view, because this happens automatically during the day – through the GTD filters (see below under (C)). 

Flatter is better!

I have a great affinity for digital tools – although my profession is not known for: since I’ve been working with David Allen’s method, I’ve always been looking for the best tool. Of course on my quest i quickly found Omnifocus, because i work exclusively on Apple devices. Pretty early I also discovered Nozbe. But after a year of daily use of Nozbe, I felt a bit struck by my long project list.
I’ve switched to Omnifocus again: Omnifocus has evolved from an outliner. The organization principle in Omnifocus is nesting: A project can have subprojects. Projects can be grouped into folders. This makes the surface very clear.

The advantage of the flat project structure of Nozbe I only learned to appreciate through the hard reality:

Once I had to plan a worship service where there were three baptisms. So I created the worship service as a project in Omnifocus and the three baptisms as three subprojects of this one big project. When i met ohne of the families and wanted to spontaneously find something to one of the other baptisms, I completely lost myself in the structure of Omnifocus.

After that, I swore to myself: less nested, the simpler and more transparent, the better.

And so I am now working with Nozbe: a worship with three baptisms is now for me four projects, held together by the label that bears the name of the Sunday. So I have a maximum of transparency and at the same time a maximum of order.

From experience, I know it’s better to have more projects. # 10stepsbook

Managing Inboxes

Information bursts into our daily life, swelling through our mailbox into our home, the office, and more and more through the channels of modern communication.
– I come home from a talk – the head full of information
– the intermediate stop in the local office led to a backpack full of letters and notes
– the entrance of my desk swells over … was there something important in between?
– and then I stumble over the mail, which is pouring into my entrance hall
– needless to mention the bunch of emails that are steadily moving into my accounts
– oh, and then there is still the GroupWise account, for the use of which my colleagues and I have been obligated
– while I answer a short message on the way to the kitchen,
I notice a note that my wife attached to the fridge

Channeling information – remain capable of action!
I can not do my work as pastor and my duties as a family father, if I am overwhelmed by information all the time – that makes me a victim of the information age!
But I want to swim in the sea of ​​information and not to perish.
The flow of information is to be used so that it does not dominate me and makes me ineffective.

Therefore the golden rules apply:
1. So many INBOXES like NEED – no more.
2. Empty each INBOX with the regularity, according to the nature of the information it collects.
Example: With the thoughts in my head I should handle differently with short messages or emails.
3. unite all inboxes to process all informations later at once.

So first:

Just look in how many different places you keep information! (…) Identify and assign your inboxes!“ #10stepsbook

1.Information types and the corresponding inboxes
– our head: thoughts – short term memory
– email accounts: digital mail – email inbox
-office + mailbox: paper – inbox in office
– Telephone + social networks: news in real time on my smartphone or Answering machine

2.regularity of emptying
Example: The thoughts in my head – immediately if possible

„You indeed have too many things on your mind and it would be best to relocate everything.“ #10stepsbook

  • I write down what is driving me, make it comprehensible, vivid – so that I can then turn to what is now required by my attention.
  • Or I dictate spontaneous ideas during the car drive into my Nozbe-Inbox by voice input.
  • During my weekly review is regular time for a brain dump.
    Or how Michael Sliwinski describes:

„Start writing down everything that’s on your mind in whatever order it comes. Give yourself about 15-30 minutes. Do it now.“ #10stepsbook

3.Unite Inboxes

„You need a trusted system that you can easily fill with everything you’re currently not working on“ #10stepsbook

Michael Sliwinski is so true!
My trusted System ist Nozbe.
I try to gather all information from all Inboxes into my nozbe-inbox: In Nozbe, I can then later, when the right time has come to process all the information.
By integrating with many popular services such as googledrive, dropbox, onedrive and evernote, all kinds of information can be stored in the Nozbe-Inbox. There they wait for my daily processing.

Weisheit gestern und heute

Früher war Weisheit das Produkt eines langen Lebens:
– Erfahrung und Bildung musste über Jahre hinweg gesammelt und per Reflexion ausgewertet werden, ehe sich diese Höchstform des Wissens bilden konnte.
– Die so gewonnene Weisheit konnte schriftlich festgehalten und als wertvolle Konserve an nachfolgende Generationen weiter gegeben werden.
Wie lebe ich ein gutes Leben? Von den geübten Lebensprofis konnten Jüngere so lernen.
Heute geht das mit der Weisheit alles viel einfacher und schneller:
– Es gibt eine Unmenge an Sprüchen, die als weise gelten.
– Sie zu beschaffen, ist auch kein Problem: die sozialen Netzwerke werden von diesen Sprüchen überschwemmt.
Aber ob sie alle Weisheit enthalten und helfen ein gutes Leben zu führen?

Beispiel: Umgang mit Schuld

Hier ein prominentes Beispiel der heutigen Art von Lebensberatung:

Das Problem, wie wir Menschen mit Schuld weiterleben können, ist so alt wie die Menschheit.
Die christliche Religion entwickelte ein ausgefeiltes System mit Schuld umzugehen:
– Im Zentrum stand das ehrliche Bedauern,
– das zum lauten Aussprechen der Verfehlung vor dem Beichtvater führte.
– Der Beichtvater nahm dann die Entschuldigung an – stellvertretend, z.B. für den Menschen, an dem der Beichtende schuldig geworden war. Im Namen Gottes wurde die Vergebung zugesprochen – die Entschuldigung angenommen.
– Dem so wieder geheilte Sünder konnte nun zugemutet werden, den durch sein Verhalten entstandenen Schaden wieder gut zu machen.
Der Protestantismus hat leider mit seiner im 16. Jahrhundert berechtigten Kritik an der Institution der Beichte das Kind mit dem Bade ausgeschüttet und beim eigenen Beichtformular die satisfactio operis großzügig weggelassen.
Die Folge davon war, dass der Umgang mit Schuld gesamtgesellschaftlich verlernt wurde – das Ergebnis sehen wir in solchen „Weisen“ Sprüchen die dem obigen:
– Der Spruch kennt keine satisfactio operis.
– Er kommt daher zum Schluss, dass Entschuldigungen sinnlos sind. Denn eine Entschuldigung ändert ja nichts an der Tatsache, dass das Glas kaputt ist.
Klingt völlig logisch – doch leider wird hier eine Banalität als Weisheit verkauft und der Wert einer ehrlichen Entschuldigung heruntergespielt. Die vom Protestantismus stets unterbeleuchteten „guten Werke“ gehören jedoch zur ehrlich gemeinten Entschuldigung mit dazu.

Es geht um Gemeinschaft

Sünde zerstört Gemeinschaft. Die Beichte sollte diese auf zwei Wegen wiederherstellen:
– Der Sünder erhält durch die Annahme seiner Entschuldigung seine Würde zurück – vor sich selbst und vor anderen, schlussendlich vor Gott.
– Dadurch ist es ihm möglich, den Schaden wieder gut zu machen, der durch sein Sündigen entstanden ist.

Und das Glas?

Das bleibt kaputt.
Natürlich.
Aber vielleicht kauft der Glas-Runterschmeißer ja ein Neues 😉

Irgendwie geht es weiter

Irgendwie geht es weiter …

Das denken Konfirmanden über den Tod

Der November ist da, die Blätter fallen.

Die dunkle Jahreszeit ist da und mit ihr die schweren Feiertage, Volkstrauertag, Totensonntag – oder besser Ewigkeitssonntag?

Kommt da noch was?

Ja, meinen die meisten Konfirmandinnen und Konfirmanden meiner Unterrichtsgruppen:

Irgendwie geht es weiter …

In einer anonymen Umfrage war das die Meinung der meisten meiner Konfis.

Ohne Titel Irgendwie geht es weiter … Aber wie?

Da gingen die Meinungen weiter auseinander.

Ziemlich abgeschlagen liegen alle Vorstellungen, die etwas mit dem christlichen Auferstehungsglauben zu tun haben:

Zyklische Ideen überwiegen, Formen von Wiedergeburt sind plausibler.

Irgendwie geht es weiter

In Bildern haben die 13jährigen versucht, ihre Vorstellungen auszudrücken.

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Vergleich der Grundprinzipien 3: Arbeit im Team

Vergleich der Grundprinzipien 3
Einzelperson vs Team

Pfarrer wissen alles besser und machen alles alleine – das ist zumindest das klassische Pfarrbild.
Omnifocus ist genau dafür konzipiert. Von Hause aus ist Omnifocus eine reine App ohne Verknüpfungsmöglichkeiten zu anderen Plattformen oder gar mit anderen Personen. Die Verwendung von Applescripts macht es dem Apple-Profi möglich, z.B. Datenbanken wie Evernote-Notes in OF einzubinden. Das bleiben jedoch workarounds, die die ursprüngliche Konzeption von OF aufzubrechen versuchen.
Ich habe selbst versucht, mit einen für einen Kollegen eingerichteten Omni-Sync-Server-email-Adresse es diesem zu ermöglichen tasks an mich zu delegieren – es hat nicht wirklich funktioniert.
Die Jungs von Asian Efficiency geben bei all ihrer Begeisterung für Omnifocus auch ehrlich zu in ihrem Omnifocus-Premium-Post 6.11 „OmniFocus for Teams“:
> Our recommendation is to NOT use OmniFocus for collaboration or teams. The software is simply not designed to facilitate team collaboration. We have tried several hacks and workarounds, but we have never been able to make it work.
Ganz anders ist das bei NOZBE: Als ursprüngliche webApp ist sie von Beginn an auf Zusammenarbeit mit anderen angelegt. Um Projekte mit anderen zu teilen, brauchen diese nicht mal einen eigenen Nozbe-Account!
Ein weiterer Vorteil: die hin-und-her-mailerei hört auf – Dateien und Kommentare werden für jeden task auf der Nozbe-Plattform mit den anderen Teammitgliedern geteilt.

Dass die Integration von Cloud-Dienste wie Evernote, Dropbox und Google-Kalender von Anbeginn mit dazugehören, ist immer noch eine Extra-Erwähnung wert. Mittlerweile gehören auch Box und Google-Drive mit dazu.

Welcher Typ seid ihr? Einsamer-Omnifocus-Wolf? Nozbe-Teamer? Was sind eure Erfahrungen?

Erntedank 2015

Am Sonntag bleibt die Küche kalt …

Erntedankfest am 4.Oktober – Ev. Kirche Villigst, 11.00

Gott dafür danken, dass wir genug zum Leben haben – das feiern wir an Erntedank.

Zum Leben brauchen wir Lebensmittel – das Brot auf dem Tisch, die Luft zum Atmen, die Familie usw. Alles selbstverständlich, oder? Eben nicht!

Nach dem Gottesdienst wollen wir noch zusammenbleiben um gemeinsam Mittag zu essen.

Damit auch andere satt werden …

… bring was mit!

Mitgebrachte Lebensmittel spenden wir der Schwerter Tafel!

Omnifocus vs Nozbe – Apple-App vs webApp

Omnifocus vs Nozbe: Vergleich der Grundprinzipien 2

Apple-App vs webApp

Eine entscheidende Weichenstellung erfolgt bei Software durch die Wahl der Plattform, für die sie programmiert wird.
Wir Apple-Fans lieben Software, die zu unseren Apple-Produkten passt – eben so, wie es sich Cupertino zur Firmenphilosophie gegeben hat: Soft- und Hardware aus einer Hand, beides optimal aufeinander abgestimmt.
Die Omnigroup geht diesen Weg: [Omnifocus] gibt es nur für OS X bzw. Apples IOS – das war von Anfang so und das wird auch so bleiben.
[Nozbe] hat eine andere Geschichte: Nozbe begann als Browsersoftware, als Webapp. Erst später wurden für verschiedene Plattformen Apps entwickelt – zuerst für das iphone, weil [M.Sliwinski] auch ein Apple-Fan ist. Mittlerweile gibt es auch Apps für Android, Windows etc.
Vor- und Nachteile haben beide Ansätze:
Es ist phantastisch, wie tief Omnifocus in das jeweilige Apple-Betriebssystem integriert ist. Doch gleichzeitig schränkt das auch den user ein – manchmal hat man eben „nur“ einen PC vor sich.

Was ist besser: Goldener Käfig oder Multi-Plattformfähigkeit? Was meint ihr?

Omnifocus vs Nozbe: Vergleich der Grundprinzipien 1

Flat vs Verschachtelung

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p>Omnifocus hat sich aus einem Outliner heraus entwickelt. Das Organisationsprinzip in Omnifocus ist demnach das Schachteln: Ein Projekt kann Subprojekts haben.

OF-SUB-SUB

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p>Projekte lassen sich in Ordnern zusammen fassen.

OF Sub folder

<

p>Usw. Dadurch wirkt die Oberfläche sehr aufgeräumt und übersichtlich.

Nachteil: Auf den ersten Blick sind Aufgaben, Unteraufgaben, Unter-Unteraufgaben nicht mehr zu sehen. Bei mir persönlich führt dieser Aufbau dazu, dass ich viel mehr Aufgaben/ Projekte in einander schachtele, als es wahrscheinlich tatsächlich nötig wäre.

Um dieser so schön aufgeräumten Unübersichtlichkeit entgegen zu wirken, bietet Omnifocus Filterfunktionen, die wirklich phantastisch sind: Mit den so genannten Perspektiven lassen sich Sichtschneisen in die Tiefen der in sich verschachtelten Projekte schlagen.

M. Sliwinski hingegen, der Erfinder von Nozbe, ist ein entschlossener Gegner von Verschachtelungen und setzt auf die Philosophie „flattern is better“. Subprojekts gibt es nicht – zusammengehörende Projekte lassen sich aber per Labels zusammen fassen.

Es gibt auch keine Möglichkeit Subtasks zu erstellen. Ausnahme: Aufgaben können als Anmerkung Checklisten beinhalten.

Nozbe Übersicht

Nozbe sei keine App zum Organisieren von Projekten und Aufgaben, sondern eine App zum Erledigen – so der Gründer.

Nachteil: Nach einem Jahr täglicher Nutzung von Nozbe fühlte ich mich tatsächlich von meiner langen Projektliste etwas erschlagen. Allerdings hätte ich durch eine schlauere Verwendung der Label-Funktion dem leicht entgehen können.

Omnifocus lässt sich theoretisch auch flat aufziehen. Sliwinski & Team wollen ihre user hingegen erziehen und statten ihre App erst gar nicht mit Funktionen aus, die sie als ineffektiv einschätzen.

Ist flatter wirklich better – oder bevorzugst du das Verschachteln?