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Daily Log: Tagesplanung und Kommandozentrale

Früher habe ich meinen Tag im digitalen Integrationsmeister Nozbe geoutlined.
Dann setzte ich auf den Full Focus Planner als Plattform, die mich durch den Tag führt – Nozbe fungierte nur noch als Container.
Seit über zwei Monaten übe ich mit dem Bullet Journal1 mich zu organisieren.
Für die Tagesplanung heißt es deshalb: Daily Log einrichten!

Auf das daily log läuft alles hinaus – und hier nimmt alles seinen Anfang. In meinem Bullet Journal setzt es sich aus folgenden Komponenten zusammen:
Termine des aktuellen Tages: Die werden übertragen aus meinem monthly log, aus geteilten digitalen Kalendern sowie der Stundenplan-App meines Berufskollegs.
Daily Big Three: Die Meilensteine für meine Jahresziele oder andere wichtige (!) Projekte habe ich für den aktuellen Monat bereits in meinem monthly log skizziert und für den aktuellen Tag herunter gebrochen.
– Nur noch wenige (!) weitere Aufgaben: Die Quelle dafür ist meine sich aus dem weekly Review ergebene Next-Action-List der laufenden Woche.
So sieht das dann ganz schematisch und minimalistisch vor Tagesbeginn aus:

Während des Tages kann viel passieren. Unterhalb kommen alle Einträge, die sich ergeben, meistens Notizen:
Notizen: Alles, was im Laufe des Tages rein kommt an Informationen, Unterbrechungen, Besprechungsnotizen, Terminen, mind sweep etc. Am Ende des Tages werden diese einzelnen Informationsteile Migration (Collections: Next-Action-List, monthly log, Calendex, Future log)

Notizen 2.0: Ich habe eine Apple Note eingerichtet, die nach der laufenden KW benannt ist – hier landet alles, was ich digital finde oder zu mir kommt, das aber nicht unmittelbar Verwendung findet; am Ende der Woche bewerte ich alles im Verlauf meiner weekly review.
Am Ende des Tages schaue ich das Daily Log zur Migration auf den kommenden Tag oder in die oben genannten Collections noch einmal durch.


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Bullet Journal: Noch mal von vorn!

Habe ich nicht noch vor einem halben Jahr geschrieben, dass ein Bullet Journal für mich nicht möglich ist? Damals nahm die Erosion des Systems mit dem Future Log ihren Anfang – und letztendlich bin ich dann wieder reuevoll zu meinem rock solid hybrid-system Nozbe + Full Focus Planner zurück gekehrt. Was hat sich in der Zwischenzeit geändert?
Kurz und knapp: Ich habe mich verändert. Irgendwie hat mich mein erstes BuJo-Experiment für vorgefertigte Planer verdorben. Prinzipiell hat sich nichts in meiner früheren Einschätzung des Full Focus Planners geändert – ich habe nur etwas gebraucht aus meinen Erfahrungen zu lernen und mutig meinen eigenen Weg zu gehen. So kommt folgende Kritik meiner bisherigen Instrumente zustande:

Der Full Focus Planner (FFP) von Michael Hyatt – besser geht ein vorgedruckter Planer nicht, aber …

Es ist und bleibt kein Zufall, dass ich nach meinem ersten Ausflug in die BuJo-Welt wieder zum FFP zurück gekehrt bin: Ist doch der Planer von Michael Hyatt das Buch gewordene Werkzeug um erfolgreich seine Methoden in die Praxis umzusetzen:
Die inspirierenden und soliden Methoden aus „Living Forward“, „Your Best Year Ever“ und „Free To Focus“ werden so handhabbar und praktikabel:1
Die Quartalsstruktur, die hilft, die eigenen Jahresziele herunter zu brechen; die Aufnahme der sog. „Idealen Woche“ und und und.

Aber – trotz dieser Genialität auf Papier hat der Planer alle Nachteile von vorgedruckten Planern:
Habe ich Urlaub oder komme aus anderen Gründen nicht zum Führen des Planers, führt das bei mir leicht zum schlechten Gefühl der Verschwendung – schließlich habe ich gutes Geld für das Buch bezahlt.
Ich muss mich an eine bestehende Struktur anpassen – dafür sorgt M.Hyatt durch viele Video-Tutorials und sogar durch einen eigenen podcast. Aber habe ich mich gerade angepasst und meine individuelle Nutzungsart gefunden2 – was mache ich, wenn das Layout verändert wird? Dann muss ich mich wieder daran anpassen …
Außerdem: Ein steter Begleiter im Alltag soll er sein – stabil genug dafür gebunden ist er, aber: Das Format ist ein bisschen zu wuchtig. Und es ist nicht möglich einen Stift am Buch anzubringen ohne irgendein anderes Gadget dafür zu besorgen – und das Buch noch unhandlicher zu machen.
Michael Hyatt löst die Unflexibilität seines FFP etwas auf, indem er noch Zusatzmaterial verkauft: So gibt es ein „Full Focus Notebook“, mit dem man Notizen machen kann, die in den Planner nicht mehr passen. Und ein „Full Focus Journal“, das zum Journaling da ist. Alles in hervorragender Qualität – aber: Das geht nicht nur echt ins Geld – ich will auch nicht drei verschiedene Bücher führen. Das ist ja gerade das Tolle am Konzept Bullet Journal – alles kommt in ein einziges Buch!

Ich habe sehr viel aus den Büchern von M.Hyatt gelernt, was mir durch die Verwendung des FFP tatsächlich in Fleisch und Blut übergegangen ist. Nun ist es aber Zeit, meinen eigenen Weg zu gehen! 

Meine GTD-App Nozbe – perfekt!

Nozbe – zu dieser App fällt mir nur Lob ein, sie begleitet mich zuverlässig so viele Jahre! Erwähnen möchte ich:
– die tolle Integration mit meinem Notizprogramm Evernote, mit meinen Cloud-Diensten, dem Google-Kalender und meinem E-Mail-Dienst;
– die Möglichkeiten der Kollaboration;
– das Erstellen von Templates und natürlich von Nozbe-How-Vorlagen
– Nicht zu vergessen den phantastisch schnellen Support!
Mein Wille zur möglichst großen Vereinheitlichung führt mich letztendlich auch von Nozbe weg. Zumindest im Moment möchte ich meinen GTD-Ansatz auf Papier leben. Meine Idee die Alastair-Methode, die eigentlich ein Kalender-Layout fürs Future log des Bullet Journals ist, als Next-Action-Liste umzuschreiben, bietet mir dafür einen vertrauensvollen Ansatz.

Digitaler Kalender – perfekt!

An digitalen Kalendern kann ich insgesamt auch nichts aussetzen. Sie bieten:
– die Möglichkeit des Teilens von Kalenders mit anderen
– große Übersicht
– das Verknüpfen z.B. mit in Clouddiensten gespeicherten Sitzungsdokumenten per link

Nozbe und online-Kalender haben nur einen Systemnachteil: Sie sind digital.

Digitale Tools an sich haben folgende Nachteile:
– Ich bin angewiesen auf Strom bzw. gute Batterielaufzeit
– große Ablenkungsgefahr durch Pushbenachrichtigungen und andere Apps auf dem Gerät
– Abhängigkeit von fremden Servern
– Abhängigkeit von zerstörbarer Hardware – ein Notizbuch ist absturzsicher 😉
– immer ein neues Gerät/ eine neue App – was ändert sich durch ein neues update – immer was Neues?!
Fürs BuJo gibts ein paar Grundregeln, aber die Hardware ist (fast) egal!

Zurück zum Bullet Journal (BuJo)

Ein Bullet Journal hingegen bietet mir folgende Vorteile:
– ich verwende das direkt fürs Bullet Journaling konzipierte Notizbuch von Leuchtturm1917 – ein Stift kann kinderleicht angebracht werden!
– Ein BuJo passt sich mir und meinen Bedürfnissen an – aktuelles Beispiel: Die Post-Pandemic-List
– Ein BuJo ist barmherzig: Habe ich Tage ausgelassen, schreibe ich einfach darin weiter.
– Nimmt Speed raus: Handschrift ist langsam – das hat den Vorteil, dass Aufgeschriebenes bereits vom Gehirn verarbeitet wurde.
– Aufmerksamkeitssteigernd: Keine Apps, kein Browser etc. – Ablenkung ist nicht möglich!
– Fokus + Intention: Nehme ich das Buch in die Hand, setze ich mich hin. Ich blicke auf meine Notizen, reflektiere über mein Leben – ich führe ein aufmerksameres Leben mit mehr Intentionalität: Wie stehe ich zu mir, zur Welt, meinen Mitmenschen, zu Gott, dem Sinn des Lebens?

Wie: Kalendersystem solide aufsetzen

Grundentscheidung: Calendex

Ich habe nun von Anfang an auf das Konzept von Eddy Hope gesetzt: Maximale Übersicht über ein Jahr.
Ferien & Feiertage trage ich per Lichtmarker ein und beschrifte bei mehreren zusammenhängenden Tagen vertikal.
Übertragung bereits bestehender Termine aus dem Vorjahr: Ein Kalender ist auch nur – eine Liste. Ich liste ganz schlicht alle Termine auf, die bereits für das laufende Jahr feststehen, unterteilt mit den Monatsnamen. Die jeweilige Seitenzahl trage ich dann in den Calendex ein.

Zweites Future Log nach Ryder Carroll

Doch damit nicht genug: Ich wollte noch mehr Übersicht und Kontrolle. Ich führe deshalb ein zweites future log! Diesmal lege ich es so minimalistisch an, wie Ryder es in seinem Buch beschreibt. In dieses future log kommen:
– Termine für das kommende Jahr
– regelmäßige Termine (jährlich, monatlich): Bsp. Urlaub oder die Inspektion des Autos
– und natürlich Geburtstage

Ideale Woche


Von Michael Hyatt habe ich das Konzept der idealen Woche beibehalten. Die ideale Woche enthält natürlich nicht nur Termine, sondern auch die regelmäßigen Aufgaben, die wöchentlich oder an einem bestimmten Wochentag regelmäßig erledigt werden müssen. Hier trage ich auch – ich arbeite zur Zeit an einem Berufskolleg – meinen Stundenplan ein.

geteilte digitale Kalender

Es gibt online-Kalender, die ich mit anderen Menschen teile. Diese Termine kommen in den Calendex – bekommen aber keine Seitenzahl, sondern stattdessen den Hinweis „d“ = „digitaler Kalender“: Damit ist der Termin ausreichend referenziert.

Powerseiten: Monthly Log


Mein monthly log 2.0 ist die Schaltzentrale für den laufenden Monat. Ein weekly spread lege ich nur noch an, wenn eine ganz besonders minutiöse Planung dies erfordert.

Grundsatzfrage: Radieren oder nicht radieren?

Michael Hyatt empfiehlt das Verwenden eines Frixion Pens. Der Vorteil: Der kann wegradiert werden. Allerdings treten die Eintragungen bei großer Wärme wieder hervor.
Was ist so schlimm am Durchstreichen? Lässt sich doch hier die Planung auch noch im Nachhinein nachvollziehen – anders als im digitalen Kalender, wo gelöscht = weg/ unsichtbar gilt.
Ich möchte nicht zwei Stifte verwenden, sondern nur einen mit der oben beschriebenen Methode am Notizbuch mitführen. Er sollte daher:
– schnell trocknen
– nicht auf die andere Seite durchdrücken
– dokumentecht sein
Meine Wahl fiel nach einigem Herumprobieren auf einen PIGMA MICRON Fineliner 05, der bisher sehr gute Dienste leistet!

Zwischenfazit

Seit guten zwei Monaten bin ich nun wieder Bullet Journalist mit mehr und mehr Begeisterung. Ich bin viel weniger abgelenkt von neuen Apps etc. – mein Buch und ein Stift – und ich bin im Fokus-Modus. Das tut mir gut.
Wie organisierst du dich in diesen Zeiten? 
– Was hilft dir beim Fokussieren?
– Welche tools helfen dir dabei?


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