Die Power des Übertragens

Reflektieren durch Migration

Ein hybrides System lebt wie ein rein analoges Tool von der Übertragung: Es geht nicht von selbst. Mich hat das zunächst abgeschreckt, denn ich dachte, dass das doppelte Arbeit sei. Mittlerweile habe ich erkannt: It‘s not a bug, it‘s a feature!

Sammeln: Analog nach Digital – Review

Der Vorteil digitaler Systeme ist ihre schier unendliche Kapazität – dazu muss ich mir nur mal meine Fotosammlung anschauen: In meiner Kindheit überlegte man sich jedes Foto ganz genau – denn einmal gemacht hieß das zweierlei: Zum einen musste das Foto zum Entwickeln gebracht werden. Zum anderen hatte die Filmrolle damit wieder ein Foto weniger! Heute quillt meine digitale Fotorolle über von Fotos, und ich wette: die meisten davon hätte ich vor 30 Jahren analog nicht gemacht.

So kann es uns auch mit unseren Aufgaben passieren – auf einmal quillt der Taskmanager über, und ich habe keine Lust mehr die App zu öffnen: Zugemüllt mit allem, was mir im Kopf herum schwirrte oder sonst wie zu mir kam. Habe ich nicht in GTD-Manier alles gesammelt – und habe am Ende nun doch einen amorphen Haufen, weil ich eine Grundregel nicht beachtet habe: ich habe zu schnell das „Klären“ als Phase 2 des GTD-Workflows übersprungen und gleich die vermeintlichen Aufgaben ins trusted system eingeordnet. Nun habe ich das Vertrauen ins System Stück für Stück verloren, weil die digitale App nun alles mögliche enthält: Wichtige Projekte und Aufgaben – und irgendwelcher Kram.

Meistertask als mein personal Kanban-Board ist ja schon an sich extrem übersichtlich – aber auch ein Kanban-Board kann ich offensichtlich ohne viel Verstand füllen und damit bedeutungslos machen.

Regel: Sammle zuerst alles auf Papier!

Sammle ich zunächst aber alles auf Papier, muss ich irgendwann den GTD-Reflexionschritt 2, „Klären“, machen: Was ist das? Denn ich muss ja jeden Eintrag in mein trusted system Meistertask übertragen – oder streichen. Dazu muss ich erst überlegen, was das denn ist, was ich mir da notiert habe. Notiere ich sofort in den Taskmanager hinein, passiert es leicht, dass ich diese Frage überspringe und alles direkt einordne. Muss ich aber erst noch übertragen, dann habe diese Denk-Pause automatisch!

Während der Review – täglich oder spätestens wöchentlich – überträgt man dann das vom Analogen ins Digitale, das nun, nach etwas Abstand und Reflexion, noch Bestand hat und es wert ist, als wichtig für die Zukunft erscheint.

Hier spielt das Analoge doppelt seine Stärke aus:

  • Zum einen beim Sammeln: Nichts ist schneller als das Notizbuch, das aufgeschlagen sofort betriebsbereit ist.
  • Zum anderen beim Übertragen: Würde man rein digital sammeln, würde nichts übertragen, sondern einfach verschoben. Sammelt man aber zunächst auf Papier, muss noch einmal bewusst entschieden werden, was mit dem Gesammelten passieren soll.

Planen: Digital nach Analog – Preview

In der langfristigen Planung spielt ein digitaler Kalender seine Stärken aus: Die Suchfunktion lässt mich alle Eintragungen finden, egal, wie weit in der Zukunft sie auch liegt. Außerdem können Online-Kalender mit der Familie oder Mitarbeiter:innen geteilt werden.

Benutze ich jedoch zusätzlich einen analogen Planer, dann steht zunächst bei der Wochenplanung jeder Termin beim händischen Übertragen noch einmal auf dem Prüfstand:

  • Ist der Termin wirklich dringend?
  • Passt er zu einer anderen Zeit besser?
  • Ist der Termin wirklich wichtig – oder muss ich da gar nicht hin?
  • Lässt sich diese Sitzung/ Konferenz nicht besser hybrid machen?

Fazit: Wer sich zum Reflektieren zwingt, lebt bewusster

Ich muss gestehen, dass ich den 2.GTD-Arbeitsschritt bisher unterschätzt habe – und meine digitalen Tools haben mich kräftig darin unterstützt. Dank meines hybriden Approach eigne ich mir Gewohnheiten an, die nur auf den ersten Blick wie Mehrarbeit aussehen, auf dem zweiten aber mir viel Zeit und Energie einsparen!

Referenzmaterial

Ryder Carroll

Ryder Carroll

Lars Bobach


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