INBOX ZERO

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email – fertig – los!

Ab in den email-Modus

INBOX ZERO

Die Situation

Ich habe am späten Vormittag einmal meine emails gecheckt – nur für den Fall, dass doch jemand meint, dass emails für den schnellen Informationsaustausch geeignet sind. Jetzt ist es später Abend. Das Tagwerk ist getan – JETZT ist es Zeit die e-Post zu beantworten!

Ich schalte in den email-Modus: INBOX ZERO

In der nächsten Stunde werde ich nichts anderes tun als emails bearbeiten. Mein Ziel: Den Posteingang auf NULL bringen!

1. Regel: Der Reihe nach

Ich überfliege nicht die einzelnen emails, gehe nicht nach Belieben vor, sondern von oben nach unten – jede mail einzeln und für sich.

2. Regel: Entscheidung – 2 Minuten pro mail

  1. Ist es Spam? Dann ab in den Spam-Ordner damit!
  2. Ist es Müll der email-Art? Ab in den Trash damit!
  3. Ist es eine Info-Mail, ein newsfeed oder dergleichen? Die sollten normalerweise durch entsprechende Filter gar nicht erst hier landen! Lesen kann ich diese Informationen später, da brennt nichts an. Arbeite ich mit einem email-Ordner-System, verschiebe ich die mail in den Ordner “Lesestoff”. Ich bevorzuge EVERNOTE, dorthin leite ich mails dieser Art weiter und beschäftige mich mit dieser Art von Informationen, wenn Zeit dafür ist – im Wartezimmer beim Arzt, auf einer Zugfahrt, …
  4. Kann ich eine email sofort, d.h. innerhalb von zwei Minuten beantworten, dann tue ich das jetzt. Dazu fasse ich mich kurz – ich schreibe keine Romane.
  5. Oder ich leite weiter/ deligiere: Eine Taufanfrage – und die mütterliche Autorin der mail wohnt gar nicht in meinem Seelsorgebezirk? Weiterleitung an den zuständigen Kollegen – das ist nicht mein Projekt!

3. Wenn es länger dauert … ab ins System!

Für mails, die mehr Zeit benötigen und/oder mit meinen Projekten zu tun haben, treffe ich jetzt die Entscheidung nach den Kriterien:

Gehört die mail zu einem bestehenden Projekt von mir oder muss ich diese Aufgabe deligieren?

1. Die email betrifft mich direkt und gehört inhaltlich zu einem bestehenden Projekt:
Ich leite sie in mein System um, betitel sie mit der Aufgabe, die sich für mich aus ihr ergibt, füge Kontext und evtl. das Datum an, an dem die Sache spätestens erledigt werden muss.

2. Die email betrifft mich direkt, hat aber mit keinem bestehendem Projekt etwas zu tun:
Ich leite sie in mein GTD-System um und eröffne mit ihr ein neues Projekt. Alternative: Ich leite sie nach Evernote um und verwende sie als Referenzmaterial, aus dem ich dann das Projekt sowie die dazugehörigen Aufgaben generiere.

3. Die mail betrifft eines meiner Projekte, ich kann aber nichts tun:
Weiterleitung bzw. neue mail an die zuständige Person – mit “bcc”-Kopie an mein GTD-System.

Dort wird meine Anfrage unter dem entsprechenden Projekt mit dem Kontext “warten auf” + “Name des Deligierten” hinterlegt, damit ich den Überblick behalte. Spätestens bei der wöchentlichen Durchsicht wird mir diese Anfrage wieder vorliegen und ich kann bei Bedarf nachhaken.

 

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