Kanban- vs Listen-Tools

Kanban – der neue heiße Scheiß?

Die Welt ist im Wandel: Auf einmal wechseln viele Größen der Selbstmanagement-Szene von Listen-Managern auf Kanban-Systeme1.

Vorteile des Kanban-Ansatzes: Übersicht

In der Tat haben Kanban-Systeme folgende zwei Vorteile gegenüber klassischen digitalen Tools wie Nozbe und Omnifocus:
Sie können sehr transparent Prozesse abbilden und deshalb auch gut Kollaborationen unterstützen.

Nachteile von Kanban-Systemen: Nur für Manager

Überzeugte Getting-Things-Done2-Anhänger wie ich haben mit Kanban-Tools, wie z. B. dem von Lars Bobach beworbenen Meistertask, das Problem, dass keine boardübergreifenden Kontextlisten erstellt werden können, weil alle Boards unabhängig voneinander sind. Kanban heißt deshalb oft auch: Mindset-Wechsel – weg vom GTD.
Um diesen Nachteil ausgleichen zu können, kommt dann auch der von Bobach entwickelte Fokusplaner ins Spiel – ich habe selbst während meiner MeisterTask-Testphase auf ein Notizbuch zurückgegriffen, in dem ich mir wöchentlich eine Kontextliste geschrieben habe, weil ich einen Next-Action-Überblick brauchte, der alle Boards umfasste.
Die üblichen Listen-Tools sind auch besser geeignet, um unterwegs die kleinen und großen Dinge zu erfassen: Kanban-Boards sind eben eher für das „Big Picture“ geeignet – deshalb sind die IOS-Apps auch in ihrer Funktionalität ziemlich beschnitten – MeisterTask ist für den Desktop-Einsatz gedacht.

Typisches Kanban-Board - Meistertask
Typisches Kanban-Board – Meistertask

4 1/2 Empfehlungen für „Manager and Maker“

Für Menschen wie mich, die keine Firmenchefs sind, sondern Manager and Maker zugleich, reicht reines Kanban einfach nicht. Hier meine Kriterien für das passende GTD-Tool:

1. Erstellung von Kontextlisten und Filterung von Aufgaben

Keine Filterung nach Kontexten, keine Next-Action-List – kein Getting-Things-Done! Das eigene Erstellen von solchen Filtern war lange Zeit ein herausragendes Merkmal von Omnifocus. Rudimentär konnte Nozbe in der Priority-List Filter anwenden. Der goldene Mittelweg scheint mir bei Todoist zu liegen, da es möglich ist in Todoist sehr komplexe Filter zu erstellen, ohne dass man auf die Apple-Plattform beschränkt wäre.

Nozbe - klassisches Listen-Tool
Nozbe – klassisches Listen-Tool

2. Kollaboration: Web & Cloud

Denn da Kollaboration wichtig ist, kommt nur ein plattformübergreifendes, am besten webbasiertes Tool infrage, das in einer Cloud arbeitet – wie Nozbe und Todoist.
Die Apps für Smartphone und Tablet sollten vom Funktionsumfang der Web-Version um nichts nachstehen: Nozbe liegt hier klar vorne, dicht gefolgt vom Todoisten3. Omnifocus hat wie Nozbe keinerlei Funktionseinschränkungen in der App, ist aber leider nicht richtig plattformübergreifend4.

3. Datensicherheit

Da cloudbasiert, sollte das gewählte Tool unbedingt DSGVO-konform sein: Vorbildlich gelöst bei Nozbe und Todoist.5

4. Boardansichten

Die Vorteile von Kanban bietet seit Kurzem Todoist noch zusätzlich: Zumindest rudimentäre Boards sind anlegbar, sodass Todoist tatsächlich zurzeit mein persönlicher Favorit ist6. Insgesamt ist Todoist das hübschere Tool, mein seit Jahren geliebtes Nozbe ist designmäßig leider in die Jahre gekommen.

Boards im Todoisten
Boards im Todoisten

4 1/2 iOS-Integration

Als leidenschaftlicher iOS-User und iPad-Only-Experimentator habe ich keine Ahnung, wie gut sich der Todoist in andere Plattformen und Betriebssysteme integriert – aber: Für so eine plattformübergreifende Software ist die Integration in iOS der absolute Wahnsinn:
Todoist bietet drag and drop Funktionalität – z.B. E-Mails kann so importieren, wie ich es früher ausschließlich bei Omnifocus so geliebt habe, das ja bekannterweise so optimal in MacOS und iOS integriert ist. Nun kann der Todoist das auch.
Auch die berühmten Siri-Shortcuts sind sehr weitgehend nutzbar: Selbst definierte Filter sind dort aktivierbar, – wieder ist ein Omnifocus-Bastion eingenommen.
Funktional nimmt Todoist meine bisher verwendeten Tools auf und verbindet sie noch mit einem ansprechenderen Design.

Meine Wunschliste für den Todoisten

Da geht sicher noch mehr – hier je ein Wunsch von mir im Blick auf die ehrwürdige Konkurrenz:
– Das Board-Design ist im Moment nur eine andere Darstellung ohne ein typisches Kanban-Mehr an Funktionalität – da geht noch was, um auch noch Meistertask-Elemente zu integrieren.
– Eine native Evernote-Integration wie in Nozbe wäre auch schön.
Start Dates wie in Omnifocus.

Fazit: Todoist – Hübsche Kombination von Omnifocus und Nozbe

So lautet mein vorläufiges Fazit:
Wer nicht wie ein Firmenchef alles weg delegieren und auf Kanban umstellen kann, sondern auch noch viel selbst machen muss und mit Hilfe der GTD-Philosophie seinen Frieden gefunden hat, findet beim Todoisten alles, was sie/ er braucht:
Ansprechendes Design, Boards, sichere Kollaboration, cross-platform-Funktionalität, GTD-Workflow und tolle Integration mit iOS 14 machen den Todoisten zum Werkzeug meiner Wahl. Zumindest zurzeit …
Welche Kriterien sind für dich wichtig?


  1. Allen voran Lars Bobach, aber auch Ivan Blatter und zumindest teilweise auch Benjamin Flöer. 
  2. Kurz: GTD. 
  3. Wie bereits erwähnt sind viele Funktionen von Meistertask sind leider nur im Browser bzw. im Desktop-Programm zu haben. 
  4. Auch wenn es mittlerweile eine Webversion von Omnifocus gibt, ist diese nicht auf derselben Funktionsebene wie die Apps – es ist nur eine „companion-App“. 
  5. Omnifocus speichert seine Daten auf dem Omnisyncserver in den USA und kommt deshalb nicht in Frage. 
  6. Mein Dank geht raus an Thomas Hörmann, der mir den Todoisten so nachhaltig empfohlen hat.