Wir leben in einer hybriden Welt. Ohne Internet und digitale Endgeräte kommen wir nicht mehr aus. Gleichzeitig sind wir von Geburt aus analoge Wesen, die durch Lesen und Handschrift zu sich kommen.
Hier erkläre ich die Einrichtung eines hybriden Systems – eine Verfeinerung meiner Gedanken, die ich bereits bei Lars Bobach posten durfte.
Im Folgenden soll es um das Herzstück eines jeden Produktivitätssystems gehen – die weekly preview, wie das im GTD genannt wird: In meinem digitalen System Nozbe erstelle ich hierdurch eine Priority-List für die kommende Woche.
Michael Hyatt nennt einen ähnlichen Prozess in seinem Full-Focus-Planner (FFP) „weekly preview“. Wie spielt beides so zusammen, dass sich beide Arbeitsweisen, analog und digital sich gegenseitig unterstützen?
In meinem workflow beginnt und endet alles analog – weil wir von Geburt aus analoge Wesen sind.

1. Analog Klarheit schaffen (FFP): Wo stehe ich? (Weekly Big Three)¹

Zunächst der Blick zurück: Wie ist die vergangene Woche gelaufen? Habe ich meinen Quartalszielen angemessen Zeit eingeräumt?

1.1 After Action Review der weekly big three

• Habe ich meine Weekly Big Three erreicht?
• Was habe ich aus dem Verlauf gelernt?
• Welche losen Enden liegen herum?
  

1.2 Durchsicht FFP-Seiten der Woche² mit Übertrag in die Nozbe-Inbox

Am Ende der analogen Review der vergangenen Woche fließt alles Offene und nicht Abgeschlossene in die digitale Inbox meines Taskmanagers. Als digitaler hub ist er ein idealer Ort alles zu erfassen – und Papier wird gescannt oder die nicht abgeschlossenen Aufgaben einfach abgetippt.

1.3 Alle (digitalen) Inboxes leeren

Den FFP kann ich nun beiseite legen, denn die nächste Phase ist komplett digital und spielt sich in der Nozbe-App ab – vorzugsweise auf meinem iPad: Ich arbeite alle digitalen Inboxes durch³ und ordne sie in Nozbe ihren entsprechenden Projekten zu:

2. Digital auf den aktuellen Stand kommen

Die klassische weekly review nach GTD

Im Mittelteil spielen die digitalen tools ihre Stärken aus: Verknüpfung mit allen Cloud-Speichern, Volltextsuche, Synchronization über mehrere Geräte.
Im Laufe der klassischen weekly-review-Schritte entsteht in Nozbe eine Priority-List: Sie enthält nicht alle möglichen nächsten Schritte aller meiner laufenden Projekte, sondern eine wohl überlegte Auswahl – mehr dazu in meinem Artikel darüber. 

3. Analog: Überblick für die kommende Woche bekommen

Das große Finale ist dann die analoge Wochenplanung im FFP⁴ – damit das Wichtige sich zeigen kann und nicht von der Vielfalt des Digitalen übertönt wird:
– Was sind meine nächsten Weekly Big Three?
– Und was gibt es sonst noch für dringliche und wichtige Aufgaben in der kommenden Woche zu erledigen?
Dazu übertrage ich zunächst die Aufgaben für die kommende Woche und die Priority-List aus Nozbe in den FFP:

3.1 dringlich: terminierte Aufgaben aus Nozbe übertragen @Datum

Ich übertrage alle terminierten Aufgaben der kommenden Woche von Nozbe in die Liste im FFP unter „Step 4“: Was und wann. Dazu schalte ich in Nozbe in die Kalender-Übersicht.

3.2 wichtig: Priority-List aus Nozbe übertragen @Kategorie

In der Nozbe-Priority-List stehen alle wichtigen Aufgaben für die kommende Woche – sie übertrage ich unter die terminierten Aufgaben. Statt ein Datum unter „When“, trage ich dort nun den Kontext der Aufgabe ein – dazu fokussiere ich mit den Kategorien-Filtern die jeweiligen Kontexte und kann diese so nach Kontext sortiert in den FFP übertragen.
Da ich mit dem Konzept der „idealen Woche“ das Aufgaben-Batching übe, weiß ich durch diese Sortierung bereits, an welchem Wochentag ich welche Kategorien batche.

4. analoge Priorisierung: Die Weekly Big Three

Nachdem in den digitalen Schritten 2 & 3 sehr kleinschrittig alle aktiven Projekte und ihre Aufgaben im Fokus waren, ist es nun Zeit die Bildschirme ruhen zu lassen und wieder aus der größeren Perspektive fokussiert auf meine Lebensbereiche zu schauen – das Wichtige, meine Quartalsziele.
Dafür entscheide ich nach dem Eisenhower-Prinzip, welche Weekly Big Three aus Jahreszielen oder sonstigen Projekten sich für die kommende Woche ergeben:
– Die Quartalsziele sind quasi geborene Big Rocks.
– Aber vielleicht haben sich aus den bisherigen Schritten ergeben, dass es gerade dringende Projekte gibt, die auch meine Aufmerksamkeit erfordern. Dazu schlage ich den „Monthly Calendar“ im FFP auf – die Übersicht zeigt mir auf einen Blick, was noch anliegt!

Ich bestimme aus den Quartalszielen (= wichtig!) und evtl. aus ein bis zwei dringlichen Projekten meine Weekly Big Three und Outline die nächsten Schritte, die zu ihrer Erreichung führen – so entstehen die Daily Big Three für die kommende Woche.

Implementierungshilfe: Nozbe-How

Eine Zusammenfassung inklusive alle Schritte der Durchführung finden sich hier in einer Nozbe-How-Vorlage!

Wie spielen bei dir digitales und analoges Arbeiten zusammen? Hinterlasse gerne hier deine Ideen und Anmerkungen!