Nozbe im Pfarr-Alltag: Einrichtung

Mit dem Wachsen der Aufgaben im Verlauf meiner Berufslaufbahn habe ich mich für Projektmanagement zu interessieren begonnen.
Heute weiß ich gar nicht mehr, wie ich früher meinen Alltag bewältigt habe – aber früher war ja bekanntlich alles einfacher und besser:
– ich war noch nicht verheiratet
– hatte noch kein Kind
– keine 100% Stelle
– keine Pfarrstelle

“Wie kriege ich das bloß alles geregelt?”

Das habe ich mich gefragt, als das alles eintrat.
Zum Glück machte mich das Buch von David Allen “Wie ich die Dinge geregelt kriege” mit dem wunderbaren Ansatz des Getting-Things-Done vertraut.
Parallel habe ich mein Leben immer mehr digitalisiert – das Aufkommen von Smartphones machte vieles einfacher. Und so habe ich mich auch nach Software umgesehen, die mir hilft, nach dem (c)gtd-Ansatz meinen Alltag zu ordnen.
Seit über einem Jahr bin ich nun bei Nozbe mit dabei – Michael Sliwinski hatte mich schon früher fasziniert. Als ich Nozbe 2011 kennen lernte, war die Benutzeroberfläche v ö l l i g anders – das stetige Verbessern bzw. komplett neu erfinden ihrer Anwendung macht Nozbe vielleicht so einzigartig.
Wie dem auch sei – im folgenden möchte ich vorstellen, wie Nozbe 2.0 so eingerichtet werden kann, dass sie uns Pfarrerinnen und Pfarrern hilft, den Alltag zu meistern!

Verantwortungsbereiche

David Allens Ansatz ist deshalb für den Pfarrberuf so geeignet, da er nicht zwischen privat und beruflich trennt. In Nozbe muss also alles, mein ganzes Leben, abgebildet werden. Und das mache ich so:
1. ich benenne die Verantwortungsbereiche: Gottesdienst – Familie – Konfirmandenunterricht – Ich – Presbyterium …
2. In Nozbe lege ich sogenannte “Labels” an, die alle mit einem “#” beginnen – um sie von anderen Labels zu unterscheiden.

Nozbe arbeitet nicht wie zum Beispiel Omnifocus oder Toodledo in Verschachtelungen, die dazu führen, dass man sich in den ganzen Unter-unter-unter…-Projekten verliert. “Flatter is better” ist der Ansatz von M. Sliwinski & Team. Es gibt in Nozbe nur eine Projektebene. Projekte, die zusammen gehören, können eben mit den Labels verklammert und so einander zugeordnet werden. Die von mir mit “#” gekennzeichneten Labels markieren bei mir meine Verantwortungsbereiche. Klicke ich in der Projektansicht auf ein “#”-Label, kann ich mir schnell einen Überblick über den ganzen Bereich verschaffen – z.B. für den Wochenrückblick eine sehr nützliche Sache, da es mir hilft, mich in dem Moment ganz auf einen Arbeitsbereich zu focussieren.
3. Zusätzlich bekommen die “#”-Labels noch eine Farbe zugewiesen – diese Farbe haben auch (die meisten) Projekte, die durch diese Labels zusammen gehalten werden.

Kategorien

Kontexte sind nach D. Allen Werkzeuge/ Personen/ Orte, die zur Erledigung einer Aufgabe nötig sind.
Seit Nozbe 2.0 weichen Sliwinski & Team von der “reinen Lehre” David Allens etwas ab und benennen die gtd-Kontexte in “Categories” um. Das war ein mutiger Schritt, der genau meiner eigenen Entwicklung entsprach.
Nach Jahren der sklavischen Nutzung der Kontextstruktur, haben sich bei mir die Kontexte zu einer Art Tag/ Schlagwort verwandelt. Und genauso sind die “Categories” auch gemeint. Hier lege ich an – ebenfalls unter Verwendung von Farben:
– Kontexte im klassischen Sinn: Sitzungen (Presbyterium, Dienstbesprechung, Fachausschuss xy, Teambesprechung etc.) = BLAU, Personen (KollegInnen, PresbyterInnen, MitarbeiterInnen, meine Frau) = GRÜN, Orte (Kirche X, Kirche Y, Gemeindebüro, zu Hause …) = ROT
– weitere Kategorien lassen sich aus den anderen Kriterien ableiten, die nach D. Allen helfen zu entscheiden, was jetzt zu tun ist – allem voran sind da meine verfügbaren Kräfte zu nennen, mein Energielevel (Full Focus – Routines)
– Nach dem Kontext bestimmt nach D. Allen zwar die Zeit, die eine Aufgabe benötigt, deren Durchführbarkeit jetzt – aber die Dauer eines Task lässt sich in Nozbe speziell hinzufügen, so dass sich gut planen lässt, wie die Zeit zwischen den Terminen realistisch mit Aufgaben aufgefüllt werden kann
– weitere Kategorien: “warten auf” (für deligierte Aufgaben), “irgendwann/ vielleicht” (für Ideen, deren Kairos vielleicht noch nicht gekommen ist, aber …!)

Vorlagen

Es gibt Projekte im Pfarr-Alltag, die immer wieder vorkommen. Damit ich nichts vergesse, habe ich mir in Nozbe Vorlagen angelegt:
– Sitzungen (Ob Presbyterium oder Fachausschuss – es gelten fast immer dieselben Abläufe)
– Gottesdienst
– Unterrichtsvorbereitung
– etc.

Fazit

Mit diesen Konfigurationen ist die Basis dafür gelegt, mit Nozbe den Pfarr-Alltag in den Griff zu bekommen.
Probiert es doch selber aus: NOZBE