scanners are a man’s best friends

Or: How to take control over my documents

Once upon a time – i filled many file folders with paper … Did i ever look anything up of it?
I once asked the secretary of my bureau, what she do with the letters from the Church Office. „I put them in the folder“. – „If you are looking for this letter, how do you do it? Or is the letter just gone?“ – „Mh – it’s just gone.“
An honest answer. So i stick to my practice which i develop as a habit for several years now – and scan …
As i wrote in an earlier post, i have at any time everything with me what i may need. And i’m able to find in a very short amount of time what i need. That why i scan everything!

“Make a digital copy of all of the most important ones that you don’t want to lose or can still come in handy.“ #10stepsbook

office equipment and work flow

All i need is a document scanner and/or smartphone and an paper based filesystem A-Z.

use of document scanner and/or smartphone

I scan all my papers. The best day of my life was when i bought a document scanner. I remove the clips and the scanner scans front and back of a paper in a breeze. I use my smartphone to do the scan-job, if it is a book or something else i mustn’t destroy.
The scanned papers i take once a week to the office to the paper shredder – done!

Evernote or iCloud or Nozbe

I save the scans as searchable pdf. The file name begins with the date in the form: YYYY-MM-DD and normally i save this file in Evernote. Because my digital GTD-Manager Nozbe integrates with Evernote, i can use this pdf as reference material for a task or a project. Evernote has this amazing text search.
Very sensitive data i save in iCloud or even better in Nozbe because of its very heavy encryption.

contracts etc.

Only very few papers i archive in my A to Z file folder system. Follow the recommendation of David Allen to use these file folders i can simply fill without punching etc. Because if it’s not simple, it will take too longe time to maintain the archive.

the disadvantage: „what do we actually have…“

If you have everything at hand at any time and any place – your are a desired person. The danger is that your colleagues rely on you – that’s a burden and a joy 😉


Getting Focus through contexts

The using of contexts is one of the main differences between David Allens „Getting Things Done“ (GTD) and a common taskmanagementsystem. Contexts – or in a wider definition categories – prepare you to do the tasks through batching similar tasks throughout all projects.

“Categories are like having an extra weapon in your armory – they allow you to group tasks from different projects…“ #10stepsbook
What are these mysterious weapons?

What are contexts?

Projectlists are fine to gain an overview of your plans and commitments during the weekly review. But contexts let you come in a specifically mood oder situation, where you can do a specific sort of tasks.


Contexts are discrete categories, which divide your great amount of tasks, so that you can really do them. According to David Allen is a context necessary tool, situation or person to do a task.

First Step of deciding what to do next

Consequentialy this is the first step to decide, what to do next. With a spade you cannot write an letter, nor with a pencil dig over your garden. Only when you have the right tool etc. right at hand, then you can do the job!
So the other criterias to decide what to do next, depend on the right context: Your amount of time – your energy level and at least your priorities. All starts with the fit to the right context.

development of contexts

So far so good – seems simple – but is it really?

Clearly distinctions till the 90s

In the former times you went to your workplace to do your job. Back at home you were private and/ or a family person. In that way the context were distinguished: At the computer in the bureau you could do your work. At home you could write – even on your personal computer – private letters and so on.

confusions through the smartphone-revolution

Today everything has changed because of the smartphone-revolution: we can e.g. write emails everywhere – even business or private ones. Today we are always online – we do not need to go to a specific place, to a computer connected with the internet.
The fact of this causes us to rethink the use of contexts. Here is my try:

How i use contexts

I’m experimenting with contexts for years how my context settings suited best to my life:

Tools and technology

I use the category „technology“ to do all the tasks I need a computer for: All what can i do with my smartphone, tablet or stationary computer.
Still i use the category „phone calls“ and „email“ yet to differenciate these tasks, because of their specific character: Phone calls can i do during car driving (with a headset of course) or when i have only a few minutes befor the next meeting. For processing emails i have reserved a few periods a day, when i want process them (not check!).


Contexts also stand for a certain state of mind: When i want process my emails, i go in the email-processing-mood. Same with taking calls.
Thats why i have contexts defined for specific moods like „thinking“ or „reading/reviewing“.


Places have still a importance: Some tasks i can only do in the “bureau“, others at „home“ or while “purchasing“.


If i meet colleagues, it is useful to know what i have to discuss or clarify with them. So for important persons in my job or private life i have a context with their „name“. Have i tasks delegated to someone else, i add the category „waiting for“ to this task – fortunately my GTD-software Nozbe allows me to give a task more than one context. For this example the name of the person in combination with „waiting for“.


In my professional life meetings have an important role. Therefore all my tasks have the context of this type of meeting with them where i have this manner to discuss:
– Meeting with my pastor colleagues
– Presbyterium (the leading organ of a parish)
– committees
– groups like the visiting service and so on
The task gets the date of the meeting where i have to discuss this topic – very helpful to structure the themes of meetings which reoccuer regularily.


My most important tasks i want to complete today get the „MIT“-category. In Nozbe i can filter my priority list so that i can see these 1-3 MITs only – until i’ve completed them. I assign these category during my morning routine.


Thats the overview of my category-settings.
I experimented even with „Energy levels“ according to Sven Fechner which i added additionally to my tasks – but i found this a step to much, because i want define my tasks as easy as possible.
Contexts still are the weapon to get your stuff done. But a rethinking if your defined contexts still fit to your needs is necessary from time to time. 


Teams, technology and obstacles

Or why for me collaboration with Nozbe has never really worked so far.

Lonely geniuses

„Pastors are like artists“ – said once a colleague to me. Presumably it implied that geniuses are lonely.
A German proverb says a lot about the willingness to cooperate in my profession:

Blessed are the legs that stand at the altar alone.
What means: two pastors is one too many 😉

The Holy Spirit as a translator

Indeed the 2000-year-old Pentecost story tells us what matters: that people from different cultures can share the same vision and communicate with each other!
One can not really wish for a better mission statement for cooperation – and just the secular field teaches us the importance of teamwork. And bet on the spirit of the community – swarm intelligence.

Nozbe as an attempt

Often I’ve already tried to get colleagues to work on projects with the help of Nozbe – whether the hurdle „technology“ was the real reason – or whether „can not“ as so often lives in the „Will not“ street – who knows …
In any case, I find it excellent that nozbe was and is designed to collaborate right from the start – even with people without a nozbe account.


Another dimension comes into play through the Nozbe-How templates: I am able to participate in other people’s best practices, to be inspired by their knowledge – a great example of generosity.
Nozbe and collaboration – I never give up!


E-mail: Das Chaos kontrollieren

Als die smartphones in mein Leben traten, hatte ich das Gefühl: Jetzt schreibe ich E-Mails wie früher SMS! Zuerst fand ich das toll und war stolz darauf auf E-Mails unmittelbar zu antworten. Es schmeichelte meinem Ego, wenn ich hörte:

„Sie sind aber gut erreichbar!“.

Im Laufe der Zeit führte aber der unreflektierte Gebrauch von E-Mail bei mir dazu, dass ich mich von der immer mehr anwachsenden Flut von Nachrichten beherrschen ließ. Den ganzen Tag – oft noch vor dem Aufstehen – erregten die roten Notifications meine Aufmerksamkeit und riefen mir zu:

„Das ist dringend – tue was – jetzt!“

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann ist es nötig, unser Leben zurück zu gewinnen, falsche Gewohnheiten abzulegen und E-Mails den Platz zuzuweisen, den sie verdienen!
Ein Satz zu Beginn des lesenswerten Buches von Klaus Raab “Wir sind online – wo seid ihr?”  lies mich aufhorchen: emails – das Rohrpost-System der modernen Kommunikation, da keine Kommunikation in Echtzeit … da hatte ich E-Mails doch wahrhaftig völlig falsch eingeschätzt – ich war gefangen in falschen Überzeugungen, die auch durch die Erwartungen an meinen Beruf genährt wurden:

Falsche Überzeugungen: Erreichbar – Verfügbar. Oder „Nur mal kurz die Welt retten“

Der Pfarrer ist immer im Dienst – und auch stets erreichbar!

Diesen Satz habe ich in meiner Ausbildung gehört. Das Kirchenrecht meiner Landeskirche formuliert das so:

Pfarrdienstgesetz § 37: Erreichbarkeit
( 1 ) Pfarrerinnen und Pfarrer müssen erreichbar sein und ihren Dienst innerhalb angemessener Zeit im Dienstbereich aufnehmen können.

Eine Vorgabe, die leicht falsch verstanden werden kann:
Erreichbar heißt nicht verfügbar!
– Wenn mir jemand eine email schickt, landet sie in meinem Posteingang: Der Mensch hat mich erreicht.
– Wenn mich jemand anruft und auf meinen Anrufbeantworter spricht, hat er mich erreicht.
– Schickt mir jemand eine Kurznachricht – eine sms, eine whatsapp oder per faceook-messanger – dann erreicht mich diese Nachricht.
Verfügbarkeit ist aber etwas anderes: Verfügbar bin ich, wenn ich den Hörer direkt abnehmen kann, wenn mein Telefon klingelt.
E-Mails hingegen erreichen mich. Sie müssen genauso wenig sofort beantwortet werden, wie die die Briefe, die mich per Post erreichen. Das vermeintliche kurze „checken“ der emails kostet mich aber nur unnötig Zeit und Energie – ich laufe ja auch nicht alle 30 Minuten zum Briefkasten.

The medium is the message

Es ist meine Pflicht als Pfarrer in einem angemessenen Zeitraum auf diese Nachrichten zu reagieren. Der Zeitraum bemisst sich auch anhand des Kommunikationskanals, der verwendet wird:
– Anrufe: Sie sind neben dem persönlichen Gespräch die direkteste Kontaktaufnahme – vermutlich ist die Angelegenheit dringend! Möchte ein Bestatter mich wegen eines Beerdigungstermins erreichen, ruft er mich an.
– Kurznachrichten: Auch Kurznachrichten arbeiten in Echtzeit – enthalten aber meiner Erfahrung nach nur selten wirklich Dringendes.
– E-mails: Da E-Mail-Kommunikation keine Kommunikation in Echtzeit ist, können sie eigentlich nie Dringliches enthalten. Leider werden sie oft für dringende Angelegenheiten verwendet. Kollegen, die eine Vertretung für eine Trauerfeier suchen, fragen leider oft per E-Mail anderer Kollegen an – vermutlich, weil sich mit einer E-Mail gleichzeitig mehrere PfarrerInnen erreicht werden können1.
– Post: In der Post kann sich nie Dringliches verstecken – allein der Postweg von 1-3 Tagen verdeutlicht das.

Differenzierung der Kommunikationskanäle: Einüben von neuen Gewohnheiten

Um mein Leben wieder in die Hand zu bekommen, um mir nicht von der Informationsflut diktieren zu lassen, was jetzt angeblich dringend sein soll, muss ich neue Gewohnheiten entwickeln. Dazu muss ich zunächst für mich klären, welchen Stellenwert welche Art der Kommunikation bekommen soll:
– Telefonanrufe haben für mich hohe Priorität. Entweder gehe ich direkt dran – oder sobald ich freie Zeit habe, z.B. direkt nach einem Gespräch, frage ich meinen AB ab und rufe zurück.
– Emails: Sie können nicht dringend sein. Das vielfache „checken“ von emails auf dem smartphone füllt meinen Kopf nur mit unnötigen Informationen, auf die ich jetzt sowieso nicht angemessen reagieren kann. Deshalb reserviere ich mir 2-3 Zeiträume am Tag, in denen ich bewusst E-Mails abarbeite – nicht checke: Am späteren Vormittag (nachdem ich mich mit dem Beschäftigt habe, das für mich an diesen Tag am wichtigsten ist), am Nachmittag (Vorsorge, damit mir falsch verwendete „dringliche“ E-Mails nicht entgehen) und abends vor dem Feierabend (um sicher zu gehen, dass ich beruhigt schlafen kann).
So bestimme ich die Zeit, die ich E-Mails einräume – und werde nicht von den E-Mails bestimmt!

E-Mails abarbeiten: Umschalten in den E-Mail-Modus

email – fertig – los: INBOX ZERO

Im Film „Over the Top“ bringt sich der Trucker Lincoln Hawk vor seinen Armdrückwettkämpfen in den richtigen mentalen Modus dafür, indem er seine Schirmmütze nach hinten dreht: Das ist für ihn das Ritual, mit dem er sich in eine Kampfmaschine verwandelt. Genau so konzentriert wird das Abarbeiten von E-Mail zum Erfolg:

Es ist Abend. Das Tagwerk ist getan – JETZT ist es Zeit die e-Post zu beantworten!
In der nächsten Stunde werde ich nichts anderes tun als emails bearbeiten. Mein Ziel: Den Posteingang auf NULL bringen!

Ich orientiere mich beim Abarbeiten von E-Mails an dem System, mit dem ich auch sonst arbeite – der „Getting-Things-Done-Methode“ (GTD) von David Allen.
Das Abarbeiten von E-Mails folgt den selben Regeln wie das „processing“ jeder anderen Inbox auch:

1. Regel: Der Reihe nach – Touch it once

Ich überfliege nicht die einzelnen emails, gehe nicht nach Belieben vor, sondern von oben nach unten – jede mail einzeln und für sich. Ich lese nicht quer, sondern beschäftige mich mit jeder E-Mail nur ein einziges Mal und entscheide, was mit ihr zu geschehen hat.

2. Regel: Was ist es-Entscheidung – maximal 2 Minuten pro mail

Stellen Sie sich bei jeder E-Mail die Grundfrage: Erfordert diese E-Mail eine Handlung von mir? Die folgenden Reaktionen auf eine E-Mail erfordern weniger als 2-Minuten – sie können sofort getan werden:
– Ist sie Spam oder sonstiger E-Mail-Müll? ? Dann ab in den Spam-/Trash-Ordner damit!
– Ist es eine Info-Mail, ein newsfeed oder dergleichen? Die sollten normalerweise durch entsprechende Filter gar nicht erst hier landen! Lesen kann ich diese Informationen später, da brennt nichts an. Arbeite ich mit einem email-Ordner-System, verschiebe ich die mail in den Ordner “Lesestoff”. Ich bevorzuge EVERNOTE, dorthin leite ich mails dieser Art weiter und beschäftige mich mit dieser Art von Informationen, wenn Zeit dafür ist – im Wartezimmer beim Arzt, auf einer Zugfahrt, … someday/maybe.
– Kann ich eine email sofort, d.h. innerhalb von zwei Minuten beantworten, dann tue ich das jetzt. Dazu fasse ich mich kurz – ich schreibe keine Romane.
– Oder ich leite weiter/ delegiere: Eine Taufanfrage – und die mütterliche Autorin der mail wohnt gar nicht in meinem Seelsorgebezirk? Weiterleitung an den zuständigen Kollegen – das ist nicht mein Projekt!
Die mail betrifft eines meiner Projekte, ich kann aber nichts tun:
 Weiterleitung bzw. neue mail an die zuständige Person – mit “bcc”-Kopie an meine GTD-App. Dort wird meine Anfrage unter dem entsprechenden Projekt mit dem Kontext “warten auf” + “Name des Zuständigen” hinterlegt, damit ich den Überblick behalte. Spätestens bei der wöchentlichen Durchsicht wird mir diese Anfrage wieder vorliegen und ich kann bei Bedarf nachhaken.

3. Wenn es länger dauert … ab ins „trusted system“!

Betrifft eine E-Mail eines meiner eigenen Projekte, kann sie zum Typ „Referenzmaterial“ gehören – und wird von mir in Evernote abgelegt, so dass ich die Informationen leicht wieder finde.
Erfordert die E-Mail von mir eine oder mehrere Handlungen, pflege ich sie als Aufgabe eines bereits bestehenden Projekts ein oder das Thema der E-Mail wird selbst zu einem eigenen Projekt:
Die email betrifft mich direkt und gehört inhaltlich zu einem bestehenden Projekt:
Ich leite sie in mein GTD-System um, betitel sie mit der Aufgabe, die sich für mich aus ihr ergibt, füge Kontext und evtl. das Datum an, an dem die Sache spätestens erledigt werden muss. Ich verwende einen E-Mail-Client, der einen link für die jeweilige E-Mail generiert und diesen gemeinsam mit dem E-Mail-Text in meinem GTD-Programm ablegt: So kann ich zur Beantwortung der E-Mail zwischen Nozbe und E-Mail-Client bequem zurückspringen, die richtige E-Mail finden und diese beantworten. Nachdem ich die Aufgabe erstellt habe, verschiebe ich diese E-Mail in den Archiv-Ordner. In meiner wöchentlichen Systemdurchsicht werde ich spätestens wieder auf diese Aufgabe stoßen und justiere evtl. meine Einschätzung noch einmal nach.
Die email betrifft mich direkt, ich habe aber noch kein bestehendes Projekt:
Ich leite sie in meine GTD-App um und eröffne mit ihr ein neues Projekt. Alternative: Ich leite die E-Mail nach Evernote um und verwende sie als Referenzmaterial, aus dem ich dann das Projekt sowie die dazugehörigen Aufgaben generiere.
Meine GTD-App Nozbe hat – ebenso wie Evernote – eine E-Mail-Adresse, die ich dazu verwenden kann.

Neue Gewohnheiten entwickeln

  1. Treffen Sie mit sich selbst die Verabredung, zu welchen Uhrzeiten Sie E-Mails abarbeiten möchten. Zwei bis drei Zeiträume sollten völlig ausreichen. Halten Sie diese Verabredung ein! Dazu hilft:
  2. Löschen Sie die E-Mail-App vom smartphone! Oder weniger radikal: Verschieben Sie die E-Mail-App vom Startbildschirm aus der unmittelbaren Sichtweite – und schalten sie die Benachrichtigungen sowie den Nachrichten-Push aus. Dadurch fällt es Ihnen vielleicht leichter – mir ging es zumindest so.
  3. Checken Sie keine E-Mails – arbeiten Sie sie vielmehr konzentriert ab wie oben beschrieben. Processing: Touch it once!
  4. Die größte Belohnung: Mehr Zeit für die wichtigen Dinge! Wenn Sie merken, dass Ihr neues Vorgehen Sie spürbar entlastet, Ihnen hilft mehr Zeit für das zu haben, was Ihnen wichtig ist – und gleichzeitig kein Feedback kommt, Sie seien einer dieser unzuverlässigen Pfarrer, denen immer etwas „wegrutscht“ – dann ist das die Motivation, Ihre neue E-Mail-Gewohnheiten weiter zu pflegen.

Hier finden Sie eine Zusammenfassung als Nozbe-How-Vorlage.


Digital or paper-based system (or both): what does work for you?

How many folders and papers are produced daily? How many emails with information are flooding us?
To be honest: Who always has all the necessary documents at hand?
I-and I mean that in all modesty. This is nothing special. I only changed years ago from paper to paperless. Because

„Sheets of paper don’t synchronize with anything.“ #10stepsbook

An example: Meetings – or: What had we decided?

How often have I experienced it? In a meeting e discuss a topic – and then someone asks: What is the Decision framework Decision framework on this issue we have already?
No one can answer, because nobody was prepared for this surprising question.
No one – only me. Because I have saved all the logs. It only costs me to enter a few keywords – and we know and can bring the topic to a fruitful end.

As much cloud storage as necessary – as little as possible

Of course, there is also the risk of confusion with cloud storage. It is important to be limited to a few services and to know exactly which service is right for what kind of data.
Here ist my solution and guiding principles:

My backbone: Nozbe

My main tool is my GTD tool nozbe. Nozbe integrates many cloud services. So I prefer these services.

File Storage: Evernote

I use Evernote as file storage: All finished files, e.g. Logs land here. The possibilities to create folders, to assign keywords and not to the last the phantastic full-text search are for me the decisive arguments for Evernote.

Cooperation with others: dropbox, google drive and OneDrive

If I work with others to share presentations, documents, etc., it is crucial which platforms my employees are familiar with. That is why I have accounts for dropbox, Googledrive and Onedrive.

data security

The greatest data security is required for sensitive data. For these documents, I strictly use only two services: iCloud from Apple and Nozbe.


Thinking and doing: Living in the priority list

My name is Michael Kamutzki. I work as an protestant pastor – so in a profession that involves a great variety of tasks with a high degree of reliability that is expected from me. One of my main pillars for the daily focus on what is really important is Nozbe. In the following, I describe how Nozbe helps me to keep track of the chaos of the workplace and to do the right thing at the right place and at the right time.

Doing stuff, not managing stuff!

As  Michael Sliwinski , the inventor of Nozbe, emphasized again and again: Nozbe is there for accomplishing tasks and projects – not for managing them. This is the nozbe app the jumping point – and has led me back again and again from Omnifocus.  Robby Miles  aptly summarized the 10 most notable advantages of Nozbe – his  point 2  I will here in my way execute:

Goal: Priority List

 The Priority list is the backbone of Nozbe.  It is not least the practical  filters  in the „Priority List“ view that led me back from the Omnifocus back to Nozbe And as the filters dynamically adapt to the contents of the list, an intelligent help is created, which leads to the  DO.  Because that’s all I want during a working week:  Do my tasks!

David Allen: weekly Review

For this the week ahead of me has to be planned well.  David Allen  has invented the weekly review – on the one hand, a retrospective on the maintenance of the „trusted system“, on the other hand also a  „weekly think ahead“ . Because in it is thought and planned, so that I can do this during the week, in the chaos of everyday life, hardly any more.
 The interplay between weekly review and the Nozbe priority list is the heart of my workflow: 

(A) Think ahead: Weekly Review

The weekly review is a complex process. I limit myself here to  the prevision of the coming week .

Calendar: next week

Like all GTD supporters, I go through all my projects once a week. What comes on the Priority list in Nozbe?
– In principle, of course, each task can be provided with a „star“, on which I like. All tasks with which a project takes the next step – the famous „next actions“ – belong here. Important: Do not forget your own goals!
– However, the projects or the substeps of projects are coming to my list for the coming week, which have to do with  meetings and other deadlines :
While I am going through my calendar for the coming weeks, I will also check all the projects due in this period in Nozbe.

Structural assistance: Project label „!Next week“

So that I can go through the projects at a glance, which have relevance in the coming week, I go into the project overview and assign the label „!next week“ to all these projects:
– The „!“ at the beginning of the label causes me to see this label in Nozbe at the most prominent place on the labelliste – at the top.
– Projects related to my  goals of the current year  will keep this label until I reach the goal. So I make sure I work on my annual goals every week.
– Projects that have no  due dates  in the coming week, but in the  next week  – so should be prepared in the coming week – I keep so in view.
– projects to be completed in the next week **.
* If it gets tight, this procedure is enough instead of a complete Weekly review! * 

Go Through projects with label „!Next week“: Star, if no due date

For me as a priest, e.g. the weekly Sunday worship service is a project of this kind which must be done every week. All tasks from the project with the name of the relevant Sunday, which do not have a due date, are given a „star“ and end up on the priority list. 1

Goal: List for the next week

This creates a next-action list, which will focus on next week. I can be sure that when I go through the priority list, I will be able to cope with the next week successfully.

„Remember that not all the tasks on our list of priorities are really the most important.“ #10stepsbook
 By using the filters clever, the next action list becomes the priority list. 

(B) Structuring: morning routines

On the Priority list, this is about 20-30 tasks. Every day there are also my  daily routines  with it, as well as other  tasks that are due on this day . This number sounds overwhelming, but it is easy to overlook with the filters. 2
Every morning I see the Priority list – in this list I „live“ until the next weekly review. This morning routine is part of my  day routines . I make sure that I have the tasks and goals of the current week, which will help me focus on what is decisive on this day.

basic concepts

My workflow is based on
– the practical filters in the Nozbe priority list
– the concept „Eat that frog“ / „Most important tasks“
– and the possibility of manual sorting
And this goes like this:

Filter: without duration?

So that I can plan my day, I now filter out the tasks to which I have not assigned any time and estimate the duration of these tasks.

Filter: without context?

Have I forgotten contexts? I can also check that by displaying all tasks without context and assigning them to the tasks.

Filter: due – really?

I set the filter „Today“ to see all tasks scheduled for today.

Focus on „!Next week“ / „!Goals 1-2 years“

Now I filter the tasks that are up this week by setting the filter 3 for the „next week“ / „goals 1-2 years“ label in the priority list.

wrongly estimated? – Startdate!

If I wrongly estimated in my previous planning and a task today is not necessarily to complete, I remove the due date, but leave it marked with „star“ –  so a due date becomes a start date . 4

Waiting for?

If I wait for the answer to a question or have a task deligated, I remind the person again by email and delete the star – the task will be presented to me the following day as „overdue“ again.

Duty: Frogs

Now, I define 1-3 tasks as those that make my day successful – even if I do not get anything else on the line. Since I can assign more than one context tag in Nozbe, why „contexts“ are now „categories“, I add to these tasks a „ frog “ as a category, a „ MIT  = Most Important Task „. These tasks I try to do as early as possible. The conversion from the next action list to the priority list is finished! 5

My timetable for today: Manual sorting – freestyle for the Apple watch

Finally, I remove all filters and manually sort the tasks I want to do today, within the framework of my daily course: the beginning of my morning routine (which I can now close soon), the end of the day is the emptying of my Inboxes and the Daily closing reflexion, dedicated to my diary. All other tasks for today I arrange as in between, as I estimate the sequence:  Nozbe is thus to the timetable of my day and is so also on the Nozbe Watch app mappable.  6
In addition to „frogs“ and the tasks scheduled for today, I also try to push 1-3 other tasks of the Priority list in this process, so that on Friday, when I plane my next week, my list has been completely worked out 7.

(C) Rest of the day: Finish

The rest of the day I do my tasks. I switch between the following filters, depending on the situation:
I can filter according to the usual GTD categories and so easily find the tasks that are right now:
 Context  – Category (tools, places, persons, meetings)
– available time
 energy  (if I have defined this for tasks)
 Priority  (the frogs first)

Goal: To Friday „!Next week“ -list empty

By using the different filters it is possible that I do today also tasks, which I had not planned for today, but which still are on the priority list:
– Perhaps my way leads me surprisingly to the  office of the parish  – and my  place filter „office“  shows me the tasks, which I can do here.
– Or I just have a spontaneous  time window  of 15 minutes – which task lasts so long? The  time filter  shows it to me quickly.
– If I sit in the  car , it is e.g. the  Context filter „Calls“ , which takes me a step further to my goal: To do all the tasks of the current week!

If it gets tricky

There is Monday morning, 8.23 ​​am: A undertaker is calling – it is about a mourning celebration for Thursday in the current week. 

Example: Mourning

In my profession, a call from the undertaker can easily swirl about one week: mourning cases always have the highest priority.

template for funeral service

Here is my  Nozbe template  for funeral: Here I have pre-defined all necessary steps.

Date with relatives: Date + Frog

So that the urgent and next step does not miss, the call with the relatives is automatically as overdue and as „ Frog “ on my list displayed – my template does automatically.

Conclusion: The Nozbe pedagogy teaches me to do things

  • Nozbe is more structured and rigid than, e.g. Omnifocus. In fact, Nozbe is very flexible and adaptable to different needs.
  • The GTD principles can be consistently implemented – perhaps even more consistently than for example in Omnifocus. Thanks to the excellent filter functions.  If „energy“ is implemented as a filter, the filters would be perfect! 
    For the implementation of my workflow the education of the Nozbe app is enough. As a summary, I’ve created a nozbe-how template – so far only in German.

  1. There is a lot of dates due to a divine service, because I have to make the liturgy available on time (Sunday) to the organist (Wednesday) and the church elder (Friday). The sermon does not get a date, as the writing lasts all week. 
  2. Robby Miles makes a better overview for a „Next Action List“ – in my opinion this is unnecessary, since the filter possibilities are enough to keep the overview. So I can live from the priority list and do not have to jump to other lists. 
  3. The advantage to the system of Michael Hyatt: All context filters remain so selectable – and I can choose according to GTD my tasks! 
  4. Does Nozbe need a so-called „start date“ for projects? I thought this as a Omnifocus user a long time – the solution is so simple: projects that are not yet active, just do not get a „next-action-star“. 
  5. Alternative: today-tag
    An alternative that I have tried is the one from Michael Hyatt: Finally, he marks all tasks for today with the additional category „today“: If I filter after this category, I get a timeline for all the tasks to-day. But this is too schematic for me and I use additional filter functions. Above all, it is more GTD-like to do the tasks without a due date then when just time is for them – and that tells me the time filter. 
  6. But this is a question of taste. Basically, my system works without this step thanks to the filter functions (see under (c)). Since I use an Apple Watch, but I often sort manually, because the watch this arrangement plays. But it would be fantastic if the Nozbe Watch app could also reflect the filter sorting I just set on my other devices! 
  7. But I do not necessarily have to plan this in this view, because this happens automatically during the day – through the GTD filters (see below under (C)). 


Flatter is better!

I have a great affinity for digital tools – although my profession is not known for: since I’ve been working with David Allen’s method, I’ve always been looking for the best tool. Of course on my quest i quickly found Omnifocus, because i work exclusively on Apple devices. Pretty early I also discovered Nozbe. But after a year of daily use of Nozbe, I felt a bit struck by my long project list.
I’ve switched to Omnifocus again: Omnifocus has evolved from an outliner. The organization principle in Omnifocus is nesting: A project can have subprojects. Projects can be grouped into folders. This makes the surface very clear.

The advantage of the flat project structure of Nozbe I only learned to appreciate through the hard reality:

Once I had to plan a worship service where there were three baptisms. So I created the worship service as a project in Omnifocus and the three baptisms as three subprojects of this one big project. When i met ohne of the families and wanted to spontaneously find something to one of the other baptisms, I completely lost myself in the structure of Omnifocus.

After that, I swore to myself: less nested, the simpler and more transparent, the better.

And so I am now working with Nozbe: a worship with three baptisms is now for me four projects, held together by the label that bears the name of the Sunday. So I have a maximum of transparency and at the same time a maximum of order.

From experience, I know it’s better to have more projects. # 10stepsbook


Managing Inboxes

Information bursts into our daily life, swelling through our mailbox into our home, the office, and more and more through the channels of modern communication.
– I come home from a talk – the head full of information
– the intermediate stop in the local office led to a backpack full of letters and notes
– the entrance of my desk swells over … was there something important in between?
– and then I stumble over the mail, which is pouring into my entrance hall
– needless to mention the bunch of emails that are steadily moving into my accounts
– oh, and then there is still the GroupWise account, for the use of which my colleagues and I have been obligated
– while I answer a short message on the way to the kitchen,
I notice a note that my wife attached to the fridge

Channeling information – remain capable of action!
I can not do my work as pastor and my duties as a family father, if I am overwhelmed by information all the time – that makes me a victim of the information age!
But I want to swim in the sea of ​​information and not to perish.
The flow of information is to be used so that it does not dominate me and makes me ineffective.

Therefore the golden rules apply:
1. So many INBOXES like NEED – no more.
2. Empty each INBOX with the regularity, according to the nature of the information it collects.
Example: With the thoughts in my head I should handle differently with short messages or emails.
3. unite all inboxes to process all informations later at once.

So first:

Just look in how many different places you keep information! (…) Identify and assign your inboxes!“ #10stepsbook

1.Information types and the corresponding inboxes
– our head: thoughts – short term memory
– email accounts: digital mail – email inbox
-office + mailbox: paper – inbox in office
– Telephone + social networks: news in real time on my smartphone or Answering machine

2.regularity of emptying
Example: The thoughts in my head – immediately if possible

„You indeed have too many things on your mind and it would be best to relocate everything.“ #10stepsbook

  • I write down what is driving me, make it comprehensible, vivid – so that I can then turn to what is now required by my attention.
  • Or I dictate spontaneous ideas during the car drive into my Nozbe-Inbox by voice input.
  • During my weekly review is regular time for a brain dump.
    Or how Michael Sliwinski describes:

„Start writing down everything that’s on your mind in whatever order it comes. Give yourself about 15-30 minutes. Do it now.“ #10stepsbook

3.Unite Inboxes

„You need a trusted system that you can easily fill with everything you’re currently not working on“ #10stepsbook

Michael Sliwinski is so true!
My trusted System ist Nozbe.
I try to gather all information from all Inboxes into my nozbe-inbox: In Nozbe, I can then later, when the right time has come to process all the information.
By integrating with many popular services such as googledrive, dropbox, onedrive and evernote, all kinds of information can be stored in the Nozbe-Inbox. There they wait for my daily processing.


Weisheit gestern und heute

Früher war Weisheit das Produkt eines langen Lebens:
– Erfahrung und Bildung musste über Jahre hinweg gesammelt und per Reflexion ausgewertet werden, ehe sich diese Höchstform des Wissens bilden konnte.
– Die so gewonnene Weisheit konnte schriftlich festgehalten und als wertvolle Konserve an nachfolgende Generationen weiter gegeben werden.
Wie lebe ich ein gutes Leben? Von den geübten Lebensprofis konnten Jüngere so lernen.
Heute geht das mit der Weisheit alles viel einfacher und schneller:
– Es gibt eine Unmenge an Sprüchen, die als weise gelten.
– Sie zu beschaffen, ist auch kein Problem: die sozialen Netzwerke werden von diesen Sprüchen überschwemmt.
Aber ob sie alle Weisheit enthalten und helfen ein gutes Leben zu führen?

Beispiel: Umgang mit Schuld

Hier ein prominentes Beispiel der heutigen Art von Lebensberatung:

Das Problem, wie wir Menschen mit Schuld weiterleben können, ist so alt wie die Menschheit.
Die christliche Religion entwickelte ein ausgefeiltes System mit Schuld umzugehen:
– Im Zentrum stand das ehrliche Bedauern,
– das zum lauten Aussprechen der Verfehlung vor dem Beichtvater führte.
– Der Beichtvater nahm dann die Entschuldigung an – stellvertretend, z.B. für den Menschen, an dem der Beichtende schuldig geworden war. Im Namen Gottes wurde die Vergebung zugesprochen – die Entschuldigung angenommen.
– Dem so wieder geheilte Sünder konnte nun zugemutet werden, den durch sein Verhalten entstandenen Schaden wieder gut zu machen.
Der Protestantismus hat leider mit seiner im 16. Jahrhundert berechtigten Kritik an der Institution der Beichte das Kind mit dem Bade ausgeschüttet und beim eigenen Beichtformular die satisfactio operis großzügig weggelassen.
Die Folge davon war, dass der Umgang mit Schuld gesamtgesellschaftlich verlernt wurde – das Ergebnis sehen wir in solchen „Weisen“ Sprüchen die dem obigen:
– Der Spruch kennt keine satisfactio operis.
– Er kommt daher zum Schluss, dass Entschuldigungen sinnlos sind. Denn eine Entschuldigung ändert ja nichts an der Tatsache, dass das Glas kaputt ist.
Klingt völlig logisch – doch leider wird hier eine Banalität als Weisheit verkauft und der Wert einer ehrlichen Entschuldigung heruntergespielt. Die vom Protestantismus stets unterbeleuchteten „guten Werke“ gehören jedoch zur ehrlich gemeinten Entschuldigung mit dazu.

Es geht um Gemeinschaft

Sünde zerstört Gemeinschaft. Die Beichte sollte diese auf zwei Wegen wiederherstellen:
– Der Sünder erhält durch die Annahme seiner Entschuldigung seine Würde zurück – vor sich selbst und vor anderen, schlussendlich vor Gott.
– Dadurch ist es ihm möglich, den Schaden wieder gut zu machen, der durch sein Sündigen entstanden ist.

Und das Glas?

Das bleibt kaputt.
Aber vielleicht kauft der Glas-Runterschmeißer ja ein Neues 😉


Irgendwie geht es weiter

Irgendwie geht es weiter …

Das denken Konfirmanden über den Tod

Der November ist da, die Blätter fallen.

Die dunkle Jahreszeit ist da und mit ihr die schweren Feiertage, Volkstrauertag, Totensonntag – oder besser Ewigkeitssonntag?

Kommt da noch was?

Ja, meinen die meisten Konfirmandinnen und Konfirmanden meiner Unterrichtsgruppen:

Irgendwie geht es weiter …

In einer anonymen Umfrage war das die Meinung der meisten meiner Konfis.

Ohne Titel Irgendwie geht es weiter … Aber wie?

Da gingen die Meinungen weiter auseinander.

Ziemlich abgeschlagen liegen alle Vorstellungen, die etwas mit dem christlichen Auferstehungsglauben zu tun haben:

Zyklische Ideen überwiegen, Formen von Wiedergeburt sind plausibler.

Irgendwie geht es weiter

In Bildern haben die 13jährigen versucht, ihre Vorstellungen auszudrücken.

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