Es gibt Menschen, die planen gar nicht, weil es ja doch immer anders käme. Am Ende der Woche stehen sie dann vor einem Chaos aus angefangenen und nicht beendeten Aufgaben – die Woche sei ja mal wieder wie im Fluge vergangen – und dem dumpfen Gefühl, Wichtiges vergessen und nicht zum Eigentlichen gekommen zu sein.
Stephen R. Covey beschrieb bereits 2004 in seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ mit welcher Haltung es auch anders geht:
– Plane voraus: Fühle dich nicht als Opfer der Umstände, sondern gestalte dein Leben! (Proactivity)
– Nimm dazu das Endergebnis gedanklich vorweg: „Begin with the End in Mind“.
– Damit wird dir klar, was wichtig ist – und damit musst du anfangen! „First Things First“: Das Wichtige muss Priorität haben; das, was deine Werte ausdrückt, deine Ziele.
Ein Instrument um dieses Mindset einzuüben und weiter zu entwickeln, ist die Wochenplanung.
– Durch die Wochenplanung werde ich mir meines Weges bewusst, auf dem ich unterwegs bin: Ich blicke zurück (1), dann komme ich zum Jetzt (2), und dann geht der Blick nach vorn (3).
– Jeder dieser drei Schritte führt zu einem konkreten Baustein der Wochenplanung: Im Rückblick, beim Reflektieren, werden mir meiner Werte und Ziele wieder neu bewusst – so erkenne ich meine nächsten Schritte für meine Jahresziele, die Weekly Big Three, und bin gut gerüstet für die Auswahl weiterer Next-Actions im Schritt 2, wo meine neue Next-Action-Liste entsteht. Nachdem ich einen vollständigen Überblick gewonnen habe, kann ich meine Wochenplanung vollenden und im Monthly Log meine Daily Big Three eintragen, also meine Weekly Big Three outlinen. So schließt sich der Kreis:
1. After-Action-Review: Meine neuen Weekly Big Three erkennen
Ich gehe meine Daily Logs der vergangenen Woche durch sowie mein Dankbarkeitsjournal. Zudem werfe ich einen Blick auf meine Jahresziele1 für das laufende Quartal und meine Planung der Weekly Big Three der vergangenen Woche:
– Was habe ich in der vergangenen Woche erreicht und wie weit bin ich mit meinen Jahreszielen gekommen?
– Was lief gut – und was möchte ich in der nächsten Woche besser machen?
Das halte ich schriftlich in Stichworten fest.
Nachdem ich so über das Wichtige reflektiert habe, entscheide ich mich für die nächsten Schritte meiner Jahresziele: Welche „Weekly Big Three“ gehe ich in der kommenden Woche an?
2. Weekly Review: Meine Next-Action-List für die folgende KW aufschreiben
Mit dieser Neuausrichtung auf das Wichtige als Fokussierungshilfe erfolgt nun das Durchgehen und Neubewerten aller meiner Listen: Dazu gehört der Kalender mit den Terminen der nächsten Woche (analog wie online), alle Ziel- und Projektlisten und Notizenaufbewahrungsorte (Postmappe, Evernote und die Apple-Note der vergangenen KW). Alles wird durchgearbeitet nach der Getting-Things-Done-Methodik, neu bewertet und auf den aktuellen Stand gebracht. Nach jeder Neubewertung übertrage ich den oder die nächsten Schritte auf meine neue Next-Action-List für die kommende Woche.
3. Weekly Preview: Weekly Spread erstellen oder Monthly Log ergänzen
Meistens komme ich ohne einen extra weekly spread aus, da meine monthly log – Konzeption dermaßen viel Übersicht bietet, dass ich einfach keine noch detailliertere Übersicht benötige. Nachdem ich durch Schritt 2 einen wirklich umfassenden Überblick über alles Anstehende erlangt habe, outline ich nun meine unter (1) festgelegten Weekly Big Three und trage die konkreten Daily Big Three auf der vorderen Dutchdoor-Seite meines Monthly Log ein.
Jetzt bin ich gut gerüstet für die nächsten sieben Tage, in denen nach der Reflexion nun das Tun im Vordergrund stehen kann.
Danksagung
Neben Stephen R. Covey habe ich meine Wochenplanung entwickelt aus den Impulsen von:
– David Allen, dem Erfinder des Getting-Things-Done-Systems, und seinen Multiplikatoren in Deutschland von Next-Action-Partners.
– Michael Hyatt und seinen Büchern: „Living Forward“, „Your Best Year Ever“ und „Free To Focus“2.
– Ryder Carroll, dem Erfinder des Bullet Journals3.
– Benjamin Floer mit seinem Blogbeitrag, der mir den Anstoß für diesen Artikel gab.