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Bullet Journal: Noch mal von vorn!

Habe ich nicht noch vor einem halben Jahr geschrieben, dass ein Bullet Journal für mich nicht möglich ist? Damals nahm die Erosion des Systems mit dem Future Log ihren Anfang – und letztendlich bin ich dann wieder reuevoll zu meinem rock solid hybrid-system Nozbe + Full Focus Planner zurück gekehrt. Was hat sich in der Zwischenzeit geändert?
Kurz und knapp: Ich habe mich verändert. Irgendwie hat mich mein erstes BuJo-Experiment für vorgefertigte Planer verdorben. Prinzipiell hat sich nichts in meiner früheren Einschätzung des Full Focus Planners geändert – ich habe nur etwas gebraucht aus meinen Erfahrungen zu lernen und mutig meinen eigenen Weg zu gehen. So kommt folgende Kritik meiner bisherigen Instrumente zustande:

Der Full Focus Planner (FFP) von Michael Hyatt – besser geht ein vorgedruckter Planer nicht, aber …

Es ist und bleibt kein Zufall, dass ich nach meinem ersten Ausflug in die BuJo-Welt wieder zum FFP zurück gekehrt bin: Ist doch der Planer von Michael Hyatt das Buch gewordene Werkzeug um erfolgreich seine Methoden in die Praxis umzusetzen:
Die inspirierenden und soliden Methoden aus „Living Forward“, „Your Best Year Ever“ und „Free To Focus“ werden so handhabbar und praktikabel:1
Die Quartalsstruktur, die hilft, die eigenen Jahresziele herunter zu brechen; die Aufnahme der sog. „Idealen Woche“ und und und.

Aber – trotz dieser Genialität auf Papier hat der Planer alle Nachteile von vorgedruckten Planern:
Habe ich Urlaub oder komme aus anderen Gründen nicht zum Führen des Planers, führt das bei mir leicht zum schlechten Gefühl der Verschwendung – schließlich habe ich gutes Geld für das Buch bezahlt.
Ich muss mich an eine bestehende Struktur anpassen – dafür sorgt M.Hyatt durch viele Video-Tutorials und sogar durch einen eigenen podcast. Aber habe ich mich gerade angepasst und meine individuelle Nutzungsart gefunden2 – was mache ich, wenn das Layout verändert wird? Dann muss ich mich wieder daran anpassen …
Außerdem: Ein steter Begleiter im Alltag soll er sein – stabil genug dafür gebunden ist er, aber: Das Format ist ein bisschen zu wuchtig. Und es ist nicht möglich einen Stift am Buch anzubringen ohne irgendein anderes Gadget dafür zu besorgen – und das Buch noch unhandlicher zu machen.
Michael Hyatt löst die Unflexibilität seines FFP etwas auf, indem er noch Zusatzmaterial verkauft: So gibt es ein „Full Focus Notebook“, mit dem man Notizen machen kann, die in den Planner nicht mehr passen. Und ein „Full Focus Journal“, das zum Journaling da ist. Alles in hervorragender Qualität – aber: Das geht nicht nur echt ins Geld – ich will auch nicht drei verschiedene Bücher führen. Das ist ja gerade das Tolle am Konzept Bullet Journal – alles kommt in ein einziges Buch!

Ich habe sehr viel aus den Büchern von M.Hyatt gelernt, was mir durch die Verwendung des FFP tatsächlich in Fleisch und Blut übergegangen ist. Nun ist es aber Zeit, meinen eigenen Weg zu gehen! 

Meine GTD-App Nozbe – perfekt!

Nozbe – zu dieser App fällt mir nur Lob ein, sie begleitet mich zuverlässig so viele Jahre! Erwähnen möchte ich:
– die tolle Integration mit meinem Notizprogramm Evernote, mit meinen Cloud-Diensten, dem Google-Kalender und meinem E-Mail-Dienst;
– die Möglichkeiten der Kollaboration;
– das Erstellen von Templates und natürlich von Nozbe-How-Vorlagen
– Nicht zu vergessen den phantastisch schnellen Support!
Mein Wille zur möglichst großen Vereinheitlichung führt mich letztendlich auch von Nozbe weg. Zumindest im Moment möchte ich meinen GTD-Ansatz auf Papier leben. Meine Idee die Alastair-Methode, die eigentlich ein Kalender-Layout fürs Future log des Bullet Journals ist, als Next-Action-Liste umzuschreiben, bietet mir dafür einen vertrauensvollen Ansatz.

Digitaler Kalender – perfekt!

An digitalen Kalendern kann ich insgesamt auch nichts aussetzen. Sie bieten:
– die Möglichkeit des Teilens von Kalenders mit anderen
– große Übersicht
– das Verknüpfen z.B. mit in Clouddiensten gespeicherten Sitzungsdokumenten per link

Nozbe und online-Kalender haben nur einen Systemnachteil: Sie sind digital.

Digitale Tools an sich haben folgende Nachteile:
– Ich bin angewiesen auf Strom bzw. gute Batterielaufzeit
– große Ablenkungsgefahr durch Pushbenachrichtigungen und andere Apps auf dem Gerät
– Abhängigkeit von fremden Servern
– Abhängigkeit von zerstörbarer Hardware – ein Notizbuch ist absturzsicher 😉
– immer ein neues Gerät/ eine neue App – was ändert sich durch ein neues update – immer was Neues?!
Fürs BuJo gibts ein paar Grundregeln, aber die Hardware ist (fast) egal!

Zurück zum Bullet Journal (BuJo)

Ein Bullet Journal hingegen bietet mir folgende Vorteile:
– ich verwende das direkt fürs Bullet Journaling konzipierte Notizbuch von Leuchtturm1917 – ein Stift kann kinderleicht angebracht werden!
– Ein BuJo passt sich mir und meinen Bedürfnissen an – aktuelles Beispiel: Die Post-Pandemic-List
– Ein BuJo ist barmherzig: Habe ich Tage ausgelassen, schreibe ich einfach darin weiter.
– Nimmt Speed raus: Handschrift ist langsam – das hat den Vorteil, dass Aufgeschriebenes bereits vom Gehirn verarbeitet wurde.
– Aufmerksamkeitssteigernd: Keine Apps, kein Browser etc. – Ablenkung ist nicht möglich!
– Fokus + Intention: Nehme ich das Buch in die Hand, setze ich mich hin. Ich blicke auf meine Notizen, reflektiere über mein Leben – ich führe ein aufmerksameres Leben mit mehr Intentionalität: Wie stehe ich zu mir, zur Welt, meinen Mitmenschen, zu Gott, dem Sinn des Lebens?

Wie: Kalendersystem solide aufsetzen

Grundentscheidung: Calendex

Ich habe nun von Anfang an auf das Konzept von Eddy Hope gesetzt: Maximale Übersicht über ein Jahr.
Ferien & Feiertage trage ich per Lichtmarker ein und beschrifte bei mehreren zusammenhängenden Tagen vertikal.
Übertragung bereits bestehender Termine aus dem Vorjahr: Ein Kalender ist auch nur – eine Liste. Ich liste ganz schlicht alle Termine auf, die bereits für das laufende Jahr feststehen, unterteilt mit den Monatsnamen. Die jeweilige Seitenzahl trage ich dann in den Calendex ein.

Zweites Future Log nach Ryder Carroll

Doch damit nicht genug: Ich wollte noch mehr Übersicht und Kontrolle. Ich führe deshalb ein zweites future log! Diesmal lege ich es so minimalistisch an, wie Ryder es in seinem Buch beschreibt. In dieses future log kommen:
– Termine für das kommende Jahr
– regelmäßige Termine (jährlich, monatlich): Bsp. Urlaub oder die Inspektion des Autos
– und natürlich Geburtstage

Ideale Woche


Von Michael Hyatt habe ich das Konzept der idealen Woche beibehalten. Die ideale Woche enthält natürlich nicht nur Termine, sondern auch die regelmäßigen Aufgaben, die wöchentlich oder an einem bestimmten Wochentag regelmäßig erledigt werden müssen. Hier trage ich auch – ich arbeite zur Zeit an einem Berufskolleg – meinen Stundenplan ein.

geteilte digitale Kalender

Es gibt online-Kalender, die ich mit anderen Menschen teile. Diese Termine kommen in den Calendex – bekommen aber keine Seitenzahl, sondern stattdessen den Hinweis „d“ = „digitaler Kalender“: Damit ist der Termin ausreichend referenziert.

Powerseiten: Monthly Log


Mein monthly log 2.0 ist die Schaltzentrale für den laufenden Monat. Ein weekly spread lege ich nur noch an, wenn eine ganz besonders minutiöse Planung dies erfordert.

Grundsatzfrage: Radieren oder nicht radieren?

Michael Hyatt empfiehlt das Verwenden eines Frixion Pens. Der Vorteil: Der kann wegradiert werden. Allerdings treten die Eintragungen bei großer Wärme wieder hervor.
Was ist so schlimm am Durchstreichen? Lässt sich doch hier die Planung auch noch im Nachhinein nachvollziehen – anders als im digitalen Kalender, wo gelöscht = weg/ unsichtbar gilt.
Ich möchte nicht zwei Stifte verwenden, sondern nur einen mit der oben beschriebenen Methode am Notizbuch mitführen. Er sollte daher:
– schnell trocknen
– nicht auf die andere Seite durchdrücken
– dokumentecht sein
Meine Wahl fiel nach einigem Herumprobieren auf einen PIGMA MICRON Fineliner 05, der bisher sehr gute Dienste leistet!

Zwischenfazit

Seit guten zwei Monaten bin ich nun wieder Bullet Journalist mit mehr und mehr Begeisterung. Ich bin viel weniger abgelenkt von neuen Apps etc. – mein Buch und ein Stift – und ich bin im Fokus-Modus. Das tut mir gut.
Wie organisierst du dich in diesen Zeiten? 
– Was hilft dir beim Fokussieren?
– Welche tools helfen dir dabei?


  1. Alle links sind Amazon-Affiliate-Links. 
  2. Dazu gibt es eine eigene Community auf facebook! 

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The Alastair-Methode to implement GTD in a BuJo

The workflow Ryder Carroll discribes in his BuJo-Manual is different from a GTD-Workflow in many ways.
But an elegant method to implement a priority-context-list is possible by using the Alastair-Method in a different way: concipated as a alternative to the classical future log, this method to create a list of dates can easily be switched to a very flexible and overall view context-list.
Simply change the dates into contexts and the appointments into tasks – and voilá!
During each weekly review i copy the next actions out of my nozbe priority list into a Alastair-Context-List to gain a flexible and comfortable oberview about my tasks for next week.

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There and back again. Oder meine Reise ins BuJo-Land.

Back to Paper

Seitdem der Full Focus Planner herausgekommen ist, arbeite ich nach dem hybriden Ansatz von Michael Hyatt. Nach dieser Wiederentdeckung von Papier, begann das Bullet Journal auf mich eine große Faszination auszuüben – und so bin ich zu Beginn der Sommerferien 2019 – trotz anfänglicher Bedenken – mit einem echten Selbstversuch gestartet.

Wie Bilbo Beutlin habe ich mein Auenland verlassen und bin aufgebrochen in das große Abenteuer. Welche Drachen habe ich getötet, welche Schätze mitgebracht?

„There …“ Bullet Journal only

Die Strukturlosigkeit des BuJo, diese individuelle Anpassbarkeit hat mich fasziniert und die Einfachheit beeindruckt:
– Keine vorgedruckten Blätter, die mir ein System aufzwangen, dem ich mich zu unterwerfen hatte.
– Keine Vorgedruckten Blätter, die mir ein schlechtes Gewissen machten, wenn ich mal ein paar Tage mit dem Schreiben aussetzte und die durch ihr Freibleiben mich stumm anklagten.
Sondern ein Notizbuch meiner Wahl, dass ich im Fluß meines Lebens frei anpassen konnte – das war zunächst eine große Bereicherung für mich Halbzeit-Zwangsneurotiker. Dennoch bin ich nach ca. 10 Wochen wieder zum hybriden FFP-Ansatz zurück gekehrt.

Gescheitert am Future Log

Bei der Vielzahl meiner Termine hatte ich schnell gemerkt, dass die schnörkellose Einfachheit des Future log nach Ryder Caroll mir nicht genügte: Statt ein halbes Jahr auf einer Doppelseite konzipierte ich ein Quartal auf eine Doppelseite mit jeweils einem kleinen Monatsübersichtskalender.

Modifiziertes future log
Modifiziertes future log

Doch auch hier hatte ich bald das Gefühl, dass ich die Übersicht verliere, da neue Termine schlicht unten angehängt werden mussten, nicht nach Datum geordnet werden konnten. Auch andere Formen des Future log habe ich probiert, wie z.B. den Calendex.
Obere Zeilen des Calendex.
Obere Zeilen des Calendex.

Und dann kam der Moment, als ich nach guten zwei Monaten in den Spiegel schaute und mir eingestehen musste, dass ich ohne digitale Ergänzung nicht auskomme: Durchsuchbarkeit. Sichere Aufbewahrung. Übersicht. Diese drei Eigenschaften eines digitalen Kalenders waren letztendlich – neben der Möglichkeit des Teilen von Terminen mit anderen – für mich entscheidend. Alle Termine, die ich im Daily log mit einem „\<„ ins Future Log gescheduld hatte, überführte ich wieder in meinen online-Kalender. Danach fühlte ich mich wieder besser.

„And back again“: Zurück zum hybriden Ansatz

Konsequenter Weise suchte ich dann einen Ort für meine Aufgaben, die sonst ebenfalls mit einem „\<„ im Daily Log versehen auf meinen Projektlisten im BuJo gelandet waren.
Die Logik dahinter: Alles, was in die Zukunft verschoben wird – ob Termine, terminierte Aufgaben oder weitere Aufgaben – das alles gehört in ein digitales System.

Modifizierter Abkürzungsschlüssel meines BuJo.
Modifizierter Abkürzungsschlüssel meines BuJo.

Also migrierte ich alle Projekte etc. wieder in eine App. War in den vergangenen Jahren Nozbe die App meines Vertrauens, fiel meine Wahl nun wieder auf Omnifocus. Nozbe hatte ich früher vorgezogen wegen des „Flatter is Better“-Ansatzes: Je tiefer die Verschachtelungen mit Sub-Projects, desto größer die Gefahr Wichtiges in den Tiefen des Systems zu verlieren. Damals war Nozbe meine Schaltzentrale, Übersicht war Trumpf.
Nun aber möchte ich genau das: Alles im digitalen System haben, ohne dass ich es sehe. Bzw. nur Ausgewähltes zum richtigen Zeitpunkt.
Mit der Fähigkeit Aufgaben und Projekte in die Unsichtbarkeit zu verschieben, bekam nun Omnifocus den Zuschlag – denn meine Schaltzentrale wurde wieder der Full Focus Planner von Michael Hyatt.

Meine Learnings

Was mir am BuJo gefiel

Im Rückblick betrachtet, habe ich in meinem Artikel aus Juni 2019 bereits vieles Erkannt, was sich nun als richtig herausstellte. Das ist ein gutes Gefühl.
– Dennoch: Ein bisschen trauere ich meinem kleinen und handlichen Bullet Journal etwas hinterher – der FFP hat ein deutlich größeres Format und ist dicker. Was den Formfaktor anbetrifft, gebe ich Lars Bobach nachträglich recht. Den FFP begleitende Notizbücher wie die Full Focus Notebooks können das vielleicht ausgleichen. Ein Versuch ist es wert.
– Die Implementierung eines Journals direkt im daily log nach dem Schema des 6-Minuten-Tagebuchs gefiel mir gut. Ich verwende nun wieder das Full Focus Journal, das ebenso groß ist wie der FFP, und den ich deshalb zu Hause aufbewahre. Vielleicht ist das sogar besser, als alles im BuJo zu notieren – denn wer mein BuJo hat, hat damit große Teile meines Privatlebens in der Hand.

Was nehme ich mit in die hybride Welt?

  • Meiner Persönlichkeit scheint Struktur in größerem Maße gut zu tun – der FFP gibt sie mir und hilft mir durch Struktur und Layout mich klarer auf das Wichtige zu konzentrieren.
  • Der FFP hat – wie auch im Interview von Mag Rattland mit John Meese aus dem Michael-Hyatt-Team viele Aspekte aus dem BuJo übernommen. Das klarer zu erkennen und deren Nutzen zu begreifen, hilft mir enorm weiter Klarheit zu erlangen – vor allem durch das Migrieren am Ende der Woche in der weekly preview, wo das Zusammenspiel von digitalem Projektmanagement-App und analogem Planungstool zum Tragen kommt: Eine Neuauflage dieses Rückrads meiner Produktivität folgt im Kürze – hier der link zu meinem früheren workflow!

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Sticking with my Routines!

In the movie „Matrix“ Morpheus tells Neo about the touchstone of wisdom:

There’s a difference between knowing the path and walking the path.

More and more i have to internalize all i’ve learned in the last year. To learn new habits. Rituals are the best ways to reprogram myself.

1.Weekly Review

The importante of this GTD-Ritual is a main insight for me. I explained my understanding of this productivity-backbone before months. To review my trusted system regulary every week remains my main task!

2.Morning Routine

Another piece of gold i found last year is my morning routine:
– to practice of good habits (e.g. healthy breakfast, meditation early in the morning)
– to reorder the tasks in Nozbe according to the places (contexts) i will be (and to redefine my context list )
– to focus on what’s really important using my personal leadership board
NOT to begin my day checking emails

3.Evening Ritual

The evening ritual helps me to complete the day:
– writing my diary
– cleaning my inboxes (especially emails)

Conclusion

Living conditions can change.
Goals need to be readjusted.
But this I think this three points are solid stepstones on the way of life.
Or – to quote another famous movie:

The same procedure as every year!

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email: take control over the chaos

motivation

When the first smartphones occurred in my life, I had the feeling: now I am writing emails as formerly SMS! In the beginning I found that great and was proud to answer emails directly. It flattered my ego, when I heard:

„you are so good accessible!“

But- over time this silly use of email dominated my life. All day – often before standing up in the morning – the red notifications called me:

„that’s important – read me – react – now!“

Sounds familiar? Then it’s necessary to win back your life, reject false habits and assign emails the place they belong to!
A sentence at the beginning of the worth reading book by Klaus Raab „we are online – where are you?“ woke me up:

emails – the pneumatic post system of modern communication, because it‘s no communication in real time …

Wow! I was caught in the wrong beliefs – wrong beliefs nurtured by the expectations of my profession:

wrong beliefs: reachable – available

The pastor is always at work – and always reachable!
This sentence I heard in my professional training. It leads to a fundermantal misunderstanding.  reachable does not mean available! 
– if someone sends me an email, it reaches me through my email-inbox: I was reachabel.
– if someone calls me and speaks on my voice mail, he has me reached.
– if someone sends me a message – an SMS, a WhatsApp or by faceook-messanger – then this message reaches me.
 Availability is something else: I’m available, if it‘s possible for me to take up the phone, when my phone rings. 
Emails the other hand reach me. They must not immediately be answered. Emails are like letters reaching me by post. The short „checking“ of emails will cost me only unnecessarily time and energy – I do not look every 30 minutes to my mailbox at home.

the medium is the message

It’s my duty as pastor to be reachable and to respond in a reasonable period. The period based on the communication channel, which is used:
– calls: like Face-to-Face-communication – probably the matter is urgently! If e.g. a undertaker needs my feedback to nail a Date for a funeral, he calls me.
– short messages: short messages work in real time too – but in my experience they are rarely really urgent.
– emails: because email communication is no communication in Real Time, they can actually never be urgent. Unfortunately they are often used for urgent affairs. Colleagues, looking urgently for a substitute, questions unfortunately often by email other colleagues – probably because with an email at the same time several pastors can be achieved simultanely.
– letters: letters can never be urgently. A letter needs maximum three days to arrive.

These days, you don’t have to treat emails like traditional letters. Every recipient cares only about the concrete information, not the background noise that simply hampers their efforts of getting to the chase. #10stepsbook

differentiation the communication channels: changing habits

To regain my life again. Not to get dictated from the flut of information, what ist now urgent. I do need to develop new habits. But first i have to clarify what significance what kind of communication has:
– telephone calls have for me high priority. I go immediately to the ringing telephone – or as soon as I have free time, for example directly after a conversation I check my mailbox and call back.
– email: can not be urgent. the multiple „check“ of emails on the smartphone fills my head only with unnecessary information to which I can not respond appropriately. Therefore i reserve 2-3 periods a day in which i process emails: at the later morning (after i did my Big Rocks), in the afternoon (precaution: maybe somebody used an email for „urgent things“) and evening as part of my evening-ritual (to make sure i can sleep).
 That way i determine the time emails get – and will not from the emails determined!

processing emails: switch in the email mode

email – ready – go: inbox zero

In the film „over the top“ the trucker Lincoln Hawk before his competitions brings himselfe in the right mental moode for it by turning his cap backwards: this ritual transformed him in a maschine. The same way we can process emails:

it’s evening. the work is done  now , it is time to process the emails!
In the next hour i’ll do nothing else – only achieve my goal: Inbox Zero! I follow the same system, i always follow – the „getting-things-done method“ (GTD) of David Allen. Processing emails follows the same rules as the „processing“ any other inbox:

1. rule: top down – touch it once

I start top-down: I do not glance through nor go at wish. I deal with each mail only a single time and decide what to do next.

2. rule: what is it-decision -2 minutes per mail

Tell yourselfe the basic question:  requires this email an action of mine? The following responses to an email requires less than 2-minutes – you can  immediately  do it:
 1.no
– it’s spam or other email garbage?? then off in the  spam / trash folder!
– it is a info-mail, a Newsfeed or something like this? Normally appropriate filters can avoid that these type of mail get into here! You can read this information later, because they are not urgent. Do you work with an email folder system, move this type of mail in the folder „reading later“. I prefer Evernote, there these mails goes – i deal with this kind of information, when i have time – in the waiting room at the doctor, on a train ride, …  someday / maybe .
 2.yes 
– I can answer a email immediately, within two minutes, then do it now. Briefly – I write no novels.
– Or I forward / delegate : a question for a baptizism – and i‘m not responsible? I redirect to the competent colleagues – that is not my project!
The email applies to one of my projects, but i can do nothing: I forward the mail to the competent person – with „BCC“ -kopie to my GTD app Nozbe. There this request becomes a part of the corresponding project with the context „waiting for“ + „name of the responsible person“ so that I keep track. During the weekly review i will meet this task again.

3. if it takes longer … into the „trusted system“!

If an email relates to one of my own projects, it can become „reference material“ – and will stored in Evernote1. Requires the email from me one or more actions, i will transform the mail to a task of an existing project or the topic of the email will become a project themselfe:
3.1 the email concerns me directly and belongs to an existing project: 
I send this type of email per nozbe-email-adress to my GTD system, add the context and possibly the due date. The email client i use generates a link for each email so it’s possible to store this link together with the email text in my GTD program: so I can answer the email interacting nozbe and email client easily: the link turns me to the correct email in the archive folder. During my weekly review i will meet this task again.
3.2 the email concerns me directly, but i’ve still no existing project:
I mail this email to my GTD app, there the mail becomes a new project. Alternative: I sent the email to Evernote and use it as a reference material – in Nozbe i can generate a project out of the Evernote-Note and the related tasks. My GTD app nozbe has – as well as Evernote – an email address.

developing new habits

  1. Make an appointment with yourself at which times you want to process emails a day.  two to three periods  should totally suffice. Stick to this appointment! This helps:
  2. Delete the email app from your smartphone! Or less radically: move the email app from the home screen out of visibility – and  turn off the notifications as well as the news-push.
  3. Check no emails – process them as described above.  processing: touch it once! 
  4. Largest reward: more time for your important things!  If you notice that your new approach helps you to gain more time for your really important things – this will motivate you to stick with your new email habits.
    Here you will find a summary as nozbe-how template.

  1. In nozbe i can attach this Evernote-Note to an project. 

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Shit in – shit out

weekly review matters!

A friend of mine from the computer science industry once said:

shit in, shit out. As simple as that!
In fact:
– I do not care for my system, I do not trust the system.
– and: if I do not think at least a week in advance, I will sink in the stress of everyday life.
So every week a do it again:
– I look back at the last week: is there anything i missed?
– A Check my Waiting-for-list: did not someone contact me in time?
– I look forword on the next two weeks in advance (these projects come on top of my nozbe-labeled list „Big Rocks“).
– I look on on my personal-leadership-board to focus on my goals – the other side of my Big Rocks
– i review my project-list: is everything finde?
– at last my my someday-maybe-list: can i do something new?
Think once a week – so I do not have to think about it during the coming week!
If you don’t regularly review your system, tasks, projects and goals, you’ll quickly start drifting aimlessly reacting only to what others have planned for you.“

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scanners are a man’s best friends

Or: How to take control over my documents

Once upon a time – i filled many file folders with paper … Did i ever look anything up of it?
I once asked the secretary of my bureau, what she do with the letters from the Church Office. „I put them in the folder“. – „If you are looking for this letter, how do you do it? Or is the letter just gone?“ – „Mh – it’s just gone.“
An honest answer. So i stick to my practice which i develop as a habit for several years now – and scan …
As i wrote in an earlier post, i have at any time everything with me what i may need. And i’m able to find in a very short amount of time what i need. That why i scan everything!

“Make a digital copy of all of the most important ones that you don’t want to lose or can still come in handy.“ #10stepsbook

office equipment and work flow

All i need is a document scanner and/or smartphone and an paper based filesystem A-Z.

use of document scanner and/or smartphone

I scan all my papers. The best day of my life was when i bought a document scanner. I remove the clips and the scanner scans front and back of a paper in a breeze. I use my smartphone to do the scan-job, if it is a book or something else i mustn’t destroy.
The scanned papers i take once a week to the office to the paper shredder – done!

Evernote or iCloud or Nozbe

I save the scans as searchable pdf. The file name begins with the date in the form: YYYY-MM-DD and normally i save this file in Evernote. Because my digital GTD-Manager Nozbe integrates with Evernote, i can use this pdf as reference material for a task or a project. Evernote has this amazing text search.
Very sensitive data i save in iCloud or even better in Nozbe because of its very heavy encryption.

contracts etc.

Only very few papers i archive in my A to Z file folder system. Follow the recommendation of David Allen to use these file folders i can simply fill without punching etc. Because if it’s not simple, it will take too longe time to maintain the archive.

the disadvantage: „what do we actually have…“

If you have everything at hand at any time and any place – your are a desired person. The danger is that your colleagues rely on you – that’s a burden and a joy 😉

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Getting Focus through contexts

The using of contexts is one of the main differences between David Allens „Getting Things Done“ (GTD) and a common taskmanagementsystem. Contexts – or in a wider definition categories – prepare you to do the tasks through batching similar tasks throughout all projects.

“Categories are like having an extra weapon in your armory – they allow you to group tasks from different projects…“ #10stepsbook
What are these mysterious weapons?

What are contexts?

Projectlists are fine to gain an overview of your plans and commitments during the weekly review. But contexts let you come in a specifically mood oder situation, where you can do a specific sort of tasks.

GTD-Gamechanger-Methode

Contexts are discrete categories, which divide your great amount of tasks, so that you can really do them. According to David Allen is a context necessary tool, situation or person to do a task.

First Step of deciding what to do next

Consequentialy this is the first step to decide, what to do next. With a spade you cannot write an letter, nor with a pencil dig over your garden. Only when you have the right tool etc. right at hand, then you can do the job!
So the other criterias to decide what to do next, depend on the right context: Your amount of time – your energy level and at least your priorities. All starts with the fit to the right context.

development of contexts

So far so good – seems simple – but is it really?

Clearly distinctions till the 90s

In the former times you went to your workplace to do your job. Back at home you were private and/ or a family person. In that way the context were distinguished: At the computer in the bureau you could do your work. At home you could write – even on your personal computer – private letters and so on.

confusions through the smartphone-revolution

Today everything has changed because of the smartphone-revolution: we can e.g. write emails everywhere – even business or private ones. Today we are always online – we do not need to go to a specific place, to a computer connected with the internet.
The fact of this causes us to rethink the use of contexts. Here is my try:

How i use contexts

I’m experimenting with contexts for years how my context settings suited best to my life:

Tools and technology

I use the category „technology“ to do all the tasks I need a computer for: All what can i do with my smartphone, tablet or stationary computer.
Still i use the category „phone calls“ and „email“ yet to differenciate these tasks, because of their specific character: Phone calls can i do during car driving (with a headset of course) or when i have only a few minutes befor the next meeting. For processing emails i have reserved a few periods a day, when i want process them (not check!).

moods

Contexts also stand for a certain state of mind: When i want process my emails, i go in the email-processing-mood. Same with taking calls.
Thats why i have contexts defined for specific moods like „thinking“ or „reading/reviewing“.

Places

Places have still a importance: Some tasks i can only do in the “bureau“, others at „home“ or while “purchasing“.

Persons

If i meet colleagues, it is useful to know what i have to discuss or clarify with them. So for important persons in my job or private life i have a context with their „name“. Have i tasks delegated to someone else, i add the category „waiting for“ to this task – fortunately my GTD-software Nozbe allows me to give a task more than one context. For this example the name of the person in combination with „waiting for“.

Meetings

In my professional life meetings have an important role. Therefore all my tasks have the context of this type of meeting with them where i have this manner to discuss:
– Meeting with my pastor colleagues
– Presbyterium (the leading organ of a parish)
– committees
– groups like the visiting service and so on
The task gets the date of the meeting where i have to discuss this topic – very helpful to structure the themes of meetings which reoccuer regularily.

MITs

My most important tasks i want to complete today get the „MIT“-category. In Nozbe i can filter my priority list so that i can see these 1-3 MITs only – until i’ve completed them. I assign these category during my morning routine.

Conclusion

Thats the overview of my category-settings.
I experimented even with „Energy levels“ according to Sven Fechner which i added additionally to my tasks – but i found this a step to much, because i want define my tasks as easy as possible.
Contexts still are the weapon to get your stuff done. But a rethinking if your defined contexts still fit to your needs is necessary from time to time. 

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Teams, technology and obstacles

Or why for me collaboration with Nozbe has never really worked so far.

Lonely geniuses

„Pastors are like artists“ – said once a colleague to me. Presumably it implied that geniuses are lonely.
A German proverb says a lot about the willingness to cooperate in my profession:

Blessed are the legs that stand at the altar alone.
What means: two pastors is one too many 😉

The Holy Spirit as a translator

Indeed the 2000-year-old Pentecost story tells us what matters: that people from different cultures can share the same vision and communicate with each other!
One can not really wish for a better mission statement for cooperation – and just the secular field teaches us the importance of teamwork. And bet on the spirit of the community – swarm intelligence.

Nozbe as an attempt

Often I’ve already tried to get colleagues to work on projects with the help of Nozbe – whether the hurdle „technology“ was the real reason – or whether „can not“ as so often lives in the „Will not“ street – who knows …
In any case, I find it excellent that nozbe was and is designed to collaborate right from the start – even with people without a nozbe account.

Nozbe-how

Another dimension comes into play through the Nozbe-How templates: I am able to participate in other people’s best practices, to be inspired by their knowledge – a great example of generosity.
Nozbe and collaboration – I never give up!

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Digital or paper-based system (or both): what does work for you?

How many folders and papers are produced daily? How many emails with information are flooding us?
To be honest: Who always has all the necessary documents at hand?
I-and I mean that in all modesty. This is nothing special. I only changed years ago from paper to paperless. Because

„Sheets of paper don’t synchronize with anything.“ #10stepsbook

An example: Meetings – or: What had we decided?

How often have I experienced it? In a meeting e discuss a topic – and then someone asks: What is the Decision framework Decision framework on this issue we have already?
No one can answer, because nobody was prepared for this surprising question.
No one – only me. Because I have saved all the logs. It only costs me to enter a few keywords – and we know and can bring the topic to a fruitful end.

As much cloud storage as necessary – as little as possible

Of course, there is also the risk of confusion with cloud storage. It is important to be limited to a few services and to know exactly which service is right for what kind of data.
Here ist my solution and guiding principles:

My backbone: Nozbe

My main tool is my GTD tool nozbe. Nozbe integrates many cloud services. So I prefer these services.

File Storage: Evernote

I use Evernote as file storage: All finished files, e.g. Logs land here. The possibilities to create folders, to assign keywords and not to the last the phantastic full-text search are for me the decisive arguments for Evernote.

Cooperation with others: dropbox, google drive and OneDrive

If I work with others to share presentations, documents, etc., it is crucial which platforms my employees are familiar with. That is why I have accounts for dropbox, Googledrive and Onedrive.

data security

The greatest data security is required for sensitive data. For these documents, I strictly use only two services: iCloud from Apple and Nozbe.