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Kanban- vs Listen-Tools

Kanban – der neue heiße Scheiß?

Die Welt ist im Wandel: Auf einmal wechseln viele Größen der Selbstmanagement-Szene von Listen-Managern auf Kanban-Systeme1.

Vorteile des Kanban-Ansatzes: Übersicht

In der Tat haben Kanban-Systeme folgende zwei Vorteile gegenüber klassischen digitalen Tools wie Nozbe und Omnifocus:
Sie können sehr transparent Prozesse abbilden und deshalb auch gut Kollaborationen unterstützen.

Nachteile von Kanban-Systemen: Nur für Manager

Überzeugte Getting-Things-Done2-Anhänger wie ich haben mit Kanban-Tools, wie z. B. dem von Lars Bobach beworbenen Meistertask, das Problem, dass keine boardübergreifenden Kontextlisten erstellt werden können, weil alle Boards unabhängig voneinander sind. Kanban heißt deshalb oft auch: Mindset-Wechsel – weg vom GTD.
Um diesen Nachteil ausgleichen zu können, kommt dann auch der von Bobach entwickelte Fokusplaner ins Spiel – ich habe selbst während meiner MeisterTask-Testphase auf ein Notizbuch zurückgegriffen, in dem ich mir wöchentlich eine Kontextliste geschrieben habe, weil ich einen Next-Action-Überblick brauchte, der alle Boards umfasste.
Die üblichen Listen-Tools sind auch besser geeignet, um unterwegs die kleinen und großen Dinge zu erfassen: Kanban-Boards sind eben eher für das „Big Picture“ geeignet – deshalb sind die IOS-Apps auch in ihrer Funktionalität ziemlich beschnitten – MeisterTask ist für den Desktop-Einsatz gedacht.

Typisches Kanban-Board - Meistertask
Typisches Kanban-Board – Meistertask

4 1/2 Empfehlungen für „Manager and Maker“

Für Menschen wie mich, die keine Firmenchefs sind, sondern Manager and Maker zugleich, reicht reines Kanban einfach nicht. Hier meine Kriterien für das passende GTD-Tool:

1. Erstellung von Kontextlisten und Filterung von Aufgaben

Keine Filterung nach Kontexten, keine Next-Action-List – kein Getting-Things-Done! Das eigene Erstellen von solchen Filtern war lange Zeit ein herausragendes Merkmal von Omnifocus. Rudimentär konnte Nozbe in der Priority-List Filter anwenden. Der goldene Mittelweg scheint mir bei Todoist zu liegen, da es möglich ist in Todoist sehr komplexe Filter zu erstellen, ohne dass man auf die Apple-Plattform beschränkt wäre.

Nozbe - klassisches Listen-Tool
Nozbe – klassisches Listen-Tool

2. Kollaboration: Web & Cloud

Denn da Kollaboration wichtig ist, kommt nur ein plattformübergreifendes, am besten webbasiertes Tool infrage, das in einer Cloud arbeitet – wie Nozbe und Todoist.
Die Apps für Smartphone und Tablet sollten vom Funktionsumfang der Web-Version um nichts nachstehen: Nozbe liegt hier klar vorne, dicht gefolgt vom Todoisten3. Omnifocus hat wie Nozbe keinerlei Funktionseinschränkungen in der App, ist aber leider nicht richtig plattformübergreifend4.

3. Datensicherheit

Da cloudbasiert, sollte das gewählte Tool unbedingt DSGVO-konform sein: Vorbildlich gelöst bei Nozbe und Todoist.5

4. Boardansichten

Die Vorteile von Kanban bietet seit Kurzem Todoist noch zusätzlich: Zumindest rudimentäre Boards sind anlegbar, sodass Todoist tatsächlich zurzeit mein persönlicher Favorit ist6. Insgesamt ist Todoist das hübschere Tool, mein seit Jahren geliebtes Nozbe ist designmäßig leider in die Jahre gekommen.

Boards im Todoisten
Boards im Todoisten

4 1/2 iOS-Integration

Als leidenschaftlicher iOS-User und iPad-Only-Experimentator habe ich keine Ahnung, wie gut sich der Todoist in andere Plattformen und Betriebssysteme integriert – aber: Für so eine plattformübergreifende Software ist die Integration in iOS der absolute Wahnsinn:
Todoist bietet drag and drop Funktionalität – z.B. E-Mails kann so importieren, wie ich es früher ausschließlich bei Omnifocus so geliebt habe, das ja bekannterweise so optimal in MacOS und iOS integriert ist. Nun kann der Todoist das auch.
Auch die berühmten Siri-Shortcuts sind sehr weitgehend nutzbar: Selbst definierte Filter sind dort aktivierbar, – wieder ist ein Omnifocus-Bastion eingenommen.
Funktional nimmt Todoist meine bisher verwendeten Tools auf und verbindet sie noch mit einem ansprechenderen Design.

Meine Wunschliste für den Todoisten

Da geht sicher noch mehr – hier je ein Wunsch von mir im Blick auf die ehrwürdige Konkurrenz:
– Das Board-Design ist im Moment nur eine andere Darstellung ohne ein typisches Kanban-Mehr an Funktionalität – da geht noch was, um auch noch Meistertask-Elemente zu integrieren.
– Eine native Evernote-Integration wie in Nozbe wäre auch schön.
– Start Dates wie in Omnifocus.

Fazit: Todoist – Hübsche Kombination von Omnifocus und Nozbe

So lautet mein vorläufiges Fazit:
Wer nicht wie ein Firmenchef alles weg delegieren und auf Kanban umstellen kann, sondern auch noch viel selbst machen muss und mit Hilfe der GTD-Philosophie seinen Frieden gefunden hat, findet beim Todoisten alles, was sie/ er braucht:
Ansprechendes Design, Boards, sichere Kollaboration, cross-platform-Funktionalität, GTD-Workflow und tolle Integration mit iOS 14 machen den Todoisten zum Werkzeug meiner Wahl. Zumindest zurzeit …
Welche Kriterien sind für dich wichtig?

  1. Allen voran Lars Bobach, aber auch Ivan Blatter und zumindest teilweise auch Benjamin Flöer. ↩
  2. Kurz: GTD. ↩
  3. Wie bereits erwähnt sind viele Funktionen von Meistertask sind leider nur im Browser bzw. im Desktop-Programm zu haben. ↩
  4. Auch wenn es mittlerweile eine Webversion von Omnifocus gibt, ist diese nicht auf derselben Funktionsebene wie die Apps – es ist nur eine „companion-App“. ↩
  5. Omnifocus speichert seine Daten auf dem Omnisyncserver in den USA und kommt deshalb nicht in Frage. ↩
  6. Mein Dank geht raus an Thomas Hörmann, der mir den Todoisten so nachhaltig empfohlen hat. ↩

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Wochenplanung in drei Schritten

Es gibt Menschen, die planen gar nicht, weil es ja doch immer anders käme. Am Ende der Woche stehen sie dann vor einem Chaos aus angefangenen und nicht beendeten Aufgaben – die Woche sei ja mal wieder wie im Fluge vergangen – und dem dumpfen Gefühl, Wichtiges vergessen und nicht zum Eigentlichen gekommen zu sein.
Stephen R. Covey beschrieb bereits 2004 in seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ mit welcher Haltung es auch anders geht:
– Plane voraus: Fühle dich nicht als Opfer der Umstände, sondern gestalte dein Leben! (Proactivity)
– Nimm dazu das Endergebnis gedanklich vorweg: „Begin with the End in Mind“.
– Damit wird dir klar, was wichtig ist – und damit musst du anfangen! „First Things First“: Das Wichtige muss Priorität haben; das, was deine Werte ausdrückt, deine Ziele.
Ein Instrument um dieses Mindset einzuüben und weiter zu entwickeln, ist die Wochenplanung.
– Durch die Wochenplanung werde ich mir meines Weges bewusst, auf dem ich unterwegs bin: Ich blicke zurück (1), dann komme ich zum Jetzt (2), und dann geht der Blick nach vorn (3).
– Jeder dieser drei Schritte führt zu einem konkreten Baustein der Wochenplanung: Im Rückblick, beim Reflektieren, werden mir meiner Werte und Ziele wieder neu bewusst – so erkenne ich meine nächsten Schritte für meine Jahresziele, die Weekly Big Three, und bin gut gerüstet für die Auswahl weiterer Next-Actions im Schritt 2, wo meine neue Next-Action-Liste entsteht. Nachdem ich einen vollständigen Überblick gewonnen habe, kann ich meine Wochenplanung vollenden und im Monthly Log meine Daily Big Three eintragen, also meine Weekly Big Three outlinen. So schließt sich der Kreis:

1. After-Action-Review: Meine neuen Weekly Big Three erkennen

Ich gehe meine Daily Logs der vergangenen Woche durch sowie mein Dankbarkeitsjournal. Zudem werfe ich einen Blick auf meine Jahresziele1 für das laufende Quartal und meine Planung der Weekly Big Three der vergangenen Woche:
– Was habe ich in der vergangenen Woche erreicht und wie weit bin ich mit meinen Jahreszielen gekommen?
– Was lief gut – und was möchte ich in der nächsten Woche besser machen?
Das halte ich schriftlich in Stichworten fest.

Nachdem ich so über das Wichtige reflektiert habe, entscheide ich mich für die nächsten Schritte meiner Jahresziele: Welche „Weekly Big Three“ gehe ich in der kommenden Woche an?

2. Weekly Review: Meine Next-Action-List für die folgende KW aufschreiben

Mit dieser Neuausrichtung auf das Wichtige als Fokussierungshilfe erfolgt nun das Durchgehen und Neubewerten aller meiner Listen: Dazu gehört der Kalender mit den Terminen der nächsten Woche (analog wie online), alle Ziel- und Projektlisten und Notizenaufbewahrungsorte (Postmappe, Evernote und die Apple-Note der vergangenen KW). Alles wird durchgearbeitet nach der Getting-Things-Done-Methodik, neu bewertet und auf den aktuellen Stand gebracht. Nach jeder Neubewertung übertrage ich den oder die nächsten Schritte auf meine neue Next-Action-List für die kommende Woche.

3. Weekly Preview: Weekly Spread erstellen oder Monthly Log ergänzen

Meistens komme ich ohne einen extra weekly spread aus, da meine monthly log – Konzeption dermaßen viel Übersicht bietet, dass ich einfach keine noch detailliertere Übersicht benötige. Nachdem ich durch Schritt 2 einen wirklich umfassenden Überblick über alles Anstehende erlangt habe, outline ich nun meine unter (1) festgelegten Weekly Big Three und trage die konkreten Daily Big Three auf der vorderen Dutchdoor-Seite meines Monthly Log ein.


Jetzt bin ich gut gerüstet für die nächsten sieben Tage, in denen nach der Reflexion nun das Tun im Vordergrund stehen kann.

Danksagung

Neben Stephen R. Covey habe ich meine Wochenplanung entwickelt aus den Impulsen von:
– David Allen, dem Erfinder des Getting-Things-Done-Systems, und seinen Multiplikatoren in Deutschland von Next-Action-Partners.
– Michael Hyatt und seinen Büchern: „Living Forward“, „Your Best Year Ever“ und „Free To Focus“2.
– Ryder Carroll, dem Erfinder des Bullet Journals3.
– Benjamin Floer mit seinem Blogbeitrag, der mir den Anstoß für diesen Artikel gab.

  1. Ich verdanke da Michael Hyatt enorm viel, deshalb hier der Affiliate Link zu seinem großartigen Buch! ↩
  2. Affiliate Links. ↩
  3. Affiliate Link. ↩

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Daily Log: Tagesplanung und Kommandozentrale

Früher habe ich meinen Tag im digitalen Integrationsmeister Nozbe geoutlined.
Dann setzte ich auf den Full Focus Planner als Plattform, die mich durch den Tag führt – Nozbe fungierte nur noch als Container.
Seit über zwei Monaten übe ich mit dem Bullet Journal1 mich zu organisieren.
Für die Tagesplanung heißt es deshalb: Daily Log einrichten!

Auf das daily log läuft alles hinaus – und hier nimmt alles seinen Anfang. In meinem Bullet Journal setzt es sich aus folgenden Komponenten zusammen:
– Termine des aktuellen Tages: Die werden übertragen aus meinem monthly log, aus geteilten digitalen Kalendern sowie der Stundenplan-App meines Berufskollegs.
– Daily Big Three: Die Meilensteine für meine Jahresziele oder andere wichtige (!) Projekte habe ich für den aktuellen Monat bereits in meinem monthly log skizziert und für den aktuellen Tag herunter gebrochen.
– Nur noch wenige (!) weitere Aufgaben: Die Quelle dafür ist meine sich aus dem weekly Review ergebene Next-Action-List der laufenden Woche.
So sieht das dann ganz schematisch und minimalistisch vor Tagesbeginn aus:

Während des Tages kann viel passieren. Unterhalb kommen alle Einträge, die sich ergeben, meistens Notizen:
– Notizen: Alles, was im Laufe des Tages rein kommt an Informationen, Unterbrechungen, Besprechungsnotizen, Terminen, mind sweep etc. Am Ende des Tages werden diese einzelnen Informationsteile Migration (Collections: Next-Action-List, monthly log, Calendex, Future log)

– Notizen 2.0: Ich habe eine Apple Note eingerichtet, die nach der laufenden KW benannt ist – hier landet alles, was ich digital finde oder zu mir kommt, das aber nicht unmittelbar Verwendung findet; am Ende der Woche bewerte ich alles im Verlauf meiner weekly review.
Am Ende des Tages schaue ich das Daily Log zur Migration auf den kommenden Tag oder in die oben genannten Collections noch einmal durch.

  1. Affiliate Link. ↩

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Bullet Journal: Noch mal von vorn!

Habe ich nicht noch vor einem halben Jahr geschrieben, dass ein Bullet Journal für mich nicht möglich ist? Damals nahm die Erosion des Systems mit dem Future Log ihren Anfang – und letztendlich bin ich dann wieder reuevoll zu meinem rock solid hybrid-system Nozbe + Full Focus Planner zurück gekehrt. Was hat sich in der Zwischenzeit geändert?
Kurz und knapp: Ich habe mich verändert. Irgendwie hat mich mein erstes BuJo-Experiment für vorgefertigte Planer verdorben. Prinzipiell hat sich nichts in meiner früheren Einschätzung des Full Focus Planners geändert – ich habe nur etwas gebraucht aus meinen Erfahrungen zu lernen und mutig meinen eigenen Weg zu gehen. So kommt folgende Kritik meiner bisherigen Instrumente zustande:

Der Full Focus Planner (FFP) von Michael Hyatt – besser geht ein vorgedruckter Planer nicht, aber …

Es ist und bleibt kein Zufall, dass ich nach meinem ersten Ausflug in die BuJo-Welt wieder zum FFP zurück gekehrt bin: Ist doch der Planer von Michael Hyatt das Buch gewordene Werkzeug um erfolgreich seine Methoden in die Praxis umzusetzen:
Die inspirierenden und soliden Methoden aus „Living Forward“, „Your Best Year Ever“ und „Free To Focus“ werden so handhabbar und praktikabel:1
Die Quartalsstruktur, die hilft, die eigenen Jahresziele herunter zu brechen; die Aufnahme der sog. „Idealen Woche“ und und und.

Aber – trotz dieser Genialität auf Papier hat der Planer alle Nachteile von vorgedruckten Planern:
Habe ich Urlaub oder komme aus anderen Gründen nicht zum Führen des Planers, führt das bei mir leicht zum schlechten Gefühl der Verschwendung – schließlich habe ich gutes Geld für das Buch bezahlt.
Ich muss mich an eine bestehende Struktur anpassen – dafür sorgt M.Hyatt durch viele Video-Tutorials und sogar durch einen eigenen podcast. Aber habe ich mich gerade angepasst und meine individuelle Nutzungsart gefunden2 – was mache ich, wenn das Layout verändert wird? Dann muss ich mich wieder daran anpassen …
Außerdem: Ein steter Begleiter im Alltag soll er sein – stabil genug dafür gebunden ist er, aber: Das Format ist ein bisschen zu wuchtig. Und es ist nicht möglich einen Stift am Buch anzubringen ohne irgendein anderes Gadget dafür zu besorgen – und das Buch noch unhandlicher zu machen.
Michael Hyatt löst die Unflexibilität seines FFP etwas auf, indem er noch Zusatzmaterial verkauft: So gibt es ein „Full Focus Notebook“, mit dem man Notizen machen kann, die in den Planner nicht mehr passen. Und ein „Full Focus Journal“, das zum Journaling da ist. Alles in hervorragender Qualität – aber: Das geht nicht nur echt ins Geld – ich will auch nicht drei verschiedene Bücher führen. Das ist ja gerade das Tolle am Konzept Bullet Journal – alles kommt in ein einziges Buch!

Ich habe sehr viel aus den Büchern von M.Hyatt gelernt, was mir durch die Verwendung des FFP tatsächlich in Fleisch und Blut übergegangen ist. Nun ist es aber Zeit, meinen eigenen Weg zu gehen! 

Meine GTD-App Nozbe – perfekt!

Nozbe – zu dieser App fällt mir nur Lob ein, sie begleitet mich zuverlässig so viele Jahre! Erwähnen möchte ich:
– die tolle Integration mit meinem Notizprogramm Evernote, mit meinen Cloud-Diensten, dem Google-Kalender und meinem E-Mail-Dienst;
– die Möglichkeiten der Kollaboration;
– das Erstellen von Templates und natürlich von Nozbe-How-Vorlagen
– Nicht zu vergessen den phantastisch schnellen Support!
Mein Wille zur möglichst großen Vereinheitlichung führt mich letztendlich auch von Nozbe weg. Zumindest im Moment möchte ich meinen GTD-Ansatz auf Papier leben. Meine Idee die Alastair-Methode, die eigentlich ein Kalender-Layout fürs Future log des Bullet Journals ist, als Next-Action-Liste umzuschreiben, bietet mir dafür einen vertrauensvollen Ansatz.

Digitaler Kalender – perfekt!

An digitalen Kalendern kann ich insgesamt auch nichts aussetzen. Sie bieten:
– die Möglichkeit des Teilens von Kalenders mit anderen
– große Übersicht
– das Verknüpfen z.B. mit in Clouddiensten gespeicherten Sitzungsdokumenten per link

Nozbe und online-Kalender haben nur einen Systemnachteil: Sie sind digital.

Digitale Tools an sich haben folgende Nachteile:
– Ich bin angewiesen auf Strom bzw. gute Batterielaufzeit
– große Ablenkungsgefahr durch Pushbenachrichtigungen und andere Apps auf dem Gerät
– Abhängigkeit von fremden Servern
– Abhängigkeit von zerstörbarer Hardware – ein Notizbuch ist absturzsicher 😉
– immer ein neues Gerät/ eine neue App – was ändert sich durch ein neues update – immer was Neues?!
Fürs BuJo gibts ein paar Grundregeln, aber die Hardware ist (fast) egal!

Zurück zum Bullet Journal (BuJo)

Ein Bullet Journal hingegen bietet mir folgende Vorteile:
– ich verwende das direkt fürs Bullet Journaling konzipierte Notizbuch von Leuchtturm1917 – ein Stift kann kinderleicht angebracht werden!
– Ein BuJo passt sich mir und meinen Bedürfnissen an – aktuelles Beispiel: Die Post-Pandemic-List
– Ein BuJo ist barmherzig: Habe ich Tage ausgelassen, schreibe ich einfach darin weiter.
– Nimmt Speed raus: Handschrift ist langsam – das hat den Vorteil, dass Aufgeschriebenes bereits vom Gehirn verarbeitet wurde.
– Aufmerksamkeitssteigernd: Keine Apps, kein Browser etc. – Ablenkung ist nicht möglich!
– Fokus + Intention: Nehme ich das Buch in die Hand, setze ich mich hin. Ich blicke auf meine Notizen, reflektiere über mein Leben – ich führe ein aufmerksameres Leben mit mehr Intentionalität: Wie stehe ich zu mir, zur Welt, meinen Mitmenschen, zu Gott, dem Sinn des Lebens?

Wie: Kalendersystem solide aufsetzen

Grundentscheidung: Calendex

Ich habe nun von Anfang an auf das Konzept von Eddy Hope gesetzt: Maximale Übersicht über ein Jahr.
– Ferien & Feiertage trage ich per Lichtmarker ein und beschrifte bei mehreren zusammenhängenden Tagen vertikal.
– Übertragung bereits bestehender Termine aus dem Vorjahr: Ein Kalender ist auch nur – eine Liste. Ich liste ganz schlicht alle Termine auf, die bereits für das laufende Jahr feststehen, unterteilt mit den Monatsnamen. Die jeweilige Seitenzahl trage ich dann in den Calendex ein.

Zweites Future Log nach Ryder Carroll

Doch damit nicht genug: Ich wollte noch mehr Übersicht und Kontrolle. Ich führe deshalb ein zweites future log! Diesmal lege ich es so minimalistisch an, wie Ryder es in seinem Buch beschreibt. In dieses future log kommen:
– Termine für das kommende Jahr
– regelmäßige Termine (jährlich, monatlich): Bsp. Urlaub oder die Inspektion des Autos
– und natürlich Geburtstage

Ideale Woche


Von Michael Hyatt habe ich das Konzept der idealen Woche beibehalten. Die ideale Woche enthält natürlich nicht nur Termine, sondern auch die regelmäßigen Aufgaben, die wöchentlich oder an einem bestimmten Wochentag regelmäßig erledigt werden müssen. Hier trage ich auch – ich arbeite zur Zeit an einem Berufskolleg – meinen Stundenplan ein.

geteilte digitale Kalender

Es gibt online-Kalender, die ich mit anderen Menschen teile. Diese Termine kommen in den Calendex – bekommen aber keine Seitenzahl, sondern stattdessen den Hinweis „d“ = „digitaler Kalender“: Damit ist der Termin ausreichend referenziert.

Powerseiten: Monthly Log


Mein monthly log 2.0 ist die Schaltzentrale für den laufenden Monat. Ein weekly spread lege ich nur noch an, wenn eine ganz besonders minutiöse Planung dies erfordert.

Grundsatzfrage: Radieren oder nicht radieren?

Michael Hyatt empfiehlt das Verwenden eines Frixion Pens. Der Vorteil: Der kann wegradiert werden. Allerdings treten die Eintragungen bei großer Wärme wieder hervor.
Was ist so schlimm am Durchstreichen? Lässt sich doch hier die Planung auch noch im Nachhinein nachvollziehen – anders als im digitalen Kalender, wo gelöscht = weg/ unsichtbar gilt.
Ich möchte nicht zwei Stifte verwenden, sondern nur einen mit der oben beschriebenen Methode am Notizbuch mitführen. Er sollte daher:
– schnell trocknen
– nicht auf die andere Seite durchdrücken
– dokumentecht sein
Meine Wahl fiel nach einigem Herumprobieren auf einen PIGMA MICRON Fineliner 05, der bisher sehr gute Dienste leistet!

Zwischenfazit

Seit guten zwei Monaten bin ich nun wieder Bullet Journalist mit mehr und mehr Begeisterung. Ich bin viel weniger abgelenkt von neuen Apps etc. – mein Buch und ein Stift – und ich bin im Fokus-Modus. Das tut mir gut.
Wie organisierst du dich in diesen Zeiten? 
– Was hilft dir beim Fokussieren?
– Welche tools helfen dir dabei?

  1. Alle links sind Amazon-Affiliate-Links. ↩
  2. Dazu gibt es eine eigene Community auf facebook! ↩

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Post-Pandemic-List

Oder wie GTD und BuJo mein Leben in der Spur halten

Corona … seit der 12.KW sind meine Pläne, Termine und Aufgaben kräftig durcheinander geraten. Die Ziele und Projekte, zu deren Erreichung ich die Termine und Aufgaben geplant und verabredet hatte, existieren natürlich weiterhin – aber aufgrund der aktuellen Situation lassen sie sich nicht weiter verfolgen.
Damit das alles nicht in meinem Hinterkopf weiterlebt, mir wichtige Ressourcen raubt und als „schlechtes Gefühl“ weiter in mir herumspukt, stehen mir – wie sonst auch – meine zwei Basis-Werkzeuge zur Verfügung:
– (a) Die Ideen von David Allen, die er unter „Getting Things Done“ veröffentlichte.

An Getting Things Done wie am Bullet Journal schätze ich vor allem zwei Aspekte: Einerseits geben sie mir Werkzeuge an die Hand, die meinen Geist entlasten und mir beim Fokussieren helfen. Andererseits sind sie so flexibel, dass sie sich an mein Leben anpassen.
Also habe ich mir – frei nach David Allen‘s „Waiting-for“ – eine neue Liste in meinem BuJo erstellt:

Die Post-Pandemic-List.

Diese Liste ist Teil meiner traditionellen GTD-Waiting-for-Liste und wird entsprechend wöchentlich durchgesehen.
Diese Liste füttere ich mit allen Terminen, Aufgaben und Plänen, die gerade von mir wegen der Corona-Situation nicht weiter verfolgt werden können.
So kann ich sicher sein, dass nichts Wichtiges verloren geht. Und wenn ich während meiner wöchentlichen Reflexion feststelle, dass sich aufgrund der veränderten Lage wieder neue Handlungsfreiheiten ergeben, kann ich diese dort geparkten Aufgaben und abgesagten Termine wieder in den Fokus nehmen.

Wie organisierst du dich in diesen Zeiten?

Schreibe gerne einen Kommentar!

Alle links sind Amazon-Affiliate-Links.

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Corona-Reflexionen

Corona – und die Welt hält an.
– Freiwilliger Hausarrest – zumindest nach Stand von heute1.
– Das weitgehende Einstellen von aushäusiger Arbeit und Sozialkontakten face-to-face.
– Tweets zum Thema „Was mache ich nur mit meinen Kindern den ganzen Tag?“ sprießen hervor.

Auf einmal ist Urlaubszeit – nur zu Hause:
– Alle sind da und müssen miteinander auskommen.
– Erschwerend kommt hinzu, dass oft doch auch noch Arbeit zu organisieren ist für die systemerhaltenden Berufe und die drohende Ansteckung bzw. Ausgangssperre in der Luft schwebt.

Was werden wir mit etwas Abstand über diese Zeit denken, in der so vieles unseres sonst so gedankenlosen Alltags auf den Kopf gestellt wird? Der Zukunftsforscher Matthias Horx hat sich darüber schon so seine Gedanken gemacht über die Welt nach Corona.

„Die Eule der Minerva beginnt erst mit der einbrechenden Dämmerung ihren Flug.“,

schließt der berühmte Philosoph G.F.W. Hegel seine „Phänomenologie des Geistes“2. Erst im Nachhinein können wir lernen – und Weisheit kann sich einstellen.

Reflexion – für den Erfinder der Bullet-Journal-Methode Ryder Carroll 3ist es gerade das handschriftliche Schreiben, das uns zum Reflektieren bringt: Wir schreiben per Hand langsamer als wenn wir auf einer Tastatur tippen – verarbeiten dafür tiefer. Unser Denken tritt zwischen das Gehörte und unserer Hand – wir reflektieren, bevor wir aufschreiben.

Sehen wir Corona als Chance, über unser Leben zu reflektieren.
– Vielleicht ja auch per Hand mit Ryder Carroll.
– Und wer um 19:30 Uhr Zeit hat, möge in unser Gebet mit einstimmen für alle Erkrankten und alle Menschen in helfenden und systemstützenden Berufen.

Bleibt Gesund!

  1. Heute ist der 23.3.2020, ein Tag nach der Entscheidung der Bundesregierung und der Länder gegen eine allgemeine Ausgangssperre und für die Beschränkung von öffentlichen Versammlungen auf drei Personen. ↩
  2. Links sind Affiliate-Links. ↩
  3. Links sind Affiliate-Links. ↩

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Mein (Rück-)Weg zum Leser

Schlechte Angewohnheiten – los werden

Ich habe schon als Kind viel gelesen – meistens mehrere Bücher im selben Zeitraum. Oder Bücher, über die ich mich sehr gefreut habe, gleich mehrfach hintereinander.
Alles änderte sich als ich Papa wurde: Der Stapel der ungelesenen Bücher wurde immer höher – ich hörte langsam aber sicher auf ein Leser zu sein. Gleichzeitig entwickelte ich schlechte Angewohnheiten: Damals begann das Internet mehr und mehr Einzug ins Leben zu erhalten – das Lesen von E-Mails und das Surfen auf Social-Media-Plattformen nahm gleichzeitig zu.
Irgendwann hatte ich davon genug, die todo-Listen anderer zu meiner Priorität zu machen – und ich schränkte die E-Mail-Zeiten radikal ein. Aber dadurch wurde ich nicht automatisch wieder zu einem Leser.
Ich probierte iBooks aus – und stellte fest, dass ich, sobald die App geschlossen war, die gekauften Bücher vergaß und zufällig beim nächsten Öffnen wiederfand. Also kehrte ich zu Büchern aus Papier zurück – aufgrund der fest definierten Seitengröße konnte ich mir auch wieder besser merken, was ich wo und auf welcher Seite gelesen hatte. Überhaupt hatte die zumindest teilweise Rückkehr zu Papier auf mich eine fokussierende Wirkung.

Gute Angewohnheiten entwickeln: Wieder zum Leser werden

Eines meiner Jahresziele 2020 ist es wieder zum Leser zu werden. Einen hilfreichen Weg dazu bietet das Buch „Atomic Habits“ von James Clear – wollte ich eigentlich schon 2019 gelesen haben.
James Clear empfiehlt vier Strategien, um positive Angewohnheiten zu entwickeln – so setze ich sie um auf meinem Weg zurück zum Leser:

Make It Obvious

Lesen muss zurück ins Zentrum meines Lebens. Meine Erfahrungen zeigten bereits, dass „echte“ Bücher zu kaufen sich hilfreich auf mein Leseverhalten auswirkt – denn sie stehen sichtbar und physikalisch im Regal. Also habe ich erst einmal eine Leseliste erstellt – und zwar ganz physisch als Buchreihe im Regal – hier die wichtigsten Titel:

Meine Leseliste 20201

Make It Attractive

Situationen laden ein – auch zum Lesen.
– Es muss nicht immer Musik oder ein podcast sein: Die Bücher, die es auch als Hörbuch gibt, kann ich auch beim Autofahren hören. Oder wenn ich ins Fitnessstudio gehe. Englisch ist nicht meine Muttersprache: Ich nutze das Medium Hörbuch um die Kapitel nach- oder vorzuhören und so tiefer in die englische Sprache einzusteigen.
– Außerdem ist es für mich interessant, Impulse aus dem Gelesenen auf meinem Blog mit anderen Lesenden zu teilen.

Make It Easy

Der Griff zum Buch muss leicht sein:
– Als Kind hatte ich Bücher auf dem Nachtisch liegen – da lege ich das aktuelle Buch auch jetzt hin. Denn letztendlich ist das die letzte Gelegenheit am Tag – und auf den Nachtisch schaue ich immer!
– Fürs Wohnzimmer habe ich mir einen Sessel gekauft, der fürs Bücherlesen da ist.
Außerdem habe ich – wie bereits erwähnt – eine Hörbuchversion immer dabei auf meinem Smartphone.

Make It Safisfying

Ich habe einen Habit Tracker im Bullet Journal angelegt, um mein tägliches Lesen zu dokumentieren. Außerdem habe ich dort eine „Leseliste 2020“ angelegt, in der ich meine großen Fortschritte festhalte – wieder ein Buch zu Ende gelesen!
Außerdem stelle ich die gelesene Bücher sichtbar auf – und zwar an einem anderen Ort als die noch zu Lesenden.

Fazit: Läuft

Wir haben nun März 2020. Sicher werde ich noch mehr Gelegenheiten zum Lesen haben, da uns der Corona-Virus so sehr auf die eigene Häuslichkeit zurück geworfen hat. Aber auch schon zu Beginn des dritten Monats in diesem Jahr ist die Zahl der bereits gelesenen Bücher groß. Fürs Jahr vorgenommen hatte ich mir 15 Stück – und nun habe ich schon 5 durchgelesen 🙂

  1. Alle Titel der Leseliste sind Amazon-Affiliate-Links. ↩

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Bullet Journal: My Monthly Design 2.0

When I tried BuJo for the first time, I failed on the Future Log.
In my second attempt, I use the Calendex method in combination with a monthly log that I developed as follows:

(A) Monthly Log: Requirements

A monthly log in my opinion should meet two requirements: maximum overview and easy creation:

1. Create an overview of the entire month for

  • the structure of the month: number of days, weeks including Week numbers
  • Events
  • Tasks with due dates
  • Tasks to be done this month generally (yearly repetitive tasks)
  • tracking habits
  • Quarterly goals: weekly milestones
  • projects relevant to the current month

2. Easy creation

  • too playful usually takes up too much space
  • needs artistic skills
  • Uses energy unnecessarily – therefore costs overcoming when putting on

(B) History of Origin

1. First attempt as a classic tabular calendar sheet: Every day in a box

  • I had to experiment so that all fields were the same size
  • has cost a lot of space: 8×6 boxes to accommodate all daily appointments in one box
  • the boxes should have been higher so that more would fit in a day box
    Conclusion: I need more rows for a day – but this would have reached the limits of the notebook. But – a double page is wider than a page length.

2. Second attempt: list

The basis was the Ryder Carroll system as described in his book: A monthly calendar as list – very easy to create.
My learnings led to two modifications:
– Modification 1: I need more space for the calendar: I put the calendar on a double page.

  • Modification 2: I need space für tasks, monthly goals + habit tracker. A Dutch Door would serve to create additional space for this.

    After a few weeks of practice this solution feels very comfortable. I do not need an weekly spread. Using a GTD-context list created by my weekly review i plan my days only with the help of mine monthly log and feel great to have everything under control.

How do you set up your monthly log?

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The Alastair-Methode to implement GTD in a BuJo

The workflow Ryder Carroll discribes in his BuJo-Manual is different from a GTD-Workflow in many ways.
But an elegant method to implement a priority-context-list is possible by using the Alastair-Method in a different way: concipated as a alternative to the classical future log, this method to create a list of dates can easily be switched to a very flexible and overall view context-list.
Simply change the dates into contexts and the appointments into tasks – and voilá!
During each weekly review i copy the next actions out of my nozbe priority list into a Alastair-Context-List to gain a flexible and comfortable oberview about my tasks for next week.

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There and back again. Oder meine Reise ins BuJo-Land.

Back to Paper

Seitdem der Full Focus Planner herausgekommen ist, arbeite ich nach dem hybriden Ansatz von Michael Hyatt. Nach dieser Wiederentdeckung von Papier, begann das Bullet Journal auf mich eine große Faszination auszuüben – und so bin ich zu Beginn der Sommerferien 2019 – trotz anfänglicher Bedenken – mit einem echten Selbstversuch gestartet.

Wie Bilbo Beutlin habe ich mein Auenland verlassen und bin aufgebrochen in das große Abenteuer. Welche Drachen habe ich getötet, welche Schätze mitgebracht?

„There …“ Bullet Journal only

Die Strukturlosigkeit des BuJo, diese individuelle Anpassbarkeit hat mich fasziniert und die Einfachheit beeindruckt:
– Keine vorgedruckten Blätter, die mir ein System aufzwangen, dem ich mich zu unterwerfen hatte.
– Keine Vorgedruckten Blätter, die mir ein schlechtes Gewissen machten, wenn ich mal ein paar Tage mit dem Schreiben aussetzte und die durch ihr Freibleiben mich stumm anklagten.
Sondern ein Notizbuch meiner Wahl, dass ich im Fluß meines Lebens frei anpassen konnte – das war zunächst eine große Bereicherung für mich Halbzeit-Zwangsneurotiker. Dennoch bin ich nach ca. 10 Wochen wieder zum hybriden FFP-Ansatz zurück gekehrt.

Gescheitert am Future Log

Bei der Vielzahl meiner Termine hatte ich schnell gemerkt, dass die schnörkellose Einfachheit des Future log nach Ryder Caroll mir nicht genügte: Statt ein halbes Jahr auf einer Doppelseite konzipierte ich ein Quartal auf eine Doppelseite mit jeweils einem kleinen Monatsübersichtskalender.

Modifiziertes future log
Modifiziertes future log

Doch auch hier hatte ich bald das Gefühl, dass ich die Übersicht verliere, da neue Termine schlicht unten angehängt werden mussten, nicht nach Datum geordnet werden konnten. Auch andere Formen des Future log habe ich probiert, wie z.B. den Calendex.
Obere Zeilen des Calendex.
Obere Zeilen des Calendex.

Und dann kam der Moment, als ich nach guten zwei Monaten in den Spiegel schaute und mir eingestehen musste, dass ich ohne digitale Ergänzung nicht auskomme: Durchsuchbarkeit. Sichere Aufbewahrung. Übersicht. Diese drei Eigenschaften eines digitalen Kalenders waren letztendlich – neben der Möglichkeit des Teilen von Terminen mit anderen – für mich entscheidend. Alle Termine, die ich im Daily log mit einem „\<„ ins Future Log gescheduld hatte, überführte ich wieder in meinen online-Kalender. Danach fühlte ich mich wieder besser.

„And back again“: Zurück zum hybriden Ansatz

Konsequenter Weise suchte ich dann einen Ort für meine Aufgaben, die sonst ebenfalls mit einem „\<„ im Daily Log versehen auf meinen Projektlisten im BuJo gelandet waren.
Die Logik dahinter: Alles, was in die Zukunft verschoben wird – ob Termine, terminierte Aufgaben oder weitere Aufgaben – das alles gehört in ein digitales System.

Modifizierter Abkürzungsschlüssel meines BuJo.
Modifizierter Abkürzungsschlüssel meines BuJo.

Also migrierte ich alle Projekte etc. wieder in eine App. War in den vergangenen Jahren Nozbe die App meines Vertrauens, fiel meine Wahl nun wieder auf Omnifocus. Nozbe hatte ich früher vorgezogen wegen des „Flatter is Better“-Ansatzes: Je tiefer die Verschachtelungen mit Sub-Projects, desto größer die Gefahr Wichtiges in den Tiefen des Systems zu verlieren. Damals war Nozbe meine Schaltzentrale, Übersicht war Trumpf.
Nun aber möchte ich genau das: Alles im digitalen System haben, ohne dass ich es sehe. Bzw. nur Ausgewähltes zum richtigen Zeitpunkt.
Mit der Fähigkeit Aufgaben und Projekte in die Unsichtbarkeit zu verschieben, bekam nun Omnifocus den Zuschlag – denn meine Schaltzentrale wurde wieder der Full Focus Planner von Michael Hyatt.

Meine Learnings

Was mir am BuJo gefiel

Im Rückblick betrachtet, habe ich in meinem Artikel aus Juni 2019 bereits vieles Erkannt, was sich nun als richtig herausstellte. Das ist ein gutes Gefühl.
– Dennoch: Ein bisschen trauere ich meinem kleinen und handlichen Bullet Journal etwas hinterher – der FFP hat ein deutlich größeres Format und ist dicker. Was den Formfaktor anbetrifft, gebe ich Lars Bobach nachträglich recht. Den FFP begleitende Notizbücher wie die Full Focus Notebooks können das vielleicht ausgleichen. Ein Versuch ist es wert.
– Die Implementierung eines Journals direkt im daily log nach dem Schema des 6-Minuten-Tagebuchs gefiel mir gut. Ich verwende nun wieder das Full Focus Journal, das ebenso groß ist wie der FFP, und den ich deshalb zu Hause aufbewahre. Vielleicht ist das sogar besser, als alles im BuJo zu notieren – denn wer mein BuJo hat, hat damit große Teile meines Privatlebens in der Hand.

Was nehme ich mit in die hybride Welt?

  • Meiner Persönlichkeit scheint Struktur in größerem Maße gut zu tun – der FFP gibt sie mir und hilft mir durch Struktur und Layout mich klarer auf das Wichtige zu konzentrieren.
  • Der FFP hat – wie auch im Interview von Mag Rattland mit John Meese aus dem Michael-Hyatt-Team viele Aspekte aus dem BuJo übernommen. Das klarer zu erkennen und deren Nutzen zu begreifen, hilft mir enorm weiter Klarheit zu erlangen – vor allem durch das Migrieren am Ende der Woche in der weekly preview, wo das Zusammenspiel von digitalem Projektmanagement-App und analogem Planungstool zum Tragen kommt: Eine Neuauflage dieses Rückrads meiner Produktivität folgt im Kürze – hier der link zu meinem früheren workflow!