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Post-Pandemic-List

Oder wie GTD und BuJo mein Leben in der Spur halten

Corona … seit der 12.KW sind meine Pläne, Termine und Aufgaben kräftig durcheinander geraten. Die Ziele und Projekte, zu deren Erreichung ich die Termine und Aufgaben geplant und verabredet hatte, existieren natürlich weiterhin – aber aufgrund der aktuellen Situation lassen sie sich nicht weiter verfolgen.
Damit das alles nicht in meinem Hinterkopf weiterlebt, mir wichtige Ressourcen raubt und als „schlechtes Gefühl“ weiter in mir herumspukt, stehen mir – wie sonst auch – meine zwei Basis-Werkzeuge zur Verfügung:
– (a) Die Ideen von David Allen, die er unter „Getting Things Done“ veröffentlichte.

An Getting Things Done wie am Bullet Journal schätze ich vor allem zwei Aspekte: Einerseits geben sie mir Werkzeuge an die Hand, die meinen Geist entlasten und mir beim Fokussieren helfen. Andererseits sind sie so flexibel, dass sie sich an mein Leben anpassen.
Also habe ich mir – frei nach David Allen‘s „Waiting-for“ – eine neue Liste in meinem BuJo erstellt:

Die Post-Pandemic-List.

Diese Liste ist Teil meiner traditionellen GTD-Waiting-for-Liste und wird entsprechend wöchentlich durchgesehen.
Diese Liste füttere ich mit allen Terminen, Aufgaben und Plänen, die gerade von mir wegen der Corona-Situation nicht weiter verfolgt werden können.
So kann ich sicher sein, dass nichts Wichtiges verloren geht. Und wenn ich während meiner wöchentlichen Reflexion feststelle, dass sich aufgrund der veränderten Lage wieder neue Handlungsfreiheiten ergeben, kann ich diese dort geparkten Aufgaben und abgesagten Termine wieder in den Fokus nehmen.

Wie organisierst du dich in diesen Zeiten?

Schreibe gerne einen Kommentar!

Alle links sind Amazon-Affiliate-Links.

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Corona-Reflexionen

Corona – und die Welt hält an.
Freiwilliger Hausarrest – zumindest nach Stand von heute1.
– Das weitgehende Einstellen von aushäusiger Arbeit und Sozialkontakten face-to-face.
– Tweets zum Thema „Was mache ich nur mit meinen Kindern den ganzen Tag?“ sprießen hervor.

Auf einmal ist Urlaubszeit – nur zu Hause:
– Alle sind da und müssen miteinander auskommen.
– Erschwerend kommt hinzu, dass oft doch auch noch Arbeit zu organisieren ist für die systemerhaltenden Berufe und die drohende Ansteckung bzw. Ausgangssperre in der Luft schwebt.

Was werden wir mit etwas Abstand über diese Zeit denken, in der so vieles unseres sonst so gedankenlosen Alltags auf den Kopf gestellt wird? Der Zukunftsforscher Matthias Horx hat sich darüber schon so seine Gedanken gemacht über die Welt nach Corona.

„Die Eule der Minerva beginnt erst mit der einbrechenden Dämmerung ihren Flug.“,

schließt der berühmte Philosoph G.F.W. Hegel seine „Phänomenologie des Geistes2. Erst im Nachhinein können wir lernen – und Weisheit kann sich einstellen.

Reflexion – für den Erfinder der Bullet-Journal-Methode Ryder Carroll 3ist es gerade das handschriftliche Schreiben, das uns zum Reflektieren bringt: Wir schreiben per Hand langsamer als wenn wir auf einer Tastatur tippen – verarbeiten dafür tiefer. Unser Denken tritt zwischen das Gehörte und unserer Hand – wir reflektieren, bevor wir aufschreiben.

Sehen wir Corona als Chance, über unser Leben zu reflektieren.
– Vielleicht ja auch per Hand mit Ryder Carroll.
– Und wer um 19:30 Uhr Zeit hat, möge in unser Gebet mit einstimmen für alle Erkrankten und alle Menschen in helfenden und systemstützenden Berufen.

Bleibt Gesund!


  1. Heute ist der 23.3.2020, ein Tag nach der Entscheidung der Bundesregierung und der Länder gegen eine allgemeine Ausgangssperre und für die Beschränkung von öffentlichen Versammlungen auf drei Personen. 
  2. Links sind Affiliate-Links. 
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Mein (Rück-)Weg zum Leser

Schlechte Angewohnheiten – los werden

Ich habe schon als Kind viel gelesen – meistens mehrere Bücher im selben Zeitraum. Oder Bücher, über die ich mich sehr gefreut habe, gleich mehrfach hintereinander.
Alles änderte sich als ich Papa wurde: Der Stapel der ungelesenen Bücher wurde immer höher – ich hörte langsam aber sicher auf ein Leser zu sein. Gleichzeitig entwickelte ich schlechte Angewohnheiten: Damals begann das Internet mehr und mehr Einzug ins Leben zu erhalten – das Lesen von E-Mails und das Surfen auf Social-Media-Plattformen nahm gleichzeitig zu.
Irgendwann hatte ich davon genug, die todo-Listen anderer zu meiner Priorität zu machen – und ich schränkte die E-Mail-Zeiten radikal ein. Aber dadurch wurde ich nicht automatisch wieder zu einem Leser.
Ich probierte iBooks aus – und stellte fest, dass ich, sobald die App geschlossen war, die gekauften Bücher vergaß und zufällig beim nächsten Öffnen wiederfand. Also kehrte ich zu Büchern aus Papier zurück – aufgrund der fest definierten Seitengröße konnte ich mir auch wieder besser merken, was ich wo und auf welcher Seite gelesen hatte. Überhaupt hatte die zumindest teilweise Rückkehr zu Papier auf mich eine fokussierende Wirkung.

Gute Angewohnheiten entwickeln: Wieder zum Leser werden

Eines meiner Jahresziele 2020 ist es wieder zum Leser zu werden. Einen hilfreichen Weg dazu bietet das Buch „Atomic Habits“ von James Clear – wollte ich eigentlich schon 2019 gelesen haben.
James Clear empfiehlt vier Strategien, um positive Angewohnheiten zu entwickeln – so setze ich sie um auf meinem Weg zurück zum Leser:

Make It Obvious

Lesen muss zurück ins Zentrum meines Lebens. Meine Erfahrungen zeigten bereits, dass „echte“ Bücher zu kaufen sich hilfreich auf mein Leseverhalten auswirkt – denn sie stehen sichtbar und physikalisch im Regal. Also habe ich erst einmal eine Leseliste erstellt – und zwar ganz physisch als Buchreihe im Regal – hier die wichtigsten Titel:

Meine Leseliste 20201

Make It Attractive

Situationen laden ein – auch zum Lesen.
– Es muss nicht immer Musik oder ein podcast sein: Die Bücher, die es auch als Hörbuch gibt, kann ich auch beim Autofahren hören. Oder wenn ich ins Fitnessstudio gehe. Englisch ist nicht meine Muttersprache: Ich nutze das Medium Hörbuch um die Kapitel nach- oder vorzuhören und so tiefer in die englische Sprache einzusteigen.
– Außerdem ist es für mich interessant, Impulse aus dem Gelesenen auf meinem Blog mit anderen Lesenden zu teilen.

Make It Easy

Der Griff zum Buch muss leicht sein:
– Als Kind hatte ich Bücher auf dem Nachtisch liegen – da lege ich das aktuelle Buch auch jetzt hin. Denn letztendlich ist das die letzte Gelegenheit am Tag – und auf den Nachtisch schaue ich immer!
– Fürs Wohnzimmer habe ich mir einen Sessel gekauft, der fürs Bücherlesen da ist.
Außerdem habe ich – wie bereits erwähnt – eine Hörbuchversion immer dabei auf meinem Smartphone.

Make It Safisfying

Ich habe einen Habit Tracker im Bullet Journal angelegt, um mein tägliches Lesen zu dokumentieren. Außerdem habe ich dort eine „Leseliste 2020“ angelegt, in der ich meine großen Fortschritte festhalte – wieder ein Buch zu Ende gelesen!
Außerdem stelle ich die gelesene Bücher sichtbar auf – und zwar an einem anderen Ort als die noch zu Lesenden.

Fazit: Läuft

Wir haben nun März 2020. Sicher werde ich noch mehr Gelegenheiten zum Lesen haben, da uns der Corona-Virus so sehr auf die eigene Häuslichkeit zurück geworfen hat. Aber auch schon zu Beginn des dritten Monats in diesem Jahr ist die Zahl der bereits gelesenen Bücher groß. Fürs Jahr vorgenommen hatte ich mir 15 Stück – und nun habe ich schon 5 durchgelesen 🙂


  1. Alle Titel der Leseliste sind Amazon-Affiliate-Links. 

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Bullet Journal: My Monthly Design 2.0

When I tried BuJo for the first time, I failed on the Future Log.
In my second attempt, I use the Calendex method in combination with a monthly log that I developed as follows:

(A) Monthly Log: Requirements

A monthly log in my opinion should meet two requirements: maximum overview and easy creation:

1. Create an overview of the entire month for

  • the structure of the month: number of days, weeks including Week numbers
  • Events
  • Tasks with due dates
  • Tasks to be done this month generally (yearly repetitive tasks)
  • tracking habits
  • Quarterly goals: weekly milestones
  • projects relevant to the current month

2. Easy creation

  • too playful usually takes up too much space
  • needs artistic skills
  • Uses energy unnecessarily – therefore costs overcoming when putting on

(B) History of Origin

1. First attempt as a classic tabular calendar sheet: Every day in a box

  • I had to experiment so that all fields were the same size
  • has cost a lot of space: 8×6 boxes to accommodate all daily appointments in one box
  • the boxes should have been higher so that more would fit in a day box
    Conclusion: I need more rows for a day – but this would have reached the limits of the notebook. But – a double page is wider than a page length.

2. Second attempt: list

The basis was the Ryder Carroll system as described in his book: A monthly calendar as list – very easy to create.
My learnings led to two modifications:
– Modification 1: I need more space for the calendar: I put the calendar on a double page.

  • Modification 2: I need space für tasks, monthly goals + habit tracker. A Dutch Door would serve to create additional space for this.

    After a few weeks of practice this solution feels very comfortable. I do not need an weekly spread. Using a GTD-context list created by my weekly review i plan my days only with the help of mine monthly log and feel great to have everything under control.

How do you set up your monthly log?

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The Alastair-Methode to implement GTD in a BuJo

The workflow Ryder Carroll discribes in his BuJo-Manual is different from a GTD-Workflow in many ways.
But an elegant method to implement a priority-context-list is possible by using the Alastair-Method in a different way: concipated as a alternative to the classical future log, this method to create a list of dates can easily be switched to a very flexible and overall view context-list.
Simply change the dates into contexts and the appointments into tasks – and voilá!
During each weekly review i copy the next actions out of my nozbe priority list into a Alastair-Context-List to gain a flexible and comfortable oberview about my tasks for next week.

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There and back again. Oder meine Reise ins BuJo-Land.

Back to Paper

Seitdem der Full Focus Planner herausgekommen ist, arbeite ich nach dem hybriden Ansatz von Michael Hyatt. Nach dieser Wiederentdeckung von Papier, begann das Bullet Journal auf mich eine große Faszination auszuüben – und so bin ich zu Beginn der Sommerferien 2019 – trotz anfänglicher Bedenken – mit einem echten Selbstversuch gestartet.

Wie Bilbo Beutlin habe ich mein Auenland verlassen und bin aufgebrochen in das große Abenteuer. Welche Drachen habe ich getötet, welche Schätze mitgebracht?

„There …“ Bullet Journal only

Die Strukturlosigkeit des BuJo, diese individuelle Anpassbarkeit hat mich fasziniert und die Einfachheit beeindruckt:
– Keine vorgedruckten Blätter, die mir ein System aufzwangen, dem ich mich zu unterwerfen hatte.
– Keine Vorgedruckten Blätter, die mir ein schlechtes Gewissen machten, wenn ich mal ein paar Tage mit dem Schreiben aussetzte und die durch ihr Freibleiben mich stumm anklagten.
Sondern ein Notizbuch meiner Wahl, dass ich im Fluß meines Lebens frei anpassen konnte – das war zunächst eine große Bereicherung für mich Halbzeit-Zwangsneurotiker. Dennoch bin ich nach ca. 10 Wochen wieder zum hybriden FFP-Ansatz zurück gekehrt.

Gescheitert am Future Log

Bei der Vielzahl meiner Termine hatte ich schnell gemerkt, dass die schnörkellose Einfachheit des Future log nach Ryder Caroll mir nicht genügte: Statt ein halbes Jahr auf einer Doppelseite konzipierte ich ein Quartal auf eine Doppelseite mit jeweils einem kleinen Monatsübersichtskalender.

Modifiziertes future log
Modifiziertes future log

Doch auch hier hatte ich bald das Gefühl, dass ich die Übersicht verliere, da neue Termine schlicht unten angehängt werden mussten, nicht nach Datum geordnet werden konnten. Auch andere Formen des Future log habe ich probiert, wie z.B. den Calendex.
Obere Zeilen des Calendex.
Obere Zeilen des Calendex.

Und dann kam der Moment, als ich nach guten zwei Monaten in den Spiegel schaute und mir eingestehen musste, dass ich ohne digitale Ergänzung nicht auskomme: Durchsuchbarkeit. Sichere Aufbewahrung. Übersicht. Diese drei Eigenschaften eines digitalen Kalenders waren letztendlich – neben der Möglichkeit des Teilen von Terminen mit anderen – für mich entscheidend. Alle Termine, die ich im Daily log mit einem „\<„ ins Future Log gescheduld hatte, überführte ich wieder in meinen online-Kalender. Danach fühlte ich mich wieder besser.

„And back again“: Zurück zum hybriden Ansatz

Konsequenter Weise suchte ich dann einen Ort für meine Aufgaben, die sonst ebenfalls mit einem „\<„ im Daily Log versehen auf meinen Projektlisten im BuJo gelandet waren.
Die Logik dahinter: Alles, was in die Zukunft verschoben wird – ob Termine, terminierte Aufgaben oder weitere Aufgaben – das alles gehört in ein digitales System.

Modifizierter Abkürzungsschlüssel meines BuJo.
Modifizierter Abkürzungsschlüssel meines BuJo.

Also migrierte ich alle Projekte etc. wieder in eine App. War in den vergangenen Jahren Nozbe die App meines Vertrauens, fiel meine Wahl nun wieder auf Omnifocus. Nozbe hatte ich früher vorgezogen wegen des „Flatter is Better“-Ansatzes: Je tiefer die Verschachtelungen mit Sub-Projects, desto größer die Gefahr Wichtiges in den Tiefen des Systems zu verlieren. Damals war Nozbe meine Schaltzentrale, Übersicht war Trumpf.
Nun aber möchte ich genau das: Alles im digitalen System haben, ohne dass ich es sehe. Bzw. nur Ausgewähltes zum richtigen Zeitpunkt.
Mit der Fähigkeit Aufgaben und Projekte in die Unsichtbarkeit zu verschieben, bekam nun Omnifocus den Zuschlag – denn meine Schaltzentrale wurde wieder der Full Focus Planner von Michael Hyatt.

Meine Learnings

Was mir am BuJo gefiel

Im Rückblick betrachtet, habe ich in meinem Artikel aus Juni 2019 bereits vieles Erkannt, was sich nun als richtig herausstellte. Das ist ein gutes Gefühl.
– Dennoch: Ein bisschen trauere ich meinem kleinen und handlichen Bullet Journal etwas hinterher – der FFP hat ein deutlich größeres Format und ist dicker. Was den Formfaktor anbetrifft, gebe ich Lars Bobach nachträglich recht. Den FFP begleitende Notizbücher wie die Full Focus Notebooks können das vielleicht ausgleichen. Ein Versuch ist es wert.
– Die Implementierung eines Journals direkt im daily log nach dem Schema des 6-Minuten-Tagebuchs gefiel mir gut. Ich verwende nun wieder das Full Focus Journal, das ebenso groß ist wie der FFP, und den ich deshalb zu Hause aufbewahre. Vielleicht ist das sogar besser, als alles im BuJo zu notieren – denn wer mein BuJo hat, hat damit große Teile meines Privatlebens in der Hand.

Was nehme ich mit in die hybride Welt?

  • Meiner Persönlichkeit scheint Struktur in größerem Maße gut zu tun – der FFP gibt sie mir und hilft mir durch Struktur und Layout mich klarer auf das Wichtige zu konzentrieren.
  • Der FFP hat – wie auch im Interview von Mag Rattland mit John Meese aus dem Michael-Hyatt-Team viele Aspekte aus dem BuJo übernommen. Das klarer zu erkennen und deren Nutzen zu begreifen, hilft mir enorm weiter Klarheit zu erlangen – vor allem durch das Migrieren am Ende der Woche in der weekly preview, wo das Zusammenspiel von digitalem Projektmanagement-App und analogem Planungstool zum Tragen kommt: Eine Neuauflage dieses Rückrads meiner Produktivität folgt im Kürze – hier der link zu meinem früheren workflow!

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Bullet Journal vs Full Focus Planner

Leben und Arbeiten in einer hybriden Welt

„Das Bessere ist der Feind des Guten“,

Vielleicht begebe ich mich deshalb immer mal wieder von Neuem auf die Suche nach den besten Selbstmanagement-Tools.
Viele Impulse erhalte ich dafür von den Podcastern/ Youtubern wie Tom Solid und sein Paperless Movement1, Thomas Mangold, Ivan Blatter und natürlich Lars Bobach: Es ist gerade sein ohne-task-Manager-Experiment, das vieles bei mir angestoßen hat – wie ich das bisher gemacht habe, durfte ich auf seiner Seite posten: Ich habe mein Mindset dargestellt, das auf einem hybriden System beruht und aus den beiden Pfeilern Nozbe und Full Focus Planner (FFP) besteht.
Mittlerweile hat Lars den FFP auch einmal ausprobiert und ziemlich vernichtend rezensiert. Das Bullet Journal kam bei ihm besser weg.
Im Folgenden werde ich beide Systeme gegenüberstellen; Ähnlichkeiten hervorheben und Unterschiede deutlich machen.

Grundidee BuJo

Das BuJo als rein analoges Tool basiert auf kompletter Anpassbarkeit und Fehlerfreundlichkeit: Die von Ryder Carroll entwickelte Grundstruktur ermutigt den Anwendenden zur Individualisierung und Anpassung an den eigenen workflow: Tatsächlich gibt es ungezählte Blogger und YouTuber, die ihre Ideen zeigen und damit die unendliche Anpassbarkeit des BuJo demonstrieren. Außerdem kann man ins System immer wieder neu einsteigen, da es je eben keine vorgedruckten Seiten gibt, die sonst verschwendet wären, würde man einmal ein paar Tage aussetzen.

Grundidee FFP

Der FFP ist die Umsetzung der Theorien von Michael Hyatt als Planner: Seine Bücher „Living Forward2, „Your Best Year Ever3 und zuletzt „Free To Focus4 sowie seine Podcasts bilden den Nährboden zur korrekten Verwendung des FFP – der zwar auch Freiheiten für die eigene Gestaltung lässt, aber aufgrund seiner vorgegebenen Struktur deutlich eingeschränkter als das BuJo.

Gemeinsamkeiten

Interessanterweise ist es gerade die Grundstruktur, in denen der FFP viele Ähnlichkeiten mit dem BuJo aufweist.
– Das BuJo beginnt mit dem Index – der FFP bietet Indexseiten am Ende.
– Im BuJo folgt nun der Future Log und der jeweilige monthly log – im FFP sind es der „Monthly Calendar“ und die „Rolling Quarters“, die einen Terminüberblick von bis zu 12 Monaten ermöglichen.
– Der Daily Log des BuJo findet sein Äquivalent in den Tages-Seiten des FFP.
Der FFP ist als Quartalsplanner konzipiert – das im BuJo verankerte Konzept des recommitement durch Abschreiben hat also auch im FFP eine tragende Rolle, zumal dies neben der Quartalsnahtstelle zum nächsten FFP im weekly preview Teil wöchentlich gefordert wird.
Bereits hier wird deutlich, dass der FFP wesentlich mehr Strukturen vorgibt als das BuJo – deshalb komme ich nun folgerichtig zu den Unterschieden:

Unterschiede

  • Der FFP hat vorgedruckte Seiten: Das erleichtert das Einrichten bzw. Übertragen, führt aber beim Schludern zur Verschwendung von Seiten. Der FFP ist nicht so fehlerfreundlich und flexibel wie ein BuJo.
  • Der FFP ist exakt für ein Quartal konzipiert – deshalb ist die Anzahl der leeren Seiten notwendigerweise beschränkt.
  • Dafür bietet der FFP eine sichere Selfleadership-Plattform: Er ist die Spitze des Mindsets von Michael Hyatt – und wer das gut findet, der findet im FFP das perfekte Tool vor, das von Hyatt auch noch weiter verbessert und weiterentwickelt wird.
  • Der FFP trainiert mit mir regelrecht gute Angewohnheiten ein: Da unterscheidet sich meine Einschätzung grundlegend von der von Lars Bobach. Was für Lars alles zu viel ist („brauche ich nicht“), das verstehe ich als Training um neue und hilfreiche Gewohnheiten zu erwerben, wie sie vor allem auf den wöchentlichen Preview-Seiten ihren Ausdruck finden.
  • Der FFP ist dezidiert als papierene Ergänzung von digitalem Kalender und Taskmanager konzipiert, während ein BuJo sich auch völlig selbständig führen ließe. Das halte ich für einen prinzipiellen Nachteil des BuJo, denn hybrid ist Trumpf. Ohne Computer geht es nicht mehr – und dann kann ich mich doch mit einem hybriden workflow den besten Seiten beider Welten bedienen. Wie das geht, habe ich am Beispiel der weekly review/ preview hier einmal ausgeführt. Die Grundeinrichtung des BuJo macht hingegen auf mich den Eindruck, als ob es als selbständiges System funktionieren soll, auch als Kalender. Dieses Ansatz halte ich in der heutigen Zeit nur für den zweitbesten.

Meine Entscheidung

Auch wenn mich die Flexibilität des BuJo-Konzepts fasziniert – Peace of mind finde ich eher in den Strukturen des FFP und des hybriden Ansatzes: Ohne digitalem Kalender und Nozbe als digital hub möchte ich nicht meinen Alltag bestreiten. Die Gretchenfrage ist sicher auch, ob man das Denken von Michael Hyatt als hilfreich empfindet.

Wie organisierst du dich in unserer hybriden Welt?

  • Organisierst du dich lieber rein digital – oder analog?
  • Was sind deine Lieblingstools für den hybriden Ansatz?
  • Was denkst du über die Gedanken von Michael Hyatt und seinen Full Focus Planner? Oder ist für dich das Bullet Journal der Weisheit letzter Schluss?
    Ich bin gespannt!

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Mein hybrider workflow: Weekly Review & Preview

Wir leben in einer hybriden Welt. Ohne Internet und digitale Endgeräte kommen wir nicht mehr aus. Gleichzeitig sind wir von Geburt aus analoge Wesen, die durch Lesen und Handschrift zu sich kommen.
Hier erkläre ich die Einrichtung eines hybriden Systems – eine Verfeinerung meiner Gedanken, die ich bereits bei Lars Bobach posten durfte.
Im Folgenden soll es um das Herzstück eines jeden Produktivitätssystems gehen – die weekly preview, wie das im GTD genannt wird: In meinem digitalen System Nozbe erstelle ich hierdurch eine Priority-List für die kommende Woche.
Michael Hyatt nennt einen ähnlichen Prozess in seinem Full-Focus-Planner (FFP) „weekly preview“. Wie spielt beides so zusammen, dass sich beide Arbeitsweisen, analog und digital sich gegenseitig unterstützen?
In meinem workflow beginnt und endet alles analog – weil wir von Geburt aus analoge Wesen sind.

1. Analog Klarheit schaffen (FFP): Wo stehe ich? (Weekly Big Three)1

Zunächst der Blick zurück: Wie ist die vergangene Woche gelaufen? Habe ich meinen Quartalszielen angemessen Zeit eingeräumt?

1.1 After Action Review der weekly big three

  • Habe ich meine Weekly Big Three erreicht?
  • Was habe ich aus dem Verlauf gelernt?
  • Welche losen Enden liegen herum?

1.2 Durchsicht FFP-Seiten der Woche2 mit Übertrag in die Nozbe-Inbox

Am Ende der analogen Review der vergangenen Woche fließt alles Offene und nicht Abgeschlossene in die digitale Inbox meines Taskmanagers. Als digitaler hub ist er ein idealer Ort alles zu erfassen – und Papier wird gescannt oder die nicht abgeschlossenen Aufgaben einfach abgetippt.

1.3 Alle (digitalen) Inboxes leeren

Den FFP kann ich nun beiseite legen, denn die nächste Phase ist komplett digital und spielt sich in der Nozbe-App ab – vorzugsweise auf meinem iPad: Ich arbeite alle digitalen Inboxes durch3 und ordne sie in Nozbe ihren entsprechenden Projekten zu:

2. Digital auf den aktuellen Stand kommen

Die klassische weekly review nach GTD

Im Mittelteil spielen die digitalen tools ihre Stärken aus: Verknüpfung mit allen Cloud-Speichern, Volltextsuche, Synchronization über mehrere Geräte.
Im Laufe der klassischen weekly-review-Schritte entsteht in Nozbe eine Priority-List: Sie enthält nicht alle möglichen nächsten Schritte aller meiner laufenden Projekte, sondern eine wohl überlegte Auswahl – mehr dazu in meinem Artikel darüber. 

3. Analog: Überblick für die kommende Woche bekommen

Das große Finale ist dann die analoge Wochenplanung im FFP4 – damit das Wichtige sich zeigen kann und nicht von der Vielfalt des Digitalen übertönt wird:
– Was sind meine nächsten Weekly Big Three?
– Und was gibt es sonst noch für dringliche und wichtige Aufgaben in der kommenden Woche zu erledigen?
Dazu übertrage ich zunächst die Aufgaben für die kommende Woche und die Priority-List aus Nozbe in den FFP:

3.1 dringlich: terminierte Aufgaben aus Nozbe übertragen @Datum

Ich übertrage alle terminierten Aufgaben der kommenden Woche von Nozbe in die Liste im FFP unter „Step 4“: Was und wann. Dazu schalte ich in Nozbe in die Kalender-Übersicht.

3.2 wichtig: Priority-List aus Nozbe übertragen @Kategorie

In der Nozbe-Priority-List stehen alle wichtigen Aufgaben für die kommende Woche – sie übertrage ich unter die terminierten Aufgaben. Statt ein Datum unter „When“, trage ich dort nun den Kontext der Aufgabe ein – dazu fokussiere ich mit den Kategorien-Filtern die jeweiligen Kontexte und kann diese so nach Kontext sortiert in den FFP übertragen.
Da ich mit dem Konzept der „idealen Woche“ das Aufgaben-Batching übe, weiß ich durch diese Sortierung bereits, an welchem Wochentag ich welche Kategorien batche.

4. analoge Priorisierung: Die Weekly Big Three

Nachdem in den digitalen Schritten 2 & 3 sehr kleinschrittig alle aktiven Projekte und ihre Aufgaben im Fokus waren, ist es nun Zeit die Bildschirme ruhen zu lassen und wieder aus der größeren Perspektive fokussiert auf meine Lebensbereiche zu schauen – das Wichtige, meine Quartalsziele.
Dafür entscheide ich nach dem Eisenhower-Prinzip, welche Weekly Big Three aus Jahreszielen oder sonstigen Projekten sich für die kommende Woche ergeben:
– Die Quartalsziele sind quasi geborene Big Rocks.
– Aber vielleicht haben sich aus den bisherigen Schritten ergeben, dass es gerade dringende Projekte gibt, die auch meine Aufmerksamkeit erfordern. Dazu schlage ich den „Monthly Calendar“ im FFP auf – die Übersicht zeigt mir auf einen Blick, was noch anliegt!

Ich bestimme aus den Quartalszielen (= wichtig!) und evtl. aus ein bis zwei dringlichen Projekten meine Weekly Big Three und Outline die nächsten Schritte, die zu ihrer Erreichung führen – so entstehen die Daily Big Three für die kommende Woche.

Step 5 im FFP der Weekly Review
Step 5 im FFP der Weekly Review

Implementierungshilfe: Nozbe-How

Eine Zusammenfassung inklusive alle Schritte der Durchführung finden sich hier in einer Nozbe-How-Vorlage!

Wie spielen bei dir digitales und analoges Arbeiten zusammen? Hinterlasse gerne hier deine Ideen und Anmerkungen!


  1. = Step 1-3 im FFP der Weekly Preview. 
  2. Notizen, Tageskalenderseiten. 
  3. Evernote, E-Mail und Nozbe am Schluss, da sich hier alles gesammelt hat. 
  4. = Step 4 im FFP der Weekly Preview. 

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Recommended reading: Free to Focus

Getting focus in a noisy world: I was honored to read a digital pre-release of the new book by Michael Hyatt Free to Focus – I can only say: wow! The new Book of Michael Hyatt is the missing link of theory behind his „Full Focus Planner“ (FFP) – apart from the ideas of Goal-receiving, which is explicated in bis books „Your best Year Ever“ and „Living Forward“ – each of them still worth reading and the backbone of the FFP.

Doing the right things instead of „Getting it all done“ – the concepts behind such powerful tools like „The ideal week“, „The Daily Big Three“ and the daily rituals were explained to show the treasure they contain – a guide to achieving more by doing less.
May be the necessarily supplement and contemporary extension of the „GTD“-approach!

The officially release is at April 9 but it’s already a top bestseller on Amazon! Michael Hyatt is giving away over $498 in bonuses if you pre-order the book today. Details at FreeToFocusBook.com

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Full Focus Planner and Nozbe: How to run a hybrid-system

Interaction between the Full Focus Planner and Nozbe

I tried to work completely paperless for years – but bought in the end of 2017 the Full Focus Planner: I’m a hybrid now!
Michael Hyatt, the originator of the handy Full Fokus Planner (FFP), told us how his hybrid system works.
I will show how my hybrid system works and how i use the benefits of both worlds.

1. Full Focus Planner: Advantages of a paper based planning tool

On paper i can work distraction free. To write something physically down deepens my commitments. Even transferring the calendars by hand ut my soul well. Of course that costs time – but I also have the good feeling to have an overview of the next quarter. The transfer – whether in the monthly calendar or on the daily page – I have learned to understand as a helpful exercise and not annoying repetition.
And for me as an 47 year old it’s like return home.
For all other benefits of paper i recommend the article from Erin Wildermuth.

2. Nozbe: Advantages of a digital Projectmanager

The advantages of a digital system are well known:
– All the stuff is searchable. In Nozbe you can set easily create a searchhistory.
– I can set reminders.
– Collaborate with others.
– Integration of my favorite online-tools (Evernote, dropbox…).

3. How FFP and Nozbe interact together

But now to the test: How can these different systems work together and support each other?
In general:
– I use the FFP to reach my yearly goals and to keep focus for that particular day
Nozbe is the base where i do my daily tasks.
And here is how it works alltogether:

3.1 weekly workflow: identifying my Weekly Big Three and break them down to get a next action list for achieving my goals

Backbone of my planning is the weekly review.
Formerly i went through my projectlist in Nozbe. Now i start with the weekly review pages in the FFP. This helps my to polish my goals for this year. I review my „Annual Goals“ and rewrite the next steps on the first pages of the FFP. Then i choose my new weekly big three. I break them down further in 2-3 subtasks, so i get small pieces i can accomplish the next week. In nozbe i have for each goal one project. All goal related projects are held together with the label „!goals2019“. In nozbe i update these projects first to sure that my weekly big three are on my priority list for the next week. I set the filter „!goals2019“ so i can see only the these goal related tasks. I give them the tag „#Daily Big Three“.
After revising my goals i do my weekly review in nozbe: that’s keep my focus sharp during rework my projects. In all active projects i chose one ore more next actions (i mark them with the star). After that the priority list has become a next-action-list for the following week.

3.2 daily workflow: make it happen „#today“ with the priority list

The daily exercise is to transform these next-action-list to a priority list again. It needs only a few steps using the amazing filter functions in Nozbe – so the fun begins:

3.2.1 The Urgent

Each morning i set the filter of my priority list to „due today“: I check them – are all this tasks really due today? If not i delete the due date- the task will stay on the list because of the star. All really due today tasks get now the tag „#today“.

3.2.2 The Right

I remove this filter and set it on „!goals2019“: i now choose out of the three to nine goal related tasks my „#Daily Big Three“ and give them the tag „#today“.
Now i set the filter „#today“ – and i have a list of urgent and important tasks – a priority list!

3.2.3 Other Tasks

If my calendar left enough space for some other tasks, i tag them too- nozbe shows me the time i will need to accomplish them! First i filter the tasks without duration and estimate a time for each of them.
At least i structure my day with my daily-routine-tasks at begin and end.
Ready for take off!

3.2.4 Get Focus – Doing – Staying Tuned
FFP: Getting Focus

Now i copy these tasks in my FFP – even my calendar appointments. On one simple page in the FFP i can overlook my day completely to get focus.

Nozbe: Doing

But the main work i do out of the Nozbe app:
– If i want to start with my daily big three first, i choose simply in addition to „#today“ the label filter „!goals2018“.
– If i want to start with the urgent task, i use in addition the due date filter „today“.
During the day i work out of my nozbe priority list.

Stay Tuned

In the end of the day i compare the nozbe-„#?today“-list with the daily page in FFP and do so a little day review.

4. Summery: The workflow

Here you find my implementation in a nozbe-how-template!