Es gibt Menschen, die planen gar nicht, weil es ja doch immer anders käme. Am Ende der Woche stehen sie dann vor einem Chaos aus angefangenen und nicht beendeten Aufgaben – die Woche sei ja mal wieder wie im Fluge vergangen – und dem dumpfen Gefühl, Wichtiges vergessen und nicht zum Eigentlichen gekommen zu sein.
Stephen R. Covey beschrieb bereits 2004 in seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ mit welcher Haltung es auch anders geht:
– Plane voraus: Fühle dich nicht als Opfer der Umstände, sondern gestalte dein Leben! (Proactivity)
– Nimm dazu das Endergebnis gedanklich vorweg: „Begin with the End in Mind“.
– Damit wird dir klar, was wichtig ist – und damit musst du anfangen! „First Things First“: Das Wichtige muss Priorität haben; das, was deine Werte ausdrückt, deine Ziele.
Ein Instrument um dieses Mindset einzuüben und weiter zu entwickeln, ist die Wochenplanung.
– Durch die Wochenplanung werde ich mir meines Weges bewusst, auf dem ich unterwegs bin: Ich blicke zurück (1), dann komme ich zum Jetzt (2), und dann geht der Blick nach vorn (3).
– Jeder dieser drei Schritte führt zu einem konkreten Baustein der Wochenplanung: Im Rückblick, beim Reflektieren, werden mir meiner Werte und Ziele wieder neu bewusst – so erkenne ich meine nächsten Schritte für meine Jahresziele, die Weekly Big Three, und bin gut gerüstet für die Auswahl weiterer Next-Actions im Schritt 2, wo meine neue Next-Action-Liste entsteht. Nachdem ich einen vollständigen Überblick gewonnen habe, kann ich meine Wochenplanung vollenden und im Monthly Log meine Daily Big Three eintragen, also meine Weekly Big Three outlinen. So schließt sich der Kreis:

1. After-Action-Review: Meine neuen Weekly Big Three erkennen

Ich gehe meine Daily Logs der vergangenen Woche durch sowie mein Dankbarkeitsjournal. Zudem werfe ich einen Blick auf meine Jahresziele¹ für das laufende Quartal und meine Planung der Weekly Big Three der vergangenen Woche:
– Was habe ich in der vergangenen Woche erreicht und wie weit bin ich mit meinen Jahreszielen gekommen?
– Was lief gut – und was möchte ich in der nächsten Woche besser machen?
Das halte ich schriftlich in Stichworten fest.

Nachdem ich so über das Wichtige reflektiert habe, entscheide ich mich für die nächsten Schritte meiner Jahresziele: Welche „Weekly Big Three“ gehe ich in der kommenden Woche an?

2. Weekly Review: Meine Next-Action-List für die folgende KW aufschreiben

Mit dieser Neuausrichtung auf das Wichtige als Fokussierungshilfe erfolgt nun das Durchgehen und Neubewerten aller meiner Listen: Dazu gehört der Kalender mit den Terminen der nächsten Woche (analog wie online), alle Ziel- und Projektlisten und Notizenaufbewahrungsorte (Postmappe, Evernote und die Apple-Note der vergangenen KW). Alles wird durchgearbeitet nach der Getting-Things-Done-Methodik, neu bewertet und auf den aktuellen Stand gebracht. Nach jeder Neubewertung übertrage ich den oder die nächsten Schritte auf meine neue Next-Action-List für die kommende Woche.

3. Weekly Preview: Weekly Spread erstellen oder Monthly Log ergänzen

Meistens komme ich ohne einen extra weekly spread aus, da meine monthly log – Konzeption dermaßen viel Übersicht bietet, dass ich einfach keine noch detailliertere Übersicht benötige. Nachdem ich durch Schritt 2 einen wirklich umfassenden Überblick über alles Anstehende erlangt habe, outline ich nun meine unter (1) festgelegten Weekly Big Three und trage die konkreten Daily Big Three auf der vorderen Dutchdoor-Seite meines Monthly Log ein.

Jetzt bin ich gut gerüstet für die nächsten sieben Tage, in denen nach der Reflexion nun das Tun im Vordergrund stehen kann.

Danksagung

Neben Stephen R. Covey habe ich meine Wochenplanung entwickelt aus den Impulsen von:
– David Allen, dem Erfinder des Getting-Things-Done-Systems, und seinen Multiplikatoren in Deutschland von Next-Action-Partners.
– Michael Hyatt und seinen Büchern: „Living Forward“, „Your Best Year Ever“ und „Free To Focus“².
– Ryder Carroll, dem Erfinder des Bullet Journals³.
– Benjamin Floer mit seinem Blogbeitrag, der mir den Anstoß für diesen Artikel gab.

Früher habe ich meinen Tag im digitalen Integrationsmeister Nozbe geoutlined.
Dann setzte ich auf den Full Focus Planner als Plattform, die mich durch den Tag führt – Nozbe fungierte nur noch als Container.
Seit über zwei Monaten übe ich mit dem Bullet Journal¹ mich zu organisieren.
Für die Tagesplanung heißt es deshalb: Daily Log einrichten!

Auf das daily log läuft alles hinaus – und hier nimmt alles seinen Anfang. In meinem Bullet Journal setzt es sich aus folgenden Komponenten zusammen:
– Termine des aktuellen Tages: Die werden übertragen aus meinem monthly log, aus geteilten digitalen Kalendern sowie der Stundenplan-App meines Berufskollegs.
– Daily Big Three: Die Meilensteine für meine Jahresziele oder andere wichtige (!) Projekte habe ich für den aktuellen Monat bereits in meinem monthly log skizziert und für den aktuellen Tag herunter gebrochen.
– Nur noch wenige (!) weitere Aufgaben: Die Quelle dafür ist meine sich aus dem weekly Review ergebene Next-Action-List der laufenden Woche.
So sieht das dann ganz schematisch und minimalistisch vor Tagesbeginn aus:

Während des Tages kann viel passieren. Unterhalb kommen alle Einträge, die sich ergeben, meistens Notizen:
– Notizen: Alles, was im Laufe des Tages rein kommt an Informationen, Unterbrechungen, Besprechungsnotizen, Terminen, mind sweep etc. Am Ende des Tages werden diese einzelnen Informationsteile Migration (Collections: Next-Action-List, monthly log, Calendex, Future log)

– Notizen 2.0: Ich habe eine Apple Note eingerichtet, die nach der laufenden KW benannt ist – hier landet alles, was ich digital finde oder zu mir kommt, das aber nicht unmittelbar Verwendung findet; am Ende der Woche bewerte ich alles im Verlauf meiner weekly review.
Am Ende des Tages schaue ich das Daily Log zur Migration auf den kommenden Tag oder in die oben genannten Collections noch einmal durch.

Oder wie GTD und BuJo mein Leben in der Spur halten

Corona … seit der 12.KW sind meine Pläne, Termine und Aufgaben kräftig durcheinander geraten. Die Ziele und Projekte, zu deren Erreichung ich die Termine und Aufgaben geplant und verabredet hatte, existieren natürlich weiterhin – aber aufgrund der aktuellen Situation lassen sie sich nicht weiter verfolgen.
Damit das alles nicht in meinem Hinterkopf weiterlebt, mir wichtige Ressourcen raubt und als „schlechtes Gefühl“ weiter in mir herumspukt, stehen mir – wie sonst auch – meine zwei Basis-Werkzeuge zur Verfügung:
– (a) Die Ideen von David Allen, die er unter „Getting Things Done“ veröffentlichte.

• (b) Das Instrumentarium des Bullet Journals von Ryder Carroll.

An Getting Things Done wie am Bullet Journal schätze ich vor allem zwei Aspekte: Einerseits geben sie mir Werkzeuge an die Hand, die meinen Geist entlasten und mir beim Fokussieren helfen. Andererseits sind sie so flexibel, dass sie sich an mein Leben anpassen.
Also habe ich mir – frei nach David Allen‘s „Waiting-for“ – eine neue Liste in meinem BuJo erstellt:

Die Post-Pandemic-List.

Diese Liste ist Teil meiner traditionellen GTD-Waiting-for-Liste und wird entsprechend wöchentlich durchgesehen.
Diese Liste füttere ich mit allen Terminen, Aufgaben und Plänen, die gerade von mir wegen der Corona-Situation nicht weiter verfolgt werden können.
So kann ich sicher sein, dass nichts Wichtiges verloren geht. Und wenn ich während meiner wöchentlichen Reflexion feststelle, dass sich aufgrund der veränderten Lage wieder neue Handlungsfreiheiten ergeben, kann ich diese dort geparkten Aufgaben und abgesagten Termine wieder in den Fokus nehmen.

Wie organisierst du dich in diesen Zeiten?

Schreibe gerne einen Kommentar!

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Schlechte Angewohnheiten – los werden

Ich habe schon als Kind viel gelesen – meistens mehrere Bücher im selben Zeitraum. Oder Bücher, über die ich mich sehr gefreut habe, gleich mehrfach hintereinander.
Alles änderte sich als ich Papa wurde: Der Stapel der ungelesenen Bücher wurde immer höher – ich hörte langsam aber sicher auf ein Leser zu sein. Gleichzeitig entwickelte ich schlechte Angewohnheiten: Damals begann das Internet mehr und mehr Einzug ins Leben zu erhalten – das Lesen von E-Mails und das Surfen auf Social-Media-Plattformen nahm gleichzeitig zu.
Irgendwann hatte ich davon genug, die todo-Listen anderer zu meiner Priorität zu machen – und ich schränkte die E-Mail-Zeiten radikal ein. Aber dadurch wurde ich nicht automatisch wieder zu einem Leser.
Ich probierte iBooks aus – und stellte fest, dass ich, sobald die App geschlossen war, die gekauften Bücher vergaß und zufällig beim nächsten Öffnen wiederfand. Also kehrte ich zu Büchern aus Papier zurück – aufgrund der fest definierten Seitengröße konnte ich mir auch wieder besser merken, was ich wo und auf welcher Seite gelesen hatte. Überhaupt hatte die zumindest teilweise Rückkehr zu Papier auf mich eine fokussierende Wirkung.

Gute Angewohnheiten entwickeln: Wieder zum Leser werden

Eines meiner Jahresziele 2020 ist es wieder zum Leser zu werden. Einen hilfreichen Weg dazu bietet das Buch „Atomic Habits“ von James Clear – wollte ich eigentlich schon 2019 gelesen haben.
James Clear empfiehlt vier Strategien, um positive Angewohnheiten zu entwickeln – so setze ich sie um auf meinem Weg zurück zum Leser:

Make It Obvious

Lesen muss zurück ins Zentrum meines Lebens. Meine Erfahrungen zeigten bereits, dass „echte“ Bücher zu kaufen sich hilfreich auf mein Leseverhalten auswirkt – denn sie stehen sichtbar und physikalisch im Regal. Also habe ich erst einmal eine Leseliste erstellt – und zwar ganz physisch als Buchreihe im Regal – hier die wichtigsten Titel:

Meine Leseliste 2020¹

•  DAS TIMEHORIZON PRINZIP: Die Zeitmanagement-Hacks und Produktivitäts-Tricks der erfolgreichsten Menschen der Welt 
• Machen Sie doch, was Sie wollen!: Wie ein Strudelwurm den Weg zu Zufriedenheit und Freiheit zeigt
• Das Günter-Prinzip
• Die 4-Stunden Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben
• Ich finde Gott in den Dingen, die mich wütend machen: Pastorin der Ausgestoßenen
• Concise Guide to Reading the New Testament: A Canonical Introduction
• 21.Lektionen für das 21. Jahrhundert
• Wer ist wir?: Deutschland und seine Muslime
• Frag immer erst: warum: Wie Top-Firmen und Führungskräfte zum Erfolg inspirieren
• Die Fleißlüge: Warum Frauen im Hamsterrad landen und Männer im Vorstand
• Angela Merkel ist Hitlers Tochter. Im Land der Verschwörungstheorien
• Wahrheit und Verschwörung: Wie wir erkennen, was echt und wirklich ist
• Die vier Dimensionen der Bildung: Was Schülerinnen und Schüler im 21. Jahrhundert lernen müssen
  

Make It Attractive

Situationen laden ein – auch zum Lesen.
– Es muss nicht immer Musik oder ein podcast sein: Die Bücher, die es auch als Hörbuch gibt, kann ich auch beim Autofahren hören. Oder wenn ich ins Fitnessstudio gehe. Englisch ist nicht meine Muttersprache: Ich nutze das Medium Hörbuch um die Kapitel nach- oder vorzuhören und so tiefer in die englische Sprache einzusteigen.
– Außerdem ist es für mich interessant, Impulse aus dem Gelesenen auf meinem Blog mit anderen Lesenden zu teilen.

Make It Easy

Der Griff zum Buch muss leicht sein:
– Als Kind hatte ich Bücher auf dem Nachtisch liegen – da lege ich das aktuelle Buch auch jetzt hin. Denn letztendlich ist das die letzte Gelegenheit am Tag – und auf den Nachtisch schaue ich immer!
– Fürs Wohnzimmer habe ich mir einen Sessel gekauft, der fürs Bücherlesen da ist.
Außerdem habe ich – wie bereits erwähnt – eine Hörbuchversion immer dabei auf meinem Smartphone.

Make It Safisfying

Ich habe einen Habit Tracker im Bullet Journal angelegt, um mein tägliches Lesen zu dokumentieren. Außerdem habe ich dort eine „Leseliste 2020“ angelegt, in der ich meine großen Fortschritte festhalte – wieder ein Buch zu Ende gelesen!
Außerdem stelle ich die gelesene Bücher sichtbar auf – und zwar an einem anderen Ort als die noch zu Lesenden.

Fazit: Läuft

Wir haben nun März 2020. Sicher werde ich noch mehr Gelegenheiten zum Lesen haben, da uns der Corona-Virus so sehr auf die eigene Häuslichkeit zurück geworfen hat. Aber auch schon zu Beginn des dritten Monats in diesem Jahr ist die Zahl der bereits gelesenen Bücher groß. Fürs Jahr vorgenommen hatte ich mir 15 Stück – und nun habe ich schon 5 durchgelesen 🙂

When I tried BuJo for the first time, I failed on the Future Log.
In my second attempt, I use the Calendex method in combination with a monthly log that I developed as follows:

(A) Monthly Log: Requirements

A monthly log in my opinion should meet two requirements: maximum overview and easy creation:

1. Create an overview of the entire month for

• the structure of the month: number of days, weeks including Week numbers
• Events
• Tasks with due dates
• Tasks to be done this month generally (yearly repetitive tasks)
• tracking habits
• Quarterly goals: weekly milestones
• projects relevant to the current month

2. Easy creation

• too playful usually takes up too much space
• needs artistic skills
• Uses energy unnecessarily – therefore costs overcoming when putting on

(B) History of Origin

1. First attempt as a classic tabular calendar sheet: Every day in a box

• I had to experiment so that all fields were the same size
• has cost a lot of space: 8×6 boxes to accommodate all daily appointments in one box
• the boxes should have been higher so that more would fit in a day box
  Conclusion: I need more rows for a day – but this would have reached the limits of the notebook. But – a double page is wider than a page length.

2. Second attempt: list

The basis was the Ryder Carroll system as described in his book: A monthly calendar as list – very easy to create.
My learnings led to two modifications:
– Modification 1: I need more space for the calendar: I put the calendar on a double page.

• Modification 2: I need space für tasks, monthly goals + habit tracker. A Dutch Door would serve to create additional space for this.
  
  After a few weeks of practice this solution feels very comfortable. I do not need an weekly spread. Using a GTD-context list created by my weekly review i plan my days only with the help of mine monthly log and feel great to have everything under control.

How do you set up your monthly log?